Sejemski nastop

Mednarodni strokovni sejmi ostajajo zaradi svoje avtentičnosti in pojavnosti kljub novim oblikam tržnega komuniciranja (interneta) še zmeraj aktualno komunikacijsko orodje.
Nevtralno sejemsko okolje je idealen prostor za srečanje sicer strokovne populacije, ki pa ji osebni stik, družabna srečanja, stisk rok in pogovori v živo, pomenijo veliko.
Pridobitev potencialnih poslovnih partnerjev, preverjanje lastnega znanja in tehnoloških trendov, stik z izdelki, nevtralen položaj za pogajanja, stroškovna učinkovitost trženja in vedno novi razstavljavci so samo eni izmed mnogih razlogov za razstavljanje na sejmu.

Je pa interdisciplinarna priprava sejemskega nastopa kot oblike tržnega komuniciranja vse prej kot preprosta, še zlasti zato, ker se bo sejem začel od določenem dnevu in uri – z vami ali brez vas! Zato vam predstavljamo nekakšen evidenčni list, ki vas bo spomnil na vse, kar morate izpeljati, da bo vaš nastop na sejmu uspešen.

NAČRTOVANJE SEJEMSKEGA NASTOPA

Pri načrtovanju sejemskega nastopa je modro opredeliti izhodišča, cilj in sredstva, ki omogočijo kakovosten in uspešen sejemski nastop in končno pripomorejo k večji poslovni uspešnosti podjetja.

1. Izhodišča

Pred vsakim sejemskim nastopom je treba odgovoriti na osnovno, a nujno vprašanje: Zakaj razstavljati na sejmu? Če se spodaj navedeni odgovori pokrivajo s poslovno strategijo vašega podjetja, ste na pravi poti.
Razstavljate zaradi:

• novih poslov,
• novih kupcev,
• neposredne prodaje (face to face),
• raziskovanja novi trgov,
• izboljšanja ali utrditve imidža blagovne znamke ali podjetja,
• preverjanja lastnega znanja,
• preverjanja novih tehnologij in trendov,
• širitve predstavniških mrež,
• iskanja novih virov,
• posodabljanja informacij.

Pot pa se šele začenja in končni cilj,skupen vsem razstavljavcem na sejemskih prireditvah, namreč pospeševanje prodaje, je še daleč.

Želeni cilj lahko dosežete z naslednjim:

2. Strategija nastopa

Izbira primernega kraja sejemskega nastopa oziroma sejemske prireditve ter lokacije sejemske stojnice na sejmišču, na podlagi analize. Sem sodijo preverjanje verodostojnosti sejma, upoštevanje posebnosti sejemskega okolja, pravšnji termin nastopa, prisotnost konkurence ...

Opredelitev proračuna za sejemski nastop. Sem sodijo najem prostora, tehnična postavitev stojnice, logistika, stroški osebja, oglaševalske in promocijske dejavnosti, stroški reprezentance ...

Rezervacija sejemskega prostora in ureditev formalnosti s sejmiščem.

Opredelitev celostne podobe sejemskega nastopa. Sporočilnost in vizualna prepoznavnost vašega sejemskega nastopa bosta bistveno večja, če sejemskemu nastopu dodate nosilno idejo promocije, ki je lahko tudi del marketinške strategije podjetja. Nosilna ideja, materializirana v različnih, grafično-likovnih (tiskovine, grafike ) in tehničnih (segmenti stojnice ) elementih, tvori rdečo nit prepoznavnosti podjetja ali blagovne znamke.)

3. Načrt dejavnosti za sejemski nastop

Terminski načrt dejavnosti, povezanih s sejmom
Izdelava terminskega načrta dejavnosti zagotavlja optimalno izvedbo posameznih faz nastopa in omogoča pregled nad opravljenim delom. V ta načrt sodijo predsejemske marketinške in druge dejavnosti, prijava in plačila pristojbin sejmišču, izdelava idejnih in tehničnih načrtov stojnice in koordinacija z izvajalcem sejemske stojnice, transportna logistika materialov, določitev osebja, priprava strategije nastopa in uresničevanje začrtanih ciljev, analiza po sejmu.

