Trije so več kot dva

Ferina je srednje veliko zasebno podjetje s 35 zaposlenimi, ki se je razvilo iz obrti. Dejavnosti podjetja so prodaja, montaža, servisiranje garažnih in delavniških vrat, izdelava in montaža dvoriščnih vrat, ograjnih sistemov, avtomatizacija, prodaja okovij za dvoriščna vrata, proizvodnja manjših kovinskih konstrukcij (predvsem na trg EU), proizvodnja strojnih žag za obdelavo kovin (po številu prodanih vertikalnih žagah so drugi največji dobavitelj na nemškem trgu) ter prodaja strojnih tračnih žag v Sloveniji in na trgih bivše Jugoslavije.

V prenovi je sodelovalo še svetovalno podjetje Be Solutions, d.o.o., katerega dejavnost obsega pomoč podjetjem na poslovnih področjih in razvoj informacijskih strategij, ki podpirajo poslovne odločitve podjetja ter vpeljavo predlaganih celovitih in optimalnih poslovnoinformacijskih rešitev v proizvodna podjetja, finančne organizacije, trgovino in na področje logistike, v državne in javne organizacije ter zdravstvo.

Na podlagi primerjave med zahtevami naročnika in ponujenimi funkcionalnostmi različnih informacijskih sistemov je podjetje Be Solutions predlagalo rešitev podjetja Pro-bit programska oprema, d.o.o. Podjetje je že dolgo prisotno na slovenskem trgu s svojimi poslovnimi programi. V njihovo kakovost smo se pred časom prepričali tudi sami, ko smo si natančneje ogledali njihov poslovno-informacijski sistem.

Prosili smo predstavnike vseh treh podjetij, da nam vsak iz svojega zornega kota predstavijo potek projekta.

IZKUŠNJE FERINE

Najprej smo se pogovarjali z direktorjem podjetja Ferina Igorjem Megličem.

Kateri problemi so vas napeljali k razmišljanju o prenovi oziroma zamenjavi obstoječega informacijskega sistema?

Za spremembo informacijskega sistema smo se odločili, ker naš sistem ni več ustrezal potrebam sodobne organizacije poslovanja in tako široko razvejenemu poslovanju podjetju. Preveč truda je bilo treba vložiti za opravljanje tudi najosnovnejših funkcij. V podjetju smo imeli praktično tri sisteme, ki sploh niso bili združljivi. Tako je bilo treba določene vnose opravljati tudi po trikrat. Napake, nepravilnosti, togost, pomanjkanje informacij, analiz ... so v takem primeru neizogibni.

S prenovo sistema smo kar nekaj časa oklevali. Takšna prenova mora biti temeljita in kakovostna. Zavedali smo se, da pomeni zelo velik finančni zalogaj. In napaka pri izbiri izvajalca je lahko tudi usodna, saj lahko narediš več narobe kot prav. Mnogokrat sem od kolegov poslušal, da je ta ali oni nezadovoljen s sistemom, da pogosto zataji, da se serviserji počasi odzivajo …
Kako ste se lotili projekta prenove informacijskega sistema?

Po odločitvi, da moramo informacijski sistem nujno prenoviti, smo pregledali ponudbo na slovenskem trgu po dolgem in počez. Vedeli smo, da ne želimo ponudnika, ki ti na CD-ju nekaj proda, potem pa ga ni več. Tako smo iskali ponudnike informacijskih sistemov, ki za njimi stojijo, ga v podjetje vpeljejo ter ustrezno vzdržujejo. Ker nismo veliko podjetje, smo ponudnike največjih sistemov izpustili. Usmerili smo se na srednje velike. Kaj hitro smo ugotovili, da dejansko ne vemo, kaj natančno potrebujemo. Zato smo se odločili, da s podjetjem Be Solutions najprej naredimo analizo vseh funkcij v podjetju ter opredelimo vse potrebne procese in seveda cilje, ki jih želimo z informacijskim sistemom doseči.

Katere cilje ste določili?

Predvsem smo želeli, da vsak dogodek v podjetju spremljamo od začetka do konca. Želimo spremljati vsakega, tudi potencialnega, kupca od njegovega prvega stika s podjetjem do izvedbe in uresničitve njegovih želja ter seveda tudi pozneje. S kupci želimo vzpostaviti sodelovanje na dolgi rok, na kakovostnih temeljih, za kar potrebujemo dobro spremljanje kupca pri vseh njegovih stikih z našim podjetjem.

