Upravljanje poslovanja

Albert Erman: »Glavni cilj informacijskega sistema je olajšati delo v podjetju in omogočiti vodjem pravilne odločitve v čim krajšem času.«

Po mnenju Alberta Ermana, lanskoletnega podjetnika leta, živimo v dobi, kjer ima skoraj vsako podjetje močno konkurenco, kar pomeni, da je za obstoj na trgu treba proizvajati izdelke z nižjo ceno in višjo kvaliteto od konkurence. »Glavni cilj informacijskega sistema je olajšati delo v podjetju in omogočiti vodjem pravilne odločitve v čim krajšem času. S pomočjo podatkov iz informacijskega sistema lahko izdelamo tudi razne analize, ki nam pomagajo optimirati procese v podjetju ter tako še povečati kvaliteto in znižati stroške,« je poudaril Albert Erman, direktor podjetja Magneti Ljubljana.

Kot je razložil Dušan Olaj, direktor podjetja Duol, letošnji podjetnik leta, vodstveno odločanje temelji na celem zbiru informacij in ne samo na tistih, ki dnevno prihajajo iz računovodstva. Te sicer pomagajo pri nekaterih odločitvah, niso pa vitalnega pomena. Podjetje zato za upravljanje poslovanja potrebuje takšen sistem dela z informacijami in izvajanje delovnih postopkov, da so ključne informacije iz delovanja različnih procesov vedno na voljo vsem, ki jih potrebujejo, sami delovni postopki pa se izvajajo hitro in s čim manj napakami.

Kdaj je čas za lastni sistem?

Uvedba lastnega informacijskega sistema je za podjetje ne samo nov strošek, temveč predvsem razvojna naložba. »Poslovni informacijski sistem je smiselno uvesti takrat, ko podjetnik ne obvladuje več dokumentacije in informacij oziroma ko podjetje postane dovolj veliko, v našem primeru je bilo to, ko smo presegli več kot 10 zaposlenih,« je dejal Olaj. Erman po drugi strani pravi, da se podjetnik odloči za uporabo informacijskega sistema takoj, ko se začne zavedati koristi, ki mu jih ta prinaša. Dejansko vsa podjetja sedaj že uporabljajo informacijske sisteme, izjema so morda le še mikro podjetja, saj je brez informacijskega sistema praktično nemogoče ostati konkurenčen na trgu.

Kje začeti?

Informatizacija poslovanja se po navadi začne na koncu, pri računovodstvu in knjigovodstvu. Od tu naprej pa je informacijska pokritost poslovanja odvisna od posameznega podjetja. Erman pravi, da je v primeru storitvenega podjetja smiselno v informacijski sistem vključiti vsaj informacije v zvezi s svojo ponudbo ter podatke o strankah. Na podlagi teh podatkov lahko podjetje kontaktira svoje stranke in jim ponuja storitve, ki jih morda zanimajo. »Če pa imamo proizvodno podjetje, moramo v informacijski sistem obvezno zajeti cel proizvodni proces,« je poudaril Erman. Začne se pri materialih, ki se od faze do faze počasi spreminjajo v končni izdelek. Na teh fazah je treba zajeti čim več parametrov, na podlagi katerih lahko izvedemo razne analize in optimiramo procese. »Takšne podatke sedaj zahtevajo tudi mnogi kupci, zato brez dobrega informacijskega sistema enostavno ne moremo biti konkurenčni. Zelo pomembno je tudi pokriti področje planiranja, saj si ne moremo privoščiti zamude, proizvajati pa želimo s čim nižjimi stroški,« razlaga Erman.