Vodnik za organizacijo uspešnih dogodkov: Delovni sestanek

(Big Stock Photo)

Dogodke prirejamo ob različnih priložnostih in z različnimi nameni. Nekateri so zgolj delovni, na primer sestanki, nekateri protokolarni, družabni  Cilj organizatorja dogodka mora vedno biti, da doseže svoj namen: nekoga o nečem obvestiti, s čim seznaniti, v kaj prepričati, utrditi poslovne vezi, predstaviti svoje delo, storitve, poudariti uspehe, nove storitve, izdelke itn. Obe strani - tako gostitelj oziroma organizator kot udeleženec, gost - morata biti zadovoljni. Z brezhibno izpeljanim dogodkom pridobita oba: prvi na drugega vpliva pozitivno in lahko doseže poslovni cilj, ki si ga je ob tem zadal, drugi pa si o podjetju ustvarja dober vtis. To je danes v izjemno tekmovalnem in konkurenčnem poslovnem okolju še kako pomembno.

Delovni sestanek

Pri taki obliki poslovnega druženja sodeluje več oseb. Sklicatelj je tisti, ki izrazi potrebo po srečanju z določenim namenom. Tajnica ali poslovna sekretarka pa ponavadi v organizacijskem smislu to tudi izpelje. »Pravila igre« morajo pravzaprav poznati vsi, ki kakor koli sodelujejo pri sestanku (organizaciji, izvedbi, kot aktivni udeleženci).

Vabilo

Uradno vabilo pošiljamo članom podjetja, društva ali ustanove. Značilnosti so:

- v zgornjem kotu zapišemo datum pisanja,

- zapišemo naslov besedilne vrste (vabilo),

- v osrednjem delu napišemo, zakaj vabimo (temo ali naslov vsebine sestanka),

- začnemo lahko z vljudnostnimi frazami (kot sta na primer Vljudno vabljeni, Vabimo vas),

- posebej natančni bodimo pri navajanju časa in kraja prireditve,

- zapišemo ali priložimo dnevni red ter gradivo,

- pripišemo tudi, do kdaj bo predvidoma sestanek potekal,

- končamo z navedbo funkcije pisca vabila in z njegovim podpisom (ali obratno).

Pisno vabilo je seveda enogovorno, zato moramo biti pri sporočanju res zelo natančni, da bo naslovnik lahko izvedel vse potrebne podatke. In še nekaj: zelo natančni bodimo tudi pri naslavljanju (na ovojnici in na vabilu).

Udeleženci

Seveda morajo biti udeleženci natančno seznanjeni z vsebino in namenom sestanka. Tajnica oziroma poslovna sekretarka mora želeni datum svojega nadrejenega uskladiti s povabljenimi. To velja predvsem v primerih, ko je v velikem interesu sklicatelja, da do sestanka res pride. Pozorna mora biti na posebne datume (prazniki pri nas in v drugih državah, če so gosti iz tujine, je že kakšna prireditev za isto ciljno občinstvo/udeležence vašega sestanka na predvideni dan itn.) in ure (če so udeleženci od daleč in iz različnih krajev, ta ne sme biti prezgodaj, a tudi prepozno ne, zunaj prometnih konic).