Uvajanje novih sodelavcev

Ko smo zaposlili novega sodelavca (bodisi za določen ali nedoločen čas), se zanj in njegovega nadrejenega začneta obdobje uvajanja in istočasno obdobje »zadržanja«.

Skušajte se spomniti svojih občutkov in strahov v prvi in ali drugih novih službah. Bili ste novinec. Sodelavci, okolje in dejavnost podjetja so vam bili neznani. Vsega ste se morali počasi naučiti in spoznati. Za vsakega nova sodelavca se s prvim dnem zaposlitve začne proces uvajanja v delo ali orientacija. Gre za sistematični formalni in neformalni program, s katerim novemu sodelavcu predstavimo njegove delovne obveznosti, druge sodelavce, organizacijo in politiko podjetja Uvajanje v delo je lahko kratko (nekaj dni), lahko pa tudi daljše, če gre za odgovorno in zapleteno delo. Za uvajanje novega delavca je odgovoren njegov neposredni vodja. V praksi pa se bo dejansko največ naučil in izvedel od sodelavcev, s katerimi sedi skupaj v pisarni ali dela za istim strojem.

Najbolj kakovostno v delo praviloma uvajajo pripravnike, saj je za njih po zakonodaji potrebno imenovati komisijo, mentorja in izdelati program pripravništva. Če ima pripravnik mentorja, ki si (lahko) vzame dovolj časa zanj in za sodelavce, ki so mlademu sodelavcu pripravljeni pomagati z zgledi in nasveti, bosta njegovo pripravništvo oziroma uvajanje kakovostna. Tudi njegovo znanje in sposobnosti bodo primerne. Delodajalec, ki bo v takšnem pripravniku videl dobrega delavca, ga bo v primeru potrebe tudi zaposlil še za čas po pripravništvu.

Pripravnik, ki se v času svojega pripravništva ne bo izkazal, se bo po končanem pripravništvu pridružil brezposelnim na zavodu za zaposlovanje.

Uvajanje drugih delavcev (ki niso pripravniki) je prav tako v največji meri odvisno od neposredno nadrejenega vodje in sodelavcev oddelka (v katerem dela novo zaposleni delavec). Vsi vemo, da uvajanje novega sodelavca zahteva čas. Zato si je ta čas potrebno vzeti. Če si ga kot vodja ne boste vzeli, bo novi sodelavec morda dobil premalo navodil in smernic, kaj in kako mora postoriti dela in opravila, za katera je bil sprejet. Če je mogoče, si vsako jutro ali vsaj nekajkrat na teden vzemite 20 minut časa, da delavcu poveste ali pokažete, kako naj določeno stvar ali dejavnost opravi. V pogovoru se prepričajte, ali razume, kako naj se loti zadolžitve. Svetujte mu, na koga se lahko obrne tudi po dodatne napotke. Poleg njegovega dela ga je zaželeno seznaniti tudi z delom drugih sodelavcev v oddelku in okvirno z delom in sodelovanjem z drugimi oddelki. Če ima podjetje tudi proizvodnjo (in sam v njej ne bo delal neposredno), ga sami ali kdo drug seznanite tudi z njo. V velikih podjetjih skrbi za koordinacijo uvajanja zadolžena oseba v kadrovski službi. Če podjetje za to področje nima zadolžene osebe, mora vodja ali od njega pooblaščena oseba to uvajanje izvesti in tudi nadzorovati.

Uvajanje oziroma poskusno delo je zlasti potrebno spremljati v primeru, če smo delavca zaposlili za nedoločen čas, z določenim poskusnim delom po kolektivni pogodbi. Praviloma traja poskusno delo od enega do treh mesecev. V tem primeru je potrebno imenovati (s pravilnikom) predpisano komisijo, ki spremlja delavčevo poskusno dobo. Vendar ne samo spremlja in nadzoruje. Prav člani komisije bi morali biti poleg vodje tisti, ki bodo novemu sodelavcu kar največ pomagali in svetovali. Po uspešno opravljenem poskusnem delu komisija sestavi poročilo o uspešnosti. Če je poročilo pozitivno, tedaj delavec nadaljuje delo v podjetju. Pri negativni oceni poskusnega dela delavcu preneha delovno razmerje. Vendar vedite, da mora biti tak postopek brezhibno (pravno) izveden. V nasprotnem primeru boste morali »slabega delavca« obdržati. Naj vam v tem primeru ne bol žal denarja za dobrega pravnika, ki vam bo brezhibno izvedel ta postopek.

