Vodnik za organizacijo uspešnih dogodkov: Novinarska konferenca

(Big Stock Photo)

Novinarska konferenca spada med najpogostejša orodja neposrednih odnosov z mediji in - posredno - tudi odnosov z ostalimi javnostmi. Lahko je izjemno odmeven način komuniciranja izbrane novice, projekta ali dogodka vsakega podjetja. Pred začetkom sprožitve tega »procesa« moramo imeti odgovore na pet Goldblattovih vprašanj, ki sicer veljajo za vse vrste dogodkov. To so:

1. zakaj dogodek organiziramo,

2. kdo je deležnik dogodka,

3. kdaj bo dogodek,

4. kje bo dogodek,

5. kaj se bo dogajalo.

 

Zakaj dogodek organiziramo?

 

Natančno moramo vedeti, s katerim namenom sklicujemo novinarsko konferenco, kaj želimo sporočiti širši javnosti, s čim jo želimo seznaniti (nov izdelek na trgu, spremembe lastništva, reorganizacija, poročilo o polletnem ali letnem delu in uspehu, seznanitev s pomembnim dognanjem, uspehom, dosežkom, inovacijo, nagrado, priznanjem na nekem trgu itn.).

 

Kdo je deležnik dogodka?

 

Pri novinarski konferenci so seveda deležniki predstavniki medijev (novinarji, poročevalci, uredniki vseh vrst medijev). A glede na namen, na primer ekskluzivna predstavitev novega modela vozila, bomo morda vabili različno široke ciljne skupine (predstavnike lokalnih medijev, na državni ali celo mednarodni ravni).

 

Kdaj bo dogodek?

 

Seveda želimo, da se novinarske konference udeleži čim več predstavnikov medijev. Zato je pomembna izbira datuma in dneva (pozorni smo, da ni to konec tedna ali tik pred praznikom ali med dvema praznikoma, v času počitnic ipd.). Za novinarsko konferenco je najprimernejši dopoldanski čas. Datum prilagajamo tudi izidu tiskanih medijev (glede na to, kateri je za nas najpomembnejši). Če je to npr. tednik, smo pozorni na to, da organiziramo dogodek pred zaključkom redakcije. Če želimo, da je na televiziji novica predvajana še isti dan, tudi čim prej dopoldne, da jo lahko uvrstijo v dnevnoinformativno oddajo. Najbolj neprimerni so ponedeljki, ko imajo v medijskih hišah uredniške sestanke. Priporočljivo pa je, da udeležbo preverimo še kakšen dan pred izvedbo dogodka. Kot rečeno, vabimo novinarje, ki »pokrivajo« tematiko novinarske konference. Pri tem nam bo v veliko pomoč t. i. adrema - lista novinarjev, ki jo pripravimo že vnaprej.

 

Namig: ko sestavljate vabilo, skrbno preverite, da se bosta ujemala ime dneva in datum na vabilu (npr. v torek, 15. oktobra 2013, ob 12. uri). Novinarska konferenca naj ne traja več kot 20 do 30 minut.

 

In kako vabimo? Najenostavneje in najhitreje je prek elektronske pošte. Lahko tudi z SMS-sporočili. Pri tem ne pozabimo napisati osnovnih podatkov (naslova oziroma rdeče niti novinarske konference, lahko tudi sodelujoče, še posebej, če gre za kakšnega strokovnjaka, ki bi lahko dodatno pritegnil vabljene, če je tema npr. nova športna dvorana, bi bil kot poseben gost na novinarski konferenci lahko kdo od lokalnih, a uspešnih športnikov, ki bo v njej treniral). Ne pozabimo namreč, da je naša želja, če smo se že odločili za novinarsko konferenco, čim večja udeležba. In še nekaj: preden se odločimo za datum, se prepričajmo tudi, da se na isti dan in ob isti uri ali v zelo kratkem časovnem razmiku ne dogaja še kje kaj pomembnega, kamor so vabljeni tudi novinarji. Nato pa je priporočljivo, da njihovo udeležbo preverimo še kakšen dan ali dva prej. Če imamo pripravljeno gradivo, ga lahko pripnemo k povabilu. Lahko pa se odločimo tudi za to, da ga damo šele na novinarski konferenci.

 

Kje bo dogodek?

 

Novinarsko konferenco lahko organiziramo v klasičnem prostoru ali pa smo (ko gre za posebno temo, na primer predstavitev novega izdelka) bolj izvirni. Če predstavljamo novo iznajdbo - posebno sedlo za konja za osebe s posebnimi telesnimi potrebami - verjetno novinarske konference ne bomo organizirali v podjetju, ampak v naravnem okolju, ki je s temo povezano (npr. v konjeniškem klubu). Izbira prostora je odvisna od več dejavnikov: denarja, ki smo ga namenili za to, ujemanja prizorišča z osrednjim sporočilom novinarske konference, velikosti prizorišča, dostopnosti, parkirišča, tehničnih (z)možnosti, informacijske tehnologije (telefon, dostop do interneta itn.).