Nadaljnje zahteve so bile enkraten vnos določene informacije, sledljivost dogodkom, hitri pretočni časi od naročila do izvedbe, hiter in kakovosten pretok informacij, podpora zaposlenim na vseh področjih, ki se dotikajo informacijskega sistema, boljša organizacija, hitro in kakovostno oskrbovanje kupcev v poprodajnih dejavnostih - servisiranje ter optimiranje zalog.

Z istim kadrom želimo tako doseči boljše rezultate tako na količinski kot na kakovostni ravni.

Zakaj ste se odločili za Pro-bit?

Po opredeljenih ciljih in procesih je nastopil čas odločitve za ponudnika informacijskega sistema. Na trgu jih je kar nekaj, ki ponujajo tako slovenske kot tudi tuje izdelke. Odločili smo se za domačega ponudnika. Tuji programi so sicer v osnovi boljše dodelani, a pri takšni raznolikosti poslovanja, kot je v našem podjetju, praktično noben paket brez ustreznih dodelav ni primeren. Potrebne so dodatne dodelave in predelave, pisane nam na kožo. Menim, da lahko naši domači programerji to naredijo vsaj hitreje, če že ne bolje. Tako smo prišli do ožjega izbora treh slovenskih ponudnikov, po ponudbah in referencah približno enakih.

Med tehtanjem o tem, kdo bi bil boljši, je prevladalo razmišljanje, kdo je prožnejši. Ocenili smo, da je najprimernejši Pro-bit.

Kako je potekal projekt?

Kljub vnaprej dobro pripravljenim opredelitvam procesov je takšen zalogaj precejšen, saj zahteva precej reorganizacije in natančno definiranje vsake podrobnosti. Pri nas smo projekt trenutno pripeljali tako daleč, da je prenovljeni informacijski sistem že uvajamo. Šolanja zaposlenih so bila delno že opravljena, delno jih bomo opravili v začetni fazi prehoda. Po dosedanjih izkušnjah moram reči, da so se tako pri Be Solutions kot pri Pro-bitu dobro odrezali, saj so oboji pokazali veliko mero prožnosti, sodelovanja in pravočasnosti.

Kako so spremembe doživeli zaposleni?

Vsaka velika sprememba je v določeni meri tudi boleča, saj se je treba odpovedati nečemu ustaljenemu, utečenemu, in se podati v nove, nekoliko negotove vode. Tako je tudi z našimi sodelavci. Menim, da nam bo novi sistem sprva povzročil nekoliko več dela, saj se ga bo potrebno navaditi. Ko bodo vsi spoznali, da nam informacijski sistem v bistvu delo olajša ter spoznali vse njegove prednosti, bo lahko zaživel v polni meri. S primerno mero dobre volje in truda bomo takšne začetne težave laže prebrodili.

Kakšno je bilo sodelovanje z obema izvajalcema?

Od Be Solutions in Pro-bita pričakujemo tudi vnaprej tako dobro sodelovanje ter da bodo še naprej tako hitro odpravljali napake, ki se bodo predvsem v začetni fazi prav gotovo pojavljale. Moja želja je bila, da čim več stvari že vnaprej predvidimo, tako da sem jim verjetno bil kdaj tudi “tečen”, ko sem se spuščal v kakšne podrobnosti, a menim, da je to za dobro izpeljavo projekta potrebno.

Kljub dobrim sodelavcem mora biti pri vsakem takem projektu prisoten nekdo “od domačih”, ki natančno ve, kaj podjetje potrebuje.

Kaj bi danes naredili drugače?

Nov informacijski sistem bi uvedel že vsaj pred letom dni. Ob pričetku ob pravem času bi si vsled tega lahko vzeli več časa za temeljito pripravo.

SVETOVALCI IN IZVAJALCI PROJEKTA

V imenu podjetja Be Solutions je na naša vprašanja odgovarjal predsednik uprave Tomaž Schara.

Nam lahko na kratko opišite potek projekta?

Projekt smo razdelili v tri faze: priprava in načrtovanje, izvedba ter uvajanje uporabnikov. Za vsako fazo smo najprej natančno določili cilje, naloge, terminski načrt ter vrednost storitev.

Priprava in načrtovanje sta zajemala izvedbo funkcionalne analize s ciljem določiti ključne procese in dejavnosti, analize slabosti teh procesov in možnosti sprememb ter učinkov sprememb. Pripravili smo organizacijska navodila, v katerih smo določili nove procese in merila sprejemljivosti novega informacijskega sistema za poslovni proces. Naročniku smo pomagali pri izbiri izdelka.

Na stopnji izvedbe smo pripravili prototip izdelka ter natančno določili potrebne dodelave izdelka. Skupaj s podjetjem Pro-bit smo pripravili delovno različico izdelka, ki smo ga preverili skupaj z naročnikom. Za uporabnike smo pripravili operativna navodila za uporabo izdelka.

