V nabavi se skriva veliko denarja

Zakaj je nabava ena najpomembnejših poslovnih funkcij v podjetju? Staro podjetniško pravilo pravi, da vaš tržnik ne more prodati izdelka tako drago, kot ga je vašemu nabavnemu referentu uspelo “poceni” kupiti. Ena izmed starejših raziskav, opravljena v Veliki Britaniji, je ugotovila, da približno 80 odstotkov prodajnega osebja v industriji formalno usposabljajo za pogajanja, obenem pa se je v isti raziskavi med nabavnimi referenti za pogajanja z dobavitelji izobraževal le en odstotek vseh, v raziskavo vključenih nabavnih referentov. Čeprav se v svetu in v Sloveniji stvari sicer premikajo na bolje, pa nabavnikom v primerjavi s prodajnim osebjem namenjajo manj pozornosti glede formalnega izobraževanja na delovnem mestu. Očitno pozabljajo, da denarni tok ne teče samo v smeri kupec–podjetje, temveč tudi v smeri podjetje–dobavitelj.

Strošek materiala in storitev pomeni za proizvodno podjetje največji del cene končnega izdelka (še zlasti v trgovskih organizacijah) in ima tudi največji trend naraščanja. Najkrajša in najširša definicija nabave pravi, da nabava zajema vse dejavnosti, za katere podjetje prejme račun od določenega dobavitelja. Če na nabavo gledamo kot na proces, ta zajema opredelitev potreb (s strani osebe, ki določen material potrebuje), izbiro dobavitelja, pogajanje o primerni ceni, določitev plačilnih in dobavnih pogojev (če niso določeni v letni pogodbi), naročilo in poznejše spremljanje izpolnjevanja naročila.

Komu prepustiti nabavo?

Najprej moramo podrobneje odgovoriti na vprašanje, katere so tiste dejavnosti, za katere podjetje prejme račun, in katere sodijo v področje nabavne službe oziroma nabavnika. Poznamo namreč nabavo materialov, nabavo storitev, nabavo osnovnih sredstev (mehanizacije, zgradb …) in nabavo finančnih storitev. Našteta področja lahko zaposlujejo vsaka po enega človeka ali vsako našteto področje zaposluje celo skupino ljudi, vendar najpogosteje omenjene nabave v manjših podjetjih obvladujeta ena do tri osebe. Te so direktor, nabavni referent in finančnik. Nekatera področja so v pristojnosti nabavnega referenta, v manjših podjetjih deloma tudi v pristojnosti administratorke, o nekaterih (tako imenovanih kritičnih odločitvah) pa odloča management oziroma lastnik podjetja na podlagi poglobljene analize, skratka – odloča se več ljudi naenkrat. Seveda je zahtevnost odločanja odvisna od vrednosti nakupa in od tega, ali gre za prvi nakup (nov material pri neznanem dobavitelju), prilagojen ponovni nakup (nov material pri znanem dobavitelju) ali takojšen ponovni nakup (nakup pri znanem dobavitelju), kar se v praksi pojavlja najpogosteje. Različne možnosti, ki nam jih ponujajo prav tako različni dobavitelji, je cela vrsta, zato odločitev med prioritetami, zahtevami in finančnimi možnostmi nikakor ni lahka in zahteva celega človeka tudi v manjših podjetjih. Ta mora biti usposobljen za ustrezno izvedbo nabave od takrat, ko dobi zahtevo do prevzema blaga in likvidacije računa, da o komunikativnosti, pogajalskih sposobnostih, računalniških znanjih in tehničnega znanja o proizvodnji sploh ne omenjamo.

Viri informacij

Čeprav ste ponavadi zasipani s propagandnim materialom, se po znanih Murphyevih zakonih (če lahko gre kaj narobe, bo tudi šlo) najpogosteje zgodi, da nimate informacij prav o izdelku ali storitvi, ki ga/jo v določenem trenutku najbolj potrebujete. Na tem mestu je dobro poudariti, da je dober nabavnik natančen in ima arhivirane tako notranje kot tudi zunanje vire informacij. Med notranje vire prištevamo evidenco letnih pogodb, evidenco cenikov (kjer pogodb ni), preteklih naročil, nabavnih cen, kartoteko dobaviteljev (kamor prilagamo tudi morebitne reklamacije) in seveda podatke o zalogah, da ne naročamo materiala, ki ga že imamo v skladišču. Zunanji viri informacij pa zajemajo propagandno gradivo (najbolje, da je zloženo glede na dejavnost), poslovne časopise, strokovne revije, kataloge, ki so v pomoč pri naročanju, različne poslovne imenike, ki so lahko v pisni ali elektronski obliki, rumene strani in podobno. Dobavitelje nabavnik spoznava tudi na sejmih, prek njihovega prodajnega osebja (trgovskih potnikov), pa tudi od sodelavcev, ki so strokovnjaki za določeno področje (predloge za nakup računalniške opreme bo, denimo, najbolje pripravil računalniški operater v podjetju). Stiki sodelavcev nabavnega referenta, ki so jih pridobili med vsakdanjim delom, v stanovskih združenjih, socialnih skupinah in med druženjem v raznih profesionalnih organizacijah, so koristni tako za nabavnika kot tudi za podjetje kot celoto.

