Vse manj pravil pri obdarovanju

Sociologi že nekaj let ugotavljajo, da v svetu mode ni več strogih pravil. Obstajajo sicer smernice in trendi, a velja ocena: čimbolj postaja svet globalna vas, vse več modnih smeri je »in«, torej v modi. Nekaj podobnega je s poslovnimi darili. O tem se lahko prepričate, če se popeljete po informacijski cesti v svet medmrežja. Moderno je vse, kar je izvirno, dovolj preprosto in napisano na kožo prejemnika darila. Nekaj železnih pravil pa si vendarle velja zapomniti.

Darila so nujna za dobre odnose

Dobri odnosi med ljudmi in tudi med poslovnimi partnerji se vzpostavljajo z drobnimi in s prijaznimi malenkostmi. In čeprav se zapoved o drobnih in prijaznih malenkostih zdi preprosta, sodijo praviloma poslovna darila tako v svetu kot pri nas v najbolj problematičen del poslovnega protokola.

Naši poslovneži se večinoma še ne zavedajo, kaj je poslovno darilo in čemu je namenjeno. Stare navade, ko so se v podjetjih obdarovali z bolj ali manj podobnimi ali pa z zelo dragimi poslovnimi darili, so še zelo ukoreninjene, zato jih je težko spremeniti. Poslovno darilo naj izključno ustvarja dobre odnose med partnerji in naj bo znak dobre volje ter dobrih poslovnih odnosov, nikakor pa ne sme rabiti manipulaciji in podkupovanju.

Kje je meja?

Mejo določa več dejavnikov, ki jih moramo upoštevati pri poslovnih darilih. Bistveni dejavnik je vrednost darila.. Vrednost poslovnega darila naj bi bila majhna. Vse, kar presega vrednost 100 ameriških dolarjev, ne sodi v poslovno darilo. V povprečju naj bi vrednost najboljšega poslovnega darila znašala med 10 in 25 ameriškimi dolarji. Seveda je cena odvisna od tega, komu podarjamo. Darila med 10 in 25 dolarji naj bi bila namenjena običajnim strankam, tista dražja – od 25 do 50 dolarjev, pa naj bi bila namenjena srednji in višji ravni managementa. Najvišja cenovna raven daril v višini 100 dolarjev naj bi bila namenjena najvišji ravni strank in poslovnih partnerjev. V ZDA celo predsednik države ne sme sprejeti darila, katerega vrednost presega 100 ameriških dolarjev. Darila po 100 dolarjev so torej nestandardna in le priložnostna. V luči tega pravila je zelo vprašljivo poslovno obdarovanje z mobilnimi telefoni, ki se je v zadnjem letu močno razpaslo predvsem med ponudniki storitev mobilne telefonije. Čeprav gre za reklamne namene, je vrednost teh daril vseeno previsoka in že meji na podkupovanje.

Obdarujemo ob priložnostih

Število daril na leto ni določeno in ni predpisano. Darila dajemo ob določenih priložnostih. Najpogostejši sta božič in novo leto. Razlogi za obdaritev pa so lahko tudi osebni, kot je napredovanje v podjetju, uspehi posameznika, posebni dogodki in predstavitve v javnosti ali pa tudi priložnostna osebna praznovanja, kot so rojstni dnevi, rojstvo otroka, poroka ali upokojitev. Vsekakor je pomembno, da podjetje oblikuje svojo strategijo obdarovanja. Premisliti velja predvsem o tem, koga obdarovati in ob katerih priložnostih. V marsikaterem podjetju že obstajajo pravilniki, ki predpisujejo, da zaposleni ne smejo ali lahko le v posebnih primerih sprejmejo poslovna darila. Ponekod jih nikakor ne smejo sprejemati tisti, ki se pogajajo s strankami. Malo pa je podjetij, ki bi imela izoblikovana pravila, kako naj sama obdarujejo svoje poslovne partnerje.

Poleg tega morajo podjetja voditi tudi seznam daril, ki so jih dala poslovnim partnerjem, da se ne bi zgodilo, da bi se darila ponovila, če bi se denimo nekateri ljudje, ki se z obdarovanjem ukvarjajo, zamenjali.

