Že imate poslovni informacijski sistem?

Poslovanje brez računalniških programov tako rekoč ni več mogoče, saj podjetja potrebujejo najrazličnejše informacije v vsakem trenutku. To jim omogočajo različni informacijski sistemi. Le tako je podjetje lahko konkurenčno na trgu. Po drugi strani pa je tudi res, da je na trgu množica najrazličnejših programov, ki so bolj ali manj dobri, kar pa seveda tudi pomeni, da je izbira med njimi težka. Vsak mesec nameravamo predstaviti enega izmed programov, ki so na voljo na našem trgu. Ne bomo se spuščali v ocenjevanje, bralcem nameravamo le predstaviti ponudbo. Zajeli bomo povezane poslovnoinformacijske sisteme, katerih značilnost je, da podpirajo skoraj vse poslovne procese v podjetju, od nabave, prodaje, proizvodnje, do računovodstva, financ in upravljanja s kadri.

V uvodnem delu pa si poglejmo nekaj najosnovnejših dejstev, ki so pomembnejši kot izbira ustrezne programske opreme.

Prenova poslovnih procesov

Managerji v podjetjih ves čas razmišljajo, kako izboljšati uspešnost poslovanja z nižjimi stroški, krajšimi izvajalnimi časi in boljšo kakovostjo, kar je tesno povezano s prenovo in informatizacijo poslovnih procesov. Žal v večini podjetij, ki so poslovno uspešna, prevladuje miselnost, da za prenovo poslovanja ni potrebe; v podjetjih z izgubo pa za potrebno prenovo največkrat ni zadostnih finančnih in kadrovskih zmožnosti.

Izkušnje kažejo, da se precejšen del podjetij za prenovo informacijskega sistema odloča zaradi nuje, ker pri vsakdanjem poslovanju nastajajo tehnične ovire (zastarele zbirke podatkov, nepovezljivost z drugimi segmenti in podobno). Pri tem pozabljajo, da je pred uvedbo novega informacijskega sistema treba prenoviti tudi poslovne procese, ki potekajo v podjetju. To pomeni nov način delovanja podjetja, nova pravila in postopke ter nova organizacijska in izvedbena načela, kar zahteva korenite spremembe v poslovanju podjetja. Predvsem mora take spremembe podpirati vodstvo podjetja in pri njih dejavno sodelovati.

Žal pa se pri nas prevečkrat zgodi, da je uvedba novega informacijskega sistema prepuščena informacijski službi v podjetju, ki se bolj osredotoči na tehnične zahteve in zmožnosti kot na poslovne procese. Večina tujih informacijskih sistemov ima podrobno izdelano metodologijo uvajanja, ki vključuje tako analizo obstoječih poslovnih procesov kot tudi reorganizacijo in podroben načrt uvedbe v podjetje. Pri tem ne smemo pozabiti na psihološki vidik uvajanja, ker uvedba vpliva tudi na zaposlene, ki so se prisiljeni učiti in spremeniti ustaljene postopke dela. Še izrazitejše so omenjene težave v srednje velikih podjetjih, ki imajo običajno zaposlenega enega do dva informatika, katerih delo je popravljanje strojne opreme, nameščanje in vzdrževanje programskih izdelkov do uvajanja poslovne informatike. V takih primerih je uvedba novega sistema obsojena na neuspeh, saj informatiki v podjetjih nimajo dovolj pristojnosti in znanj, uvajanje pa je izrazito interdisciplinarnega značaja, kjer se srečujejo managerji, ekonomisti, vodstvo podjetja, informatiki in tehnologi. Pri večjih podjetjih teh težav ni, saj veliki proizvajalci na podlagi izkušenj vključijo v ekipo tudi poslovne svetovalce.

Če torej povzamemo, je nujno, da podjetje najprej spremeni in posodobi poslovne procese v podjetju in šele nato izbere programsko rešitev. Kot zgled naj navedem, da nekatera podjetja predpišejo funkcije, ki naj bi jih programski paket imel (glavna knjiga, saldakonti, potni nalogi, obračun DDV in podobno). Vse te funkcije imajo skoraj vsi programski paketi. Pomembnejše so posebnosti podjetja.

Pri izbiri so vsekakor pomembne tudi reference ponudnika in nadaljnje sodelovanje glede podpore in novih rešitev, prilagoditev in nadgradenj.

Ker se večina podjetij odloča za prenovo informacijskih sistemov v podjetju zaradi tehnoloških razlogov, je to lahko »izgovor« tudi za reorganizacijo in prenovo poslovnih procesov. Ta naj vključuje vsaj posnetek trenutnega stanja, ki vključuje analizo poslovnih procesov, določitev ključnih področij dela ter opis poslovanja po sektorjih. Analizi navadno sledi predlog nove organiziranosti, ki naj vključuje organizacijo dela po posameznih področjih, pretok blaga, dokumentov in podatkov.