Predsejemske marketinške dejavnosti
Uspeh na sejmu je v veliki meri odvisen od pripravljalnih dejavnosti. Med temi so seznanitev potencialnih poslovnih partnerjev o prisotnosti na sejmu, pošiljanje vabil, PR-članki (strokovne revije, internet), direktna pošta, oglaševanje v strokovnih medijih, poslovne konference, sporočila za javnost – seznanitev novinarjev s podjetjem, novostih …

Lokacija sejemske stojnice
Vsakdo si želi najeti “pravo” mesto sejemskem prizorišču. A to je lahko povezano z dolgoletnim čakanjem na ustrezen razstavni prostor, primerno kvadraturo in lego (otok, vogalna postavitev, postavitev v nizu ...), sejemsko stojnico. Priporočilo iz izkušenj razstavljavcev: vztrajnost pri pogajanjih !

Podoba sejemske stojnice
Že omenjena celostna podoba sejemske stojnice naj bo izhodišče za idejni projekt. Ta naj v svoji zasnovi predvideva enkratno ali večkratno postavitev na različnih sejmih in kvadraturah (s tem se izognemo nepotrebnim dodatnim stroškom in poskrbimo za kontinuiteto nastopov z isto prepoznavnostjo). Idejna rešitev naj vsebuje tipične, prepoznavne, likovno-grafične elemente stojnice, ki jih lahko selimo s sejma na sejem. Funkcionalnost sejemske stojnice načeloma zagotavljajo: odprti, na stojnico usmerjeni razstavni del, komercialni (odprti, polodprti ali zaprti) prostori namenjeni pogovorom; servisni prostor (skladišče, priročna kuhinja) pomaknjen v ozadje.

Predstavitev izdelkov in storitev
Strokovni sejmi že dolgo ne sledijo več arhaični podobi sejma, na katerem so nekoč razstavljali količino in ne kakovost izdelkov. Osnovni moto sejemske promocije vsakega razstavljavca bi moral biti: hitro, učinkovito in strokovno podajanje informacij o izdelkih ali storitvah, ki so razstavljene vidno in jih je vredno predstaviti kot novost.

Osebje na sejemskem nastopu
Uspeh na sejmu lahko zagotovi samo strokovno usposobljen kader, ki pozna zakonitosti in specifičnost sejemskih nastopov; naloga vodje sejemskega nastopa je uskladitev vseh dejavnosti (načrt sestankov, strokovne informacije, predstavitve in/ali demonstracije novosti), ki zagotavljajo nemoteno delovanje sejemske stojnice.

Posejemske dejavnosti
Analiza sejma kot celote in poročilo osebja o dejavnostih na sejemskem nastopu in odzivih nanje naj bo izhodišče odločanja o ponovni udeležbi v vlogi razstavljavca. Na vzpostavljene stike je potreben odziv v dveh do treh dneh po sejemskem nastopu, ko so ti še sveži in verodostojnost pri odgovoru večja.

Če so izdelki ali storitve, ki jih želite predstaviti na sejemski prireditvi, tržno zanimivi za vaše potencialne poslovne partnerje, in če upoštevate pravila igre, ki jo zahteva sejemska dejavnost, je bojazen pred neuspehom majhna.

NASVET:

Premislite, kaj lahko pripravite sami, in kaj bi raje prepustili strokovnjakom (idejni načrti in postavitev sejemske stojnice, priprava katalogov itd.).

O avtorju

Matjaž Vraber je direktor projektov v agenciji CREATIM Ržišnik & Perc, tržne komunikacije, z večletnimi izkušnjami na področju organizacije, oblikovanja in izvedbe sejmov, prireditev in drugih promocij podjetij po svetu.