 

Zelo pomembno je, da na vabilu jasno napišemo, kje bo dogodek. Če gre za manj znano prizorišče, dodamo zemljevid in napotke za pot. Če po navadi prirejamo novinarske konference v istem prostoru, enkrat pa lokacijo spremenimo, to jasno in poudarjeno napišimo na vabilo, da ne bo slabe volje.

 

Kaj se bo dogajalo?

 

Natančno določimo (glede na vsebino), kdo bo aktivno sodeloval na novinarski konferenci in kaj bo predstavljal, o čem bo govoril. Napišemo scenarij: uvodnega govornika, vrstni red ostalih, kdo bo predajal besedo, s čim bomo podkrepili govorjeno besedo (film, elektronske prosojnice, prikaz izdelkov, o katerih govorimo, posnete izjave strokovnjakov itn.).

 

Novinarsko konferenco običajno povezuje predstavnik za odnose z mediji, govorniki pa so torej vodilni in strokovnjaki glede na obravnavano temo. Vrstni red je po bontonu hierarhičen - od statusno najvišjega k najnižjemu. Nekdo (strokovnjak za odnose z mediji oziroma javnostmi, organizator novinarske konference) mora vse nastopajoče dobro poučiti o ustrezni retoriki in jim pojasniti pravila javnega nastopanja. Govorniki morajo biti dobro pripravljeni na vsa predvidena novinarska vprašanja, tudi na manj prijetna ali celo neprijetna. Pri zahtevnih in občutljivih temah (npr. podjetje skliče novinarsko konferenco, na kateri želi zatreti govorice, da s svojim delovanjem preveč onesnažuje okolje) je treba predvideti in tudi pripraviti odgovore na posebej zahtevna vprašanja, lahko tudi s simulacijo novinarske konference kakšen dan pred dogodkom. Nastopajoči naj ne dolgovezijo, saj novinarji v novicah povzemajo le bistvo novinarske konference.

 

Tudi pomembno

 

Če imamo pripravljeno gradivo, ga lahko pripnemo k povabilu. Lahko pa se odločimo tudi za to, da ga damo šele na novinarski konferenci. Gradivo damo lahko na dogodku na mizo, in sicer v različnih oblikah (natisnjeno na papirju v mapi z logotipom našega podjetja, pri tem lahko dodamo še kakšen promocijski material, na DVD-ju, CD-ju ali še bolj prijazno - na USB ključku).

 

Že prej imamo pripravljen tudi osnutek sporočila za javnost, ki mu takoj po končani novinarski konferenci dodamo še aktualne podatke. Čim prej ga pošljemo vsem medijem, dodamo tudi ustrezne fotografije in morebitne izjave za javnost.

 

Novinarsko konferenco lahko napovemo teden prej, včasih pa tudi le dan ali dva pred izvedbo (če se na primer zgodi kaj izjemno hitro in želimo o tem obvestiti javnost). Zelo pomembno je, da se znamo hitro organizirati in da znamo preceniti, kdaj je pomembno organizirati dogodek v zelo kratkem času. Tudi če gre za komuniciranje manj prijetne novice, je novinarska konferenca lahko pozitivno sprejeta, saj s tem onemogočimo razpredanje in pisanje medijev brez naših pojasnil in predstavitve ter razjasnitve zadeve.

 

Kaj pa prostor?

 

Prostor mora biti ustrezno urejen. Govorniki lahko sedijo za mizo, včasih uporabimo tudi govorniški pult. Miza naj bo čista, morda prekrita s prtom in aranžirana z rožami (odvisno od dogodka, a rože naj bodo nizke, da se vidi govornikov obraz v celoti). Ne smemo pozabiti na ozvočenje, če je to potrebno. Pred govorniki naj bodo tablice z imenom, priimkom in funkcijo (vse to napove ob predaji besede tudi moderator). V bližini mize ali na njej naj bo ustrezno viden logotip podjetja, da ga bodo fotografi poleg govornikov ujeli v objektiv. Vse nepotrebne predmete pa odstranimo. Pred začetkom novinarske konference je treba seveda vse še enkrat preveriti (zvok, menjavo elektronskih prosojnic, tablice z imeni sodelujočih itn.).  

 

Novinarska konferenca je zelo pomemben način komuniciranja med podjetjem in javnostjo in je vedno dvosmeren. Zavedati se moramo, da je odnos s predstavniki medijev ključen pri uspešnem upravljanju odnosov z vsemi javnostmi.