Strategija nakupa

Preden dobavitelja izberemo s pomočjo omenjenih notranjih ali zunanjih virov, se moramo seveda vprašati, kakšno strategijo nakupa bomo sploh ubrali. Tako se pomanjkanju dobaviteljev, njihovemu nezadovoljivemu izvrševanju naših potreb ali njihovemu monopolnemu položaju lahko izognemo tako, da izdelek, ki ga potrebujemo, naredimo sami. Na takšno odločitev vplivajo predvsem cena izdelka, naše znanje, razpoložljivost lastnih finančnih virov in lastnih proizvodnih zmogljivosti. Določen stroj ali kakšno drugo osnovno sredstvo lahko tudi najamemo s pogodbo o lizingu, kar ima nekatere prednosti pred nakupom, in sicer so stroški znani vnaprej, tveganje je manjše (predvsem pri velikih naložbah), več kapitala nam ostane na voljo po pridobitvi opreme, ker se stroški razporedijo na daljše obdobje, pozneje pa se lažje odločimo za zamenjavo tako nabavljenega osnovnega sredstva.

In kaj storimo, če določenega izdelka ne moremo izdelati sami, če ga ni možno kupiti na domačem trgu oziroma je za nas enostavno predrag ali ne dosega želene kakovosti? Ena od možnih rešitev je, da dobavitelja poiščemo v tujini. Tukaj je vsekakor dobrodošel internet, in če nam uspe odpraviti slabosti nabave v tujini (komunikacijske ovire, daljši čas pogajanj, dodatna dokumentacija zaradi carinskih formalnosti, pravne razlike, razlike v specifikacijah in atestiranju), smo pred našo konkurenco v občutni prednosti zaradi veliko nižje cene izdelka, ki smo ga kupili v tujini (ekonomija obsega proizvodnje v gigantih), ali zaradi visoke tehnološke kakovosti kupljenega izdelka. Tukaj nam lahko pomagajo krajevni distributerji tujega izdelka s svojimi ugodnostmi in storitvami, obenem pa je tak distributer lahko tudi ovira. Še posebej takrat, ko deluje samo kot posrednik, pobere svojo maržo, pozneje pa ne ponuja nikakršnih posebnih storitev. Takšnih podjetij, ki služijo izključno z maržami iz ekskluzivnih pravic, medtem ko neposreden nakup pri proizvajalcu ni mogoč, v Sloveniji nikakor ne manjka.

Izbira dobavitelja

Strategija izbire dobavitelja vključuje odločanje tudi o tem, koliko dobaviteljev sploh želimo imeti. En sam dobavitelj materiala ima nekatere prednosti, kot so nižje cene zaradi večjih nabavnih količin, manjše količine materiala dobimo po cenah in plačilnih pogojih, ki veljajo za večje količine, na dobavitelja imamo večji vpliv (žal velja tudi nasprotno), stroški nabavnega postopka so nižji, tako tudi nadzor kakovosti, komunikacija in usklajevanje postanejo rutinsko opravilo. Največja nevarnost ali, če se izrazimo drugače, skoraj pravilo je, da se dobavitelj v takšnem odnosu največkrat razvadi in otopi, še posebej, ko postanemo preveč odvisni od njegove proizvodnje. To nas največkrat udari po glavi takrat, ko sveto obljubimo svojemu kupcu izdelek na določen dan, vendar ga ne moremo dostaviti zaradi dobaviteljeve nedoslednosti. Vzrok dobaviteljeve nedoslednosti lahko tiči marsikje. Lahko denimo preneha poslovati, nenormalno povečuje cene, izsiljuje, ko smo v časovni stiski, ali pa kakovost njegovih dobav pade na nesprejemljivo raven. Kupca seveda ne zanimajo naši odnosi na drugi strani menjalnega razmerja, zato je vedno dobro imeti asa (drugega dobavitelja) v rokavu, in to še preden se z osnovnim dobaviteljem sploh začnemo pogajati o cenah materiala in finančnih pogojih, pa naj bo to za letno pogodbo ali za določen projekt.

Politika nabave največ podjetij je: 70 odstotkov nabav pri enem dobavitelju in 30 odstotkov nabav pri drugem. Razpršenost dobav in ohranjanje dobrih odnosov z vsemi nam omogočata, da kadarkoli te odstotke obrnemo v prid tistega, ki se bolj trudi, ki nam ponuja boljše finančne pogoje, tehnične izboljšave in poprodajne storitve, ali v zameno za našo nabavo odkupuje naše izdelke (načelo recipročnosti). Vedno se moramo zavedati, da smo mi tisti, ki dajemo denar za določeno stvar in imamo tako večjo pogajalsko moč.