Na osnovi dolgoletnih izkušenj na kadrovskem področju sem mnenja, da je najbolj optimalno obdobje, v katerem boste spoznali delavca »v celoti in do dna duše«, eno leto. V tem času bodo tudi najbolj spretni »bleferji« pokazali svoje slabosti.

Na osnovi osebnih izkušenj menim, da si vodje v začetnih mesecih vzamejo premalo časa za novega sodelavca, da bi mu kar najbolj natančno razložili, kaj od njega pričakujejo, in kako naj to opravlja oziroma koliko odgovornosti in samoiniciativnosti mu prepuščajo.

Z učinkovitim uvajanjem novih sodelavcev v podjetju želijo vodje povečali varnost delavca pri delu, zmanjšati fluktuacijo delovne sile, povečali storilnost, ustvariti dobre odnose med sodelavci. Če uvajanje ni bilo dobro opravljeno, lahko pričakujemo, da novi delavec še dolgo ne bo vedel, kakšna je organizacija (formalna in neformalna), kaj vse ima, in s kom sodeluje.

POMEN IZOBRAŽEVANJA IN USPOSABLJANJA

Novi sodelavci, ki smo jih uvedli v delo, ter drugi zaposleni se morajo nenehno izobraževati in usposabljati v svoji stroki, saj so pred letom ali dvema pridobljena znanja že zastarela. Samo zaposleni z novimi znanji, so lahko tvorci novih idej, razmišljanj, postopkov in akcij. To od vseh (nas) zaposlenih terja neusmiljena konkurenca na trgu. Časi (iz prejšnjega družbenega sistema), ko nenehno izobraževanje ni bilo potrebno, so nepreklicno minili.

Izobraževanje zaposlenih pomeni načrtno in sistematično pridobivanje novih znanj z različnimi dejavnostmi (dokvalifikacija, prekvalifikacija, nadaljevanje šolanja ali študija, obisk krajših ali daljših seminarjev, delavnic, samoizobraževanje s pomočjo knjig in revij, nenehno sledenje novostim v stroki). Navsezadnje tudi 69. člen Zakona o delovnih razmerjih govori, da ima delavec pravico in dolžnost do stalnega izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja v skladu s potrebami delovnega procesa, z namenom ohranitve zaposlitve in zaradi napredovanja. Pravice in obveznosti izobraževanja so opredeljene tudi v splošni in branžnih kolektivnih pogodbah ter v pogodbi o zaposlitvi.

Samo delavci, ki se nenehno izobražujejo, bodo lahko kos nenehnim novim zahtevam trga. Zaradi tega je vedno več managerjev, ki podpirajo in spodbujajo najrazličnejše oblike izobraževanja (seveda v okviru finančnih možnosti podjetja).

NAČRTOVANJE KARIERE

(Nekateri) zaposleni delavci se pripravljajo in razmišljajo o prihodnjih dejavnostih in že danes skušajo razviti zmožnosti, ki jih bodo potrebovali pri prihodnjem delu. Takšni delavci s tem načrtujejo svoje razvojne programe, s katerimi je tesno povezana njihova nadaljnja delovna kariera. Kariera je načrtovano ali nenačrtovano zaporedje dela ali dejavnosti, ki vključuje elemente napredovanja (po subjektivnem občutku), samouresničevanja in osebnega razvoja v določenem času. Večina zaposlenih razmišlja o prihodnosti in se vpraša: “Kaj pa bom in kje počel čez pet, deset ali petnajst let?” Potrebo po napredovanju ter osebnem razvoju čutijo tako posamezniki kot podjetje. Namen načrtovanja karier je pomoč delavcem, da bi delali in ustvarjali tisto, v čemer so najboljši.

LETNI POGOVOR S SODELAVCI

Letni pogovor med vodjem in sodelavci (angl. performance appraisal) je sistematični pogovor oziroma pregled in ocena delavčevega dosedanjega dela, skupna ocena realizacije ciljev in nalog ter skupna ocena uspešnosti zaposlenega in vodje. Gre za novost, ki prihaja z Zahoda, kjer se je izkazala za koristno in uspešno metodo skupnega razmišljanja in ustvarjanja nadaljnje kariere delavca. Na letnem pogovoru se oba sogovornika pogovorita o načrtih za prihodnje ter o željah in pričakovanjih obeh. V okviru letnega pogovora skupaj določita cilje in naloge za naprej (za prihodnje leto).

