Vodnik za organizacijo uspešnih dogodkov: Slovesno podpisovanje

(Big Stock Photo)

Dogodek ob podpisu pogodbe traja največ pol ure (to je odvisno od števila podpisnikov, protokola, vzporednega programa), vendar priprave nanj trajajo veliko, veliko dlje. A »v soju žarometov« je dejanje (in vsi aktivni udeleženci) le nekaj minut, zato se je vredno potruditi. Tudi s tem si namreč ustvarjajo ljudje vtis o nas in našem podjetju (če gre za začetek sodelovanja, je to toliko bolj pomembno). S tem izražamo tudi profesionalnost, odgovornost, resnost   

Podpis pogodbe je lahko slovesen javni dogodek, lahko je slovesen nejavni dogodek, lahko je neslovesen javni ali pa neslovesen nejavni dogodek. Izbira je naša, način pa odvisen od mnogih dejavnikov: ugleda našega podjetja, namena sporočila tega dejanja, vsebine pogodbe in še česa. Zavedati pa se moramo, da je to pomembno poslovno dejanje, zato ga ne prepustimo naključju. Kadar sklepamo pogodbo oziroma podpisujemo katero drugo pomembno listino z nekom prvič, je to celo pomemben del prvega vtisa, ki ga naredimo na sopodpisnika.

Pred podpisom je treba uskladiti datum dogodka. To je še posebej pomembno, če je podpis javen, pred novinarji. V tem primeru morajo biti seveda istočasno prisotni vsi podpisniki. Izbiro lokacije praviloma izbere pobudnik, plačnik, naročnik  Če gre npr. za podpis med lokalno skupnostjo kot investitorjem in izvajalcem del (npr. gradbenim podjetjem), bo podpis v prostorih lokalne skupnosti (če gre npr. za prenovo knjižnice, ki je v občinski lasti, je podpis lahko v delu knjižnice, torej na mestu vsebine dogodka). In če bo pred novinarji, je treba preveriti, ali so na dan in uro, ki smo jo izbrali, prosti oziroma da se naš dogodek ne prekriva z drugimi. Petek ni najboljši dan za take dogodke, za organizatorja tudi ponedeljek ne, saj je tako zelo malo časa za morebitno zadnje usklajevanje protokola in vsebine dokumenta pred podpisom. Ura ne sme biti prezgodnja, a tudi popoldne ne (če je seveda naš namen, da se dogodka udeleži čim več novinarjev).