Tudi pri poslovnem darilu smo lahko osebni

Vsekakor smo lahko pri obdarovanju poslovnega partnerja tudi osebni. To pomeni, da se lahko v neposrednih stikih ali prek tajnic pozanimamo, s čim se ukvarja naš poslovni partner v prostem času, kaj najraje bere, s kakšnimi športi se zabava. Prav po izvirnosti in ne po ceni merimo kakovost nekega poslovnega darila. Poslovno darilo je cenjeno, če je izvirno. To pa pomeni, da moramo zanj porabiti nekaj svojega časa in domišljije.

Ne le knjiga, tudi naročilo na revijo

Pri nas je še premalo uveljavljen način obdarovanja, ko poslovnega partnerja za eno leto naročimo na kakšno zanimivo revijo, v svetu pa je obdarovanje z letnimi naročninami na različne revije in časopise pravi trend. Med primerna darila sodijo tudi žogice za golf, pisemski odpiralniki, športna oprema, pisarniška oprema, okvirji za slike, albumi za fotografije, darila za ljudi, ki veliko potujejo, torej deli potovalne opreme, manjše ure, etuiji za dokumente ali kozmetične torbice. Spekter daril je širok, treba je le upoštevati dve merili - uporabnost in kakovost darila. Kot že rečeno, pa je vse več izvirnih zamisli in ponudbe mogoče najti tudi na svetovnem spletu.

Tako je v svetu med poslovnimi darili v modi tudi obdarovanje s cvetjem, a ne le za ženske, pač pa tudi za moške poslovne partnerje, pri nas pa se to še ni prijelo. V svetu se poslovni partnerji velikokrat obdarujejo z živili, denimo s pecivom, sadjem, slaščicami, sirom ter z vinom in žganimi pijačami, pri nas tudi ta navada ni tako razširjena.

Kljub temu pa obstajajo ženske in moške različice poslovnih daril. Tudi pri nas smo bolj osredotočeni na pijače kot darila za moške ter kozmetična darila, ki naj bi bila bolj namenjena ženskam. Pri tem je pomembno vedeti, da parfumov ni primerno podarjati kot poslovna darila. Danes velja izbor parfuma za osebno in ne poslovno zadevo.

Česa se moramo izogibati?

Predvsem se je treba izogibati tako imenovanim množičnim, brezosebnih darilom, ki jih v podjetjih kupujejo v večjem številu. Tudi pri poslovnem darilu je namreč treba upoštevati osebnostni slog obdarovanca. Velikokrat pomaga, da se vživimo v obdarovanca in celo pomislimo, kaj bi si sami želeli za poslovno darilo. Poleg tega poslovna darila ne smejo nositi logotipov podjetja, ki obdaruje. Ta napaka je v Sloveniji še precej razširjena. Prav lahko namreč pripeljemo poslovnega partnerja v neroden položaj, ko se nekega dne znajde med drugimi partnerji, ki imajo pri sebi ali celo na sebi vsi enako poslovno darilo.

Spomnite se rojstnega dneva

Poslovna darila je primerno podariti tudi za rojstni dan in tu je možno tudi obdarovanje med zaposlenimi v kolektivu. Priložnostna darila za zaposlene so v zadnjem letu svetovne gospodarske recesije, ki je zajela tudi ZDA, prav v tej državi, kjer zaposlene množično odpuščajo, da bi zmanjšali stroške, zelo v modi. Delodajalci skušajo tako ohraniti vsaj del sicer izgubljene motivacije za delo, ki je prvi pogoj za večjo storilnost.. Obdarovanje med zaposlenimi je v tem primeru dovoljeno, ni pa dovoljeno, da bi nekateri zaposleni, ki so na nižjem položaju, za rojstni dan posamično obdarovali svojega šefa. To bi drugi sodelavci narobe razumeli, lahko celo kot podkupovanje. Izjema je le, če gre za skupinsko darilo ali pa za posamično simbolično neosebno darilo, torej za neko drobnarijo, ki jo lahko damo šefu. Nadrejeni pa, nasprotno, lahko obdarujejo podrejene, a tudi to le ob določenih priložnostih, kot so dobro opravljeno delo, kar je pri nas zelo zanemarjen motiv za obdarovanje. Potem so to tudi posameznikova obletnice dela v podjetju ali pa njegove domače obletnice, kot so poroke, rojstvo otroka ali upokojitev.

