Prizorišče pogajanj po vaši meri

Prostor, v katerem se bodo poslovna pogajanja odvijala, je potrebno ustrezno pripraviti. Na pogajanja lahko namreč gledamo na dva načina:

kot proces, to je, kako se bodo pogajanja odvijala;
kot vsebino, oziroma o čem se bomo pogajali.

Vsebino lahko med pogajanji nadzorujete s tem, da ste pripravljeni in da znate vodo dobro speljevati na svoj mlin. A ne glede na to, kako dobri ste v tem, vsebine nikoli ne boste mogli popolnoma nadzorovati in usmerjati, saj bo vedno nastajala v interakciji z drugo osebo. Lahko se boste še tako trudili, da bi stranko prepričali o koristih izdelka, a če stranko zanimajo predvsem pogoji plačila, se temu vprašanju ne boste mogli v nedogled izogibati.

Če torej vsebine ne boste nikakor mogli povsem nadzorovati, lahko to storite vsaj tako, da se pogajate na lastnem ozemlju. Prednost pogajanj doma je namreč v tem, da sami določate in tudi vnaprej načrtujete, kaj se bo dogajalo.

Pri meni ali pri tebi?

Veliko dilem se postavlja v zvezi z vprašanjem, kakšno okolje je najprimernejše za sestanke - domače ali tuje? Predvsem je pomembno, da se pred dogovarjanjem o lokaciji sestanka odločite, katera lokacija je najprimernejša za cilje, ki jih želite doseči. Ko torej veste, kaj želite, bo to lažje doseči, saj lahko načeloma računate na to, da vsaj pri prvem srečanju nasprotna stran ne bo tako zagrizena glede lokacije sestanka.

Kje je zame najprimernejše?

Najprimernejšo lokacijo morate presojati od primera do primera.
Načeloma je pri poslovnih pogajanjih tako kot pri športu: igra doma se razlikuje od igre v gosteh. Zavedati se torej morate, da je sestanek pri vas srečanje na vašem ozemlju in imate zato določene prednosti. Isto velja seveda za poslovnega partnerja ali stranko na svojem ozemlju. Odločite se lahko tudi za nevtralno lokacijo: lahko greste na primer na pijačo ali poslovno kosilo. V tem primeru so seveda prednosti za obe strani pretežno izenačene, če seveda ne izkoristite spretno kakšnega drugega dejavnika, ki bo "izboljšal" vaš položaj.

To pa ne pomeni, da se boste samodejno izogibali srečanjem na strankinem sedežu, samo zato, ker je to "njeno" ozemlje. Obisk drugega tabora je lahko zelo koristen, predvsem v prvih fazah sklepanja poslov.

Z obiskom partnerjevih poslovnih prostorov boste tako lahko "povohali", kaj se tam dogaja: laže boste ugotovili, ali je to podjetje organizirano, kakšno vzdušje prevladuje v podjetju, kako podjetje deluje, kakšni so odnosi med podrejenimi in nadrejenimi, ali je podjetje popolnoma odvisno od direktorja ali pa deluje kot samostojna celota.

Skratka, pogled na pisarno in na ljudi v njej vam bo omogočal, da bolje razumete stranko: že po nekaj trenutkih boste lahko ugotovili, ali imajo red in disciplino, ali je vzdušje sproščeno, ali dopuščajo ustvarjalnost, fantazijo. Ugotovili boste torej, katere so nekatere izmed njihovih osnovnih vrednot in kako se jim najlaže približate ter - kar je najpomembnejše - ali so njihove vrednote in poslovne navade v skladu z vašimi.

Sestanki na slepo

Zmenki na slepo so le redkokdaj uspešni. Ponavadi sta obe osebi že ob prvem snidenju razočarani nad videzom druge, ker ni taka, kot je vsak od njiju pričakoval. Podobno se dogaja s sestanki na slepo. Naj vam dam primer.

Lastnik podjetja Piškotek Tavčar je imel v ponedeljek dokaj razburljiv pogovor s finančnim direktorjem podjetja in mu nakazal, da z njegovim delom ni zadovoljen. V četrtek pa ga je finančni direktor povabil na pijačo, da bi se pogovorila.

Pol ