Razbremenite se!

Bistvena dela, ki bi se jim moral v celoti posvetiti vsak podjetnik, so razmišljanje, načrtovanje in izboljševanje učinkovitosti tistega, kar počne. Tega pa ne more delati, če želi vsa dela v podjetju opraviti sam. Da bi našel dovolj časa, mora vsaj del svojih pooblastil preložiti na svoje podrejene.

Če še niste razmišljali o prelaganju določenih pooblastil na druge, torej o delegiranju, pomislite na naslednje razloge, ki govore temu v prid:

- ko se ljudje naučijo delati z vami, lahko prevzamejo odgovornost za naloge, za katere sami ne najdete dovolj časa,
- podrejene lahko naučite opravljati tista dela, ki za vas stroškovno niso dovolj zanimiva,
- delo lahko opravijo ljudje, ki so na določenem področju spretnejši od vas in tako lahko še dodatno prihranite čas,
- s prevzemom odgovornosti se zaposleni razvijajo in lahko bolj uživajo v svojem delu.

Za podjetnika bi bilo idealno, če bi vsa rutinska opravila namesto njega opravili zaposleni. Navajamo nekaj nasvetov, ki vodijo k temu cilju:

Odločite se, katera dela boste zaupali sodelavcem.

Eden od načinov, da ugotovite, katera opravila lahko zaupate svojim sodelavcem, je naslednji: naredite seznam vseh tistih opravil, ki bi jih drugi namesto vas lahko naredili bolj učinkovito ali ceneje. Izmed svojih aktivnosti lahko izločite vse tiste, ki vam poberejo nesorazmerno veliko časa v primerjavi z donosnostjo.

Izberite sposobne ljudi, ki so delo pripravljeni opraviti.

Koliko nalog lahko zaupate sodelavcem, je odvisno od njihove sposobnosti, izkušenosti in zanesljivosti. Pravi ljudje bodo lahko prevzeli zahtevnejše naloge, ne da bi jim morali vi kakorkoli pomagati. S spodbujanjem in svetovanjem pa lahko tudi manj izkušene sodelavce pripravite do tega, da bodo opravljali vedno zahtevnejše naloge.

Oddajte celotne naloge.

Zaposlenim je mnogo prijetneje delati na eni nalogi kot pa na posameznih delih naloge. Tako boste laže in verjetneje prišli do natančnejše in celovitejše rešitve.

Povejte, kakšne rezultate pričakujete.

Ko nekomu zaupate določeno nalogo, mu razložite, kakšno mesto ima njegovo delo v vaših ciljih. Prav tako mu natančno razložite:
- katere cilje želite uresničiti,
- pomen njegovega dela,
- omejitve, v okviru katerih mora biti delo opravljeno,
- rok za izvršitev dela in
- roke, ko pričakujete informacije o poteku dela.

Prepustite delo pomočnikom.

Ko enkrat prepustite delo sodelavcu, ga pustite, naj nalogo v miru konča. Ob dogovorjenih rokih zahtevajte od njega poročilo, sicer pa mu ne glejte nenehno pod prste. Upoštevajte, da vodi k istemu cilju več poti in da morda on pozna boljšo rešitev za določen problem kot vi. Zavedajte se tudi, da se na napakah največ naučimo, zato vedno sprejmite napake, ki niso posledica lenobe, ampak pomanjkanja izkušenj.

Nudite pomoč in nasvete.

Sodelavcem vedno nudite pomoč, kadar jo potrebujejo, vendar nikoli ne končajte dela namesto njih. Če boste to storili, ne bodo nikoli razvili samozavesti in prepričanja, da bi lahko sami opravili delo.

Sprejmite le končano delo.

Če se boste zadovoljili z nedokončanim delom, boste škodovali sebi in sodelavcem. Sodelavci ne bodo pridobili potrebnih praktičnih izkušenj, vi pa boste morali delo končati namesto njih.

Pohvalite delavca, ki uspešno opravi nalogo.

Javno priznanje poveča zadovoljstvo tistega, ki je uspešno opravil neko nalogo, hkrati pa je to tudi zgled za druge zaposlene.

Zakaj se ljudje izogibajo delegiranja

Kljub številnim prednostim delegiranja se mu mnogi podjetniki in managerji izogibajo. Razlogi za to so najpogosteje naslednji:

- Pomanjkanje časa
Delegiranje zahteva čas. Ko enkrat ljudem razdelite delo, jih boste morali najprej usposobiti zanj. Če k temu prištejete še večkraten nadzor, boste za določeno delo potrebovali več časa, kot če bi ga opravili sami. Toda tako je samo na začetku. Sčasoma se bo začetna investicija začela vračati.

- Perfekcionizem in strah zaradi napak
Zaposlenim morate dovoliti, da delajo napake in jim hkrati pomagati, da jih popravljajo. Večina ljudi se bo sčasoma naučila delati pravilno.

- Prijeten občutek umazanih rok
Če boste delo opravili sami, ga boste verjetno opravili zelo učinkovito. Toda če bodo med vašim delom sodelavci stali ob strani brez dela, bo celotna ekipa neučinkovita. Kadar želite delo opraviti sami, najprej vzemite v račun strošek vašega časa in časa sodelavcev.

- Strah pred izgubo avtoritete
Vedno kadar nekoga drugega pooblastite za neko delo, predate s tem delček avtoritete (ne pa tudi odgovornosti!). To je neizogibno. Toda z učinkovitim delegiranjem prihranite čas, da lahko svoje delo opravite resnično dobro.

- Strah pred tem, da vas oziroma vašega dela drugi ne bodo opazili.
Kadar vsi okoli vas delajo učinkovito in rutinirano, je lahko videti, kot da vi nimate kaj početi. Sedaj se lahko posvetite razmišljanju o naslednjih korakih k izboljšanju poslovanja.

- Prepričanje, da drugi niso dorasli nalogi
Tudi dobri sodelavci ne bodo dali vsega od sebe, če se pri delu dolgočasijo. Delegiranje pa pogosto izvleče iz njih največ. Celo ljudje, ki niso usposobljeni ustrezno, lahko postanejo učinkoviti, če v delu najdejo zadovoljstvo. Edini ljudje, ki jim ne morete zaupati, so tisti, ki imajo tako napihnjeno prepričanje o lastnih sposobnostih, da sploh nočejo sodelovati.

Česa ne delegirajte

Brez skrbi lahko oddate kolikor je le mogoče opravil, ki za vas stroškovno niso zanimiva, svojim podrejenim oziroma zaposlenim. Pazite pa, da nadzora nad delovno ekipo ne prepustite drugim. Vi namreč nosite zadnjo odgovornost za uspeh ali neuspeh tistega, kar želite doseči. Učinkovito delegiranje je torej ravnovesje med učinkovitim nadzorom in hkratnim dovoljenjem, da zaposleni opravljajo delo po lastni poti.

Povzeto po www.mindtools.com.