Pomen učinkovitega naročanja

Ali lahko za svoje podjetje z gotovostjo trdite, da so kakovost dobavljenih izdelkov, njihove cene, pravočasnost dobave, tehnična pomoč in storitev na vrhunski ravni? Ne? Potem tega prav tako ne morete trditi za lastne izdelke. Če se trudite vi, se morajo tudi dobavitelji.

Da že v osnovi preprečimo napačno naročilo, kar se v praksi pogosto dogaja, moramo najprej pomesti pred svojim pragom. To pomeni, da navadimo sodelavce, da naročajo čim bolj učinkovito. Najpomembnejša sta natančen opis ali opredelitev želenega materiala! To pomeni, da se mora predvsem tisti, ki material potrebuje, naučiti uporabe katalogov, šifrantov in drugih oblik standardiziranega naročanja, ki pocenijo nabavo in olajšajo trud pri iskanju in naročanju nabavnemu referentu. Trend v podjetju se mora gibati od nestandardiziranih materialov, ki so dražji, do nabave standardiziranih materialov, kjer so možnosti izbire med različnimi dobavitelji veliko večje. Nabavni referent je dolžan kataloge in šifrante specificiranih materialov priskrbeti. V osnovi mora biti vsaka zahteva po materialu ali storitvi izražena v pisni obliki. Tako se izognemo poznejšim nejasnostim in lažje najdemo odgovorno osebo za napačno ali nepravočasno dobavo. Tak interni obrazec (ponavadi ga imenujejo obrazec Potrebujem) mora vsebovati datum izdaje internega naročila, kdo naroča, natančen opis, kaj naroča, potrebno količino, enoto mere, kraj dostave oziroma sektor, ki ga nabava materiala bremeni, in rok, do katerega naročnik material potrebuje. Obrazec mora biti v dveh izvodih. Enega prejme nabavna služba, kopijo pa obdrži naročnik. Dobro je, da omenjeni obrazec podpiše odgovorna oseba, ki mora vztrajati pri doslednem izpolnjevanju obrazca. Dejstvo je, da ljudje sčasoma postanejo površni, njihove zahteve nepopolne, nabavni referent pa postane strokovnjak za vsa področja poslovanja podjetja oziroma deklica za vse.

Ocenjevanje dobaviteljev

Ko imamo urejeno naročanje v lastni hiši, spremljamo dobavitelje in ocenjujemo njihovo sodelovanje z nami po različnih merilih. Najvažnejši sta seveda cena in kakovost, zanemarjati pa ne gre niti plačilnih pogojev, izpolnjevanja dobavnih rokov, prožnosti, finančne moči, dobaviteljevih zalog, servisa, recipročnih dobav, dolgoročnosti sodelovanja in ne nazadnje dobaviteljevega imidža. Informacije mora zbrati manager oziroma nabavni referent z obiskom dobaviteljev, neformalnimi pogovori s poslovnimi partnerji, povratnimi informacijami oseb, ki so material naročile, in morebiti s finančnimi izkazi dobavitelja.

Spremljanje dobaviteljevega ravnanja se tukaj ne konča. Pravilen prevzem materiala (priporočamo centraliziran prevzem, podobno kot nabavno službo) takoj odkrije morebitne pomanjkljivosti glede količine in kakovosti dobave. Medtem ko je količinski nadzor enostavnejši, je nadzor kakovosti dobave težji. Lahko ga opravljamo na podlagi jemanja vzorcev, vključimo neodvisno ustanovo ali pa kakovost preverimo v laboratoriju. Morebitne reklamacije naj uveljavlja nabava. Prevzemu materiala sledi likvidacija oziroma kontrola računa, ki zahteva računsko in predmetno točnost. Velikokrat se namreč dogovorjena cena do takrat, ko pride račun do kupca, čudežno spremeni. Račun lahko likvidiramo z naročilnico oziroma s pogodbo ter s prevzemnico.

Nabavna etika

Nekaj besed moramo ne nazadnje spregovoriti tudi o etiki nabave. Marsikje namreč dobavitelji vidijo v nabavnem referentu vrečo denarja, ki samostojno odloča o velikih sredstvih v imenu podjetja. V njegovem interesu mora seveda biti čim boljši rezultat podjetja dosežen s poštenim delovanjem, dogaja pa se, da je v dnevni praksi deležen velikih skušnjav v obliki različnih novoletnih daril, daril ob sklenitvi posla, rojstnih dnevih in podobno. Dobavitelji ne izbirajo sredstev, kako si pri nabavnem referentu ustvariti čim boljše mnenje. Ves vloženi denar v nabavno osebje se jim tako in tako povrne v obliki dražje prodanega materiala podjetju. Zato so načela poštenosti, vsestranske informiranosti in odklanjanja daril večje vrednosti oziroma prepoved prepletanja osebnih koristi s koristmi podjetja osnova dobrega poslovanja in poštenega odnosa do dobaviteljev. Naj bi vsaj bila.