Pomembno je, kako darilo izročimo in kako ga sprejmemo

Dobro je, če poslovno darilo podarimo ob slavnostnem dogodku, recimo na večerji ali proslavi. Vsako poslovno darilo moramo tudi zaviti. Papir naj bo večbarven, a brez vzorca, ali pa naj bo ta le črtast. Rožnati vzorci niso priporočljivi. Le bolj osebna darila so lahko okrašena z drugimi dodatki, kot so pentlje in okraski. Skratka, vsako darilo naj bo tudi po obliki osebno.

Kako pa sprejmemo poslovno darilo in kako ga odklonimo? Pri nas ljudje večinoma ne znajo sprejeti daril, nekaterim je nerodno, nekateri so celo užaljeni ali pa darilo zavrnejo. Ko darilo sprejmemo, se moramo zanj vedno zahvaliti, ga pohvaliti in ga pred darovalcem tudi odpreti. Tudi če smo darilo prejeli prek pošte ali posrednikov, je navada, da se zanj pisno zahvalimo v posebnem zahvalnem pismu. V pismu se zahvalimo za darilo in obvezno povemo tudi nekaj besed o darilu samem, ga, denimo, opišemo in pohvalimo ter povemo, zakaj nam darilo ustreza. Sicer pa so zahvalna pisma lepo oblikovana, kratka in jedrnata, njihov jezik pa je čist. Zahvalimo se lahko tudi po telefonu ali osebno.

Seveda obstajajo primeri v podjetjih, kjer daril ne smejo prejemati, da poslovni partnerji darilo tudi zavrnejo, vendar tudi za ta primer obstajajo pravila. Darilo je treba vrniti v 24 urah v izvirni embalaži, kot smo ga prejeli. Vrnemo pa ga s spremljajočim dopisom, v katerem se opravičimo poslovnemu partnerju, ker njegovega darila ne moremo sprejeti. Najbolj primerno in diplomatsko je, če se pri tem izgovorimo na politiko podjetja, ki nam ne dovoljuje sprejemati poslovnih daril. Če pa nam nekdo zavrne darilo, moramo to sprejeti pozitivno, ne da bi bili zato posebej užaljeni in zamerljivi.

Kdaj je darilo podkupnina?

Ali šteje za poslovno darilo tudi usluga ali plačano potovanje? Poslovnim partnerjem seveda smemo ponuditi manjše usluge, kot zahvalo za uspešno opravljeni skupni poslovni dogodek, vendar tudi tu velja načelo najvišje vrednosti 100 dolarjev, potovanje pa vsekakor presega to mejo. Če je potovanje kot ekskluzivno darilo dražje od 100 dolarjev, gre za podkupovanje.

Ali je tisti, ki sprejme poslovno darilo, tudi karkoli dolžan darovalcu? Nihče sicer ni nikomur nič dolžan, obstaja pa načelo vzajemnosti tudi pri poslovnih darilih. To pomeni, da ob naslednji priložnosti poslovnemu partnerju vrnemo darilo v istem cenovnem razredu. Ni pa nujno, da gre za enak dogodek. Strogo pa velja pravilo vzajemnosti pri božiču in novem letu. To pomeni, da praviloma poslovnemu partnerju vrnemo božično ali novoletno voščilnico, prav tako pa tudi darilo. Če pa zamudimo ta rok, je boljše, da z darilom ne zamujamo, ampak ga podarimo naslednje leto.

Podjetje sme za poslovna darila podariti tudi izdelke, ki jih samo izdeluje. V tem primeru gre za reklamna darila, ki jih podjetje podarja le ob nekaterih priložnostih, denimo ob obletnici podjetja.

Prava mera

In koliko naj bi podjetje zapravilo za poslovna darila na leto? Ta vsota sicer ni določena, vsekakor pa mora biti skladna s splošnim finančnim stanjem podjetja. Obstajajo namreč podjetja, ki precej porabijo za poslovna darila, sama pa so v likvidnostnih težavah. To je popolnoma neposlovno in neprimerno. Zato je tudi vse več podjetij, ki se ob novem letu namesto za darila raje odločajo za zelo individualno izdelane čestitke ali pa določeno vsoto denarja preprosto namenijo za humanitarne namene. Poslovni partnerji velikokrat zelo spoštujejo takšno odločitev.