Tak letni pogovor je koristen za oba in jima nudi najrazličnejše informacije, ki so lahko zelo dobra podlaga za odpravljanje težav in napak, za izboljšanje medsebojnih odnosov, za izboljšanje rezultatov dela, za uspešnost in učinkovitost obeh, za še bolj kakovostno vodenje ter za vpliv na nadaljnji razvoj delavca in podjetja.

Prav letni pogovor med vodjem in sodelavcem oziroma sodelavci je najvišja stopnja uresničevanja načel in metod področja upravljanja s človeškimi viri. Tako poglobljen in sistematično voden pogovor vsaj enkrat na leto je edina prava osnova za načrtovanje kariere posameznika. Idealno bi bilo, če bi se letni pogovor izvedel prav z vsemi delavci enkrat letno.

Na osnovi analize stanja v slovenskih podjetjih ocenjujem, da tak letni pogovor (z managerji in strokovnimi delavci) opravljajo v 5 odstotkih večjih podjetij (nad 500 zaposlenih).

Ko smo tako skupaj z delavcem načrtovali njegovo kariero ter mu s tem vzbudili željo po napredovanju, mu moramo tudi ponuditi nadzorne točke, po katerih bo sam prepoznal, kako napreduje.

SPOSOBNOSTI IN NAGNJENJA ZAPOSLENIH SO RAZLIČNI

Sposobnosti, znanja in tudi želje vsakega zaposlenega se zelo razlikujejo. Nekateri ne kažejo želje in volje po dodatnem pridobivanju znanj ali sprejemanju novosti. Nasprotno pa so drugi pravi »nemirni duhovi«. Kot goba pijejo nova znanja, spoznanja, izkušnje, imajo veliko zamisli in predlogov. Tudi zaposleni z enako stopnjo in celo smerjo izobrazbe se med seboj prav tako razlikujejo. Pri njih odkrivamo in spoznavamo različne sposobnosti, spretnosti, znanja in nagnjenja. Pri nekaterih pride do izraza sposobnost za vodenje, drugi so dobri v komunikaciji, pri drugih opazimo sposobnost dela v skupini, drugi pa so poglabljajo v strokovno delo, a ne želijo stikov z ljudmi.

V postopku sprejemanja vseh teh sposobnosti (ali pomanjkljivosti) nikakor niste mogli odkriti in spoznati. Spoznali, odkrili in izrazili pa so se v določenem obdobju (nekaj mesecev). Prav zaradi tega morajo vodje svoje sodelavce pri njihovem delu in rezultatih dela opazovati in spoznavati:

• na katerih področjih so dobri in bi se želeli razvijati;
• spoznati in ugotoviti sposobnosti in znanj in področja na katerih se odlikujejo;
• spoznati in ugotoviti »negativna« znanja, sposobnosti in navade posameznikov
• ugotoviti sposobnosti in znanja, kjer bi se delavec želel izpopolnjevati;
• kar najbolj optimalno uskladiti želje posameznika s potrebami in zahtevami podjetja;
• na osnovi vseh podatkov skupaj z delavcem začrtati njegovo izobrazbeno in razvojno pot (kariero) v podjetju;
• zaposlenemu pomagati (v okviru možnosti) pri izobraževanju in njegovem razvoju.

Vendar moram spet poudariti, da so neposredni vodje (vseh ravni) tiste osebe, ki so v prvi vrsti zadolžene za svoje sodelavce. Pri tem pa so jim v strokovno pomoč strokovnjaki s kadrovskega in drugih področij. Vodje so odgovorni za vsa področja upravljanja s človeškimi viri. Njihova naloga je, kar najbolje izkoristiti sposobnosti in zmožnosti zaposlenih, tako da ima vsak posameznik možnost, da razvije praktična znanja in spretnosti, ki jih potrebuje za učinkovitejše opravljanje svojega dela in se tako približa zastavljenim ciljem in načrtom skupine in podjetja.

Vsem vodjem, ki že imate nove sodelavce (ali pripravnike) ali boste v prihodnosti za njih zadolženi, dajem nasvet: Zaprite oči in se spomnite pozitivnih stvari, ki ste jih doživeli kot pripravniki ali novinci v podjetju. To, kar bi želeli sami, ponudite svojemu sodelavcu. Negativnih izkušenj in stvari, ki se jih spominjate z grenkobo v srcu, pa kot vodja nikakor ne ponovite.