Prenovo poslovnih procesov je smiselno zaupati zunanjim svetovalcem, ki poznajo teorijo, imajo izkušnje v praksi s podobnimi projekti, poznajo tuje izkušnje (best practice) ter so neobremenjeni z notranjimi odnosi ter utečenimi postopki v podjetju. Večina podjetij, ki prodajajo informacijske rešitve za večja podjetja, opravljajo tudi analize in predloge reorganizacij, vendar je boljše vključiti nekoga, ki ni obremenjen z značilnostmi izdelka, to pa je lahko samo neodvisna svetovalna ustanova.

Izbira primerne rešitve

Šele ko je v podjetju jasno, kaj hočejo in kako bodo delali, naj začnejo izbirati primerna programska rešitev. V tem primeru je tudi lažje postaviti zahteve in razložiti, kaj zahtevamo od informacijskega sistema.

Ko izberemo informacijski sistem, naj ta upošteva vse spremembe in zahteve. Določi se organizacijski model informacijskega sistema, ki vključuje podatkovni model povezave posameznih programskih segmentov, funkcionalna določitev delovnih mest, skica novega sistema, specifikacije in opisi programskih modulov, pretoki dokumentov in podatkov.

Zaradi lažje uvedbe pa je nujno postaviti tudi projektni načrt izvedbe, ki vključuje seznam dejavnosti, prioritete, terminski načrt ter nosilce nalog. Pomembno je, da so vsi zaposleni seznanjeni s projektom, njegovimi cilji ter predvideno obremenitvijo, kar pozitivno vpliva na njihovo sodelovanje. Tudi v tem delu lahko veliko pomaga zunanji svetovalec, ki neodvisno usklajuje dejavnosti in spremlja njihovo izvajanje tako pri podjetju kot tudi dobavitelju informacijskega sistema.

Pripravljenost na spremembe

Zavedati se moramo, da je uvedba novega informacijskega sistema dolgotrajen, zahteven in drag proces, katerega uspeh je odvisen predvsem od vodstva podjetja, njegovega sodelovanja, podpore in pripravljenosti na spremembe ter kompromise. V človeški naravi je, da se bojimo sprememb, neznanih stvari in naporov, zato je toliko bolj pomembno, da zaposleni čutijo zavezanost vodstva projektu, po drugi strani pa mora vodstvo sprejemati odločitve, ki omogočajo čim hitrejše in lažje vključevanje vseh zaposlenih v novo organizacijo in nov način poslovanja.

Žal je statistika bolj na strani neuspeha kot uspeha. Podjetja skušajo poslovati po starem z novimi orodji, prevečkrat se zapletajo v najmanjše podrobnosti, kjer na primer program ni skladen z utečeno prakso, vsak oddelek vleče na svojo stran, ne da bi upoštevali celotno sliko, vodstvo ni pripravljeno na spremembe, na sprejemanje odločitev. Zaradi vsega tega se veča zamuda pri začetku uporabe novega informacijskega sistema, s čimer se večajo tako stroški kot tudi oportunitetna izguba podjetja.

Paket ali moduli?

Večina informacijskih sistemov je sestavljena iz modulov, ki pa se lahko prodajajo posamezno ali kot paket. Pri večjih podjetjih, ki praviloma opravljajo vse poslovne funkcije, ni razlike v tem, ali kupijo posamezne module ali paket, mala podjetja pa hitro padejo v eno od skrajnosti. Če se program prodaja po modulih, zaradi prihrankov kupijo samo določene module, ki rabijo njihovemu komercialnemu poslovanju, računovodsko-finančnega in kadrovskega modula pa navadno ne kupijo, ker jim te storitve opravlja zunanji računovodski servis. V tem primeru je podjetje prikrajšano za ažurne finančne podatke, tudi o plačilih ali na primer dolžnikih. V drugi skrajnosti kupijo paket z vsemi moduli, tudi tistimi, katerih vsebine ne poznajo. Navadno je to spet računovodski del, ki ga skušajo uporabljati, »če ga že imajo«.. V obeh primerih bi bila dobra rešitev dogovor z računovodskim servisom, da svoje storitve opravlja s programi podjetja (bodisi na sedežu podjetja ali pa se zagotovi prenos podatkov), s čimer pridobita oba, tako računovodski servis zaradi manjše količine vnosov in prepisovanja podatkov, podjetje pa zaradi ažurnosti informacij, ki so pomembne za odločanje v poslovanju.