Uvajanje uporabnikov se je odvijalo v dveh delih. Šolanje uporabnikov je potekalo v začasni učilnici v podjetju Ferina. Postavljeno je bilo učno okolje, kjer so se zaposleni seznanili z novim načinom dela. Po vzpostavitvi sistema, ko so uporabniki začeli delati s programom, pa se izvaja operativno uvajanje na delovnem mestu.

Ves proces prenove poslovnih procesov in vzpostavitev novega informacijskega sistema smo začeli izvajati junija 2002 in ga končali do decembra 2002. Projekt smo končali v predvidenih rokih. Z dodatnimi storitvami, predvsem na področju prenove procesov, dodelav in operativnega uvajanja, smo predvideno vrednost projekta prekoračili za nekaj več kot 20 odstotkov.

Kako ste izbrali najustreznejši programski izdelek?

Izbirali smo med petimi domačimi in enim tujim izdelkom. Po vsebini in funkcionalnosti pri osnovnih procesih v podjetju se izdelki med seboj niso bistveno razlikovali. Z naročnikom, podjetjem Ferina, smo se odločili za produkt Pro-bit predvsem zaradi večje prilagodljivosti izvajalca, kar smo ocenili na podlagi uspešne predstavitve dodatnih nestandardnih rešitev za zahteve naročnika.

Kako ste sodelovali z zaposlenimi v podjetju?

K uspešni izvedbi projekta je veliko pripomogla tudi angažiranost vodstva podjetja Ferina in njihova podpora uvajanju sprememb. Dejavno so se vključili v vse ključne naloge projekta in zagotovili ustrezno delovno okolje za uvajanje sprememb.

Kako bi ocenili uspešnost projekta?

Kot rečeno, smo projekt končali v predvidenih rokih in uresničili zastavljene cilje. K uspešni izvedbi projekta so pripomogli predvsem trije dejavniki:

• Naročnik je jasno postavil svoje zahteve, se polno angažiral pri pripravi in izvedbi projekta in motiviral zaposlene k sodelovanju.
• Uspešno smo združili poslovna znanja podjetja Be Solutions in programske rešitve podjetja Pro-bit.
• Naši svetovalci so ves proces skrbno načrtovali, s čimer je bil postavljen temelj za uspešno vodenje in dokončanje projekta.

IZKUŠNJE PONUDNIKA IZDELKA

Sodelovanje podjetja Pro-bit pri projektu je predstavil njegov direktor Vlado Gobec.

Kako ste se lotili projekta, od ponudbe do izvedbe?

Najprej smo morali prepričati svetovalce, da smo vredni zaupanja. Predstavili smo jim program in že pri predstavitvi veliko pridobili. Svetovalci podjetja Be Solutions namreč poznajo kar nekaj nam konkurenčnih programov in ob naši predstavitvi se je razvila zelo zanimiva debata, kjer smo dobili kar precej dobrih novih idej.

Osnovna ideja Be Solutions je v tem, da sami prevzamejo praktično vse delo, razen izdelave programskega izdelka, to je svetovanje stranki pri optimizaciji poslovnih procesov, izbor najprimernejšega ponudnika, vodenje projekta in tudi uvajanje in izobraževanje uporabnikov.

Glavna težava pri prodaji informacijskih sistemov v srednjih in malih podjetjih je v tem, da si vedno omejen in si le redko lahko privoščiš podroben posnetek stanja oziroma ga narediš samo za omejeno število kritičnih poslovnih procesov. V praksi to deluje tako, da si zelo podrobno ogledamo samo kritične procese nabave, proizvodnje in prodaje, s samimi računovodskimi programi pa se nam na srečo ni treba bistveno ukvarjati. Proizvajalci programske opreme smo seveda “obremenjeni” z lastno rešitvijo in pogosto najprej pomislimo na to, kako bi potrebe kupca stlačili v obliko, ki bi jo z obstoječim programom pokrili. No, to za nas čisto ne velja, saj velja naš informacijski sistem za enega najbolj prilagodljivih na slovenskem trgu, pa vendar je pri vpeljavi pogosto možno določeno funkcionalnost izvesti na več načinov, tudi v okviru našega izdelka, in tako kot ponudnik pravzaprav zelo težko ocenimo, kakšna rešitev bi bila v resnici optimalna.

In tukaj nastopi po mojem mnenju bistvena vloga svetovalnega podjetja, ki ni obremenjeno s trenutnim poslovnim procesom pri stranki, prav tako pa ne s ponudnikovo aplikacijo. Svetovalci podjetja Be Solutions so zelo izkušeni in lahko stranki predlagajo spremembe poslovnih procesov, do katerih bi kupec sam zelo težko prišel, po drugi strani pa lahko hitro ugotovijo, kateri procesi so kritični in jih je treba še posebej dobro obdelati, ter jih tudi strokovno in kakovostno obdelajo. Tako pridobi naročnik za vložena sredstva kar največji učinek.

Kako je potekal projekt?

Ko smo se vključili mi, so svetovalci podjetja Be Solutions že zelo dobro poznali naročnika. Na podlagi prvega pogovora in izmenjavi dokumentacije smo pripravili različico programa, za katero smo menili, da je najbližja zahtevam uporabnika, in jo podrobno predstavili svetovalcem. Zanimivo in pomembno je, da je Be Solutions dobil posel in izvedel optimizacijo poslovnih procesov, preden so se odločili, katerega ponudnika bo izbral. To kaže na to, da je naročnik popolnoma zaupal svetovalcem. Ne dvomimo v to, da smo bili izbrani samo zaradi tega, ker imamo rešitev, ki je bila za končnega kupca najprimernejša.

Potem smo skupaj predstavili program še naročniku in se skupaj lotili opredelitve dodatnih zahtev, ki jih v osnovni različici programa ni bilo. Vzeli smo si nekaj časa za uresničenje dodatnih zahtev in po tem prešli na testiranje posameznih funkcionalnosti. Najprej so določena testiranja izvedli svetovalci z našimi izvajalci, in šele ko je bil program dovolj dober, so sledila testiranja z naročnikom.

Kakšno je bilo vaše sodelovanje s svetovalci podjetja Be Solutions?

Najprej je bilo med nami nekaj nezaupanja, saj svetovalci pogosto zelo dobro obvladajo teorijo, glede nadzora nad operativnim delom pa jim ni vedno zaupati. Tokrat je bilo povsem drugače, svetovalci Be Solutions so nas takoj prepričali tako s svojo strokovnostjo, metodologijo, pa tudi s podrobnim poznavanjem končnih rešitev. Zelo hitro smo se ujeli in konstruktivne pripombe so kar deževale. Čeprav smo se zbližali, pa je naš odnos ostal zelo profesionalen.

Kakšno je bilo sodelovanje z naročnikom in njegovimi zaposlenimi?

Naše sodelovanje je potekalo v prvi vrsti s svetovalci. Najprej sploh ni bilo predvideno, da bi prišli v stik z naročnikom, a je pozneje tudi do tega prišlo, saj se svetovalci poleg obsežnega dela, ki so ga opravili, niso utegnili seznaniti prav z vsemi možnostmi programa. Poleg tega se je pokazala potreba, da smo določene vsebine dodatno obravnavali vsi skupaj (predstavniki naročnika, svetovalci in izvajalci).

Kaj bi naredili drugače?

Pravzaprav nismo naredili nobene večje napake. Še največja je bila ta, da smo morali v enem delu ponoviti prenos podatkov iz starega sistema, ker se o neki podrobnosti nismo točno dogovorili. Sicer pa že dolgo nismo naredili projekta, ki bi tekel tako gladko.

Kako ocenjujete uspešnost projekta?

Z veliko verjetnostjo lahko trdim, da je kupec pridobil optimalno rešitev. Svetovalci niso preobrnili podjetja na glavo, niso pisali dolgih elaboratov, temveč so se lotili samo kritičnih poslovnih procesov in jih skupaj s kupcem prenovili.

Veseli smo, da smo dobili posel v konkurenci drugih resnih ponudnikov, pri čemer vemo, da nas je svetovalna hiša izbrala izključno na podlagi kakovosti našega izdelka in storitev. Posel smo izpeljali v predvidenem časovnem okviru, prav tako nismo presegli načrtovanih sredstev, kar se nam, resnici na ljubo, zelo redko zgodi. Veliko smo se naučili od svetovalcev in nekaj od teh dognanj takoj vpeljali v našo prakso sodelovanja z drugimi kupci.

Sklep

Opisani projekt je šolski primer dobrega sodelovanja med naročnikom, zunanjimi svetovalci in programersko hišo. Žal je v praksi podobnih primerov bolj malo, saj se lahko zatakne praktično na vsakem koraku. V navedem primeru se je potrdilo, da ima pri analizi in reševanju problemov v podjetju veliko prednost zunanji opazovalec, ki je neobremenjen z obstoječim načinom dela. Ponudnik programa pa se je bil pripravljen prilagoditi predlaganim rešitvam svetovalnega podjetja, ne da bi ob tem vztrajal na svojih že izdelanih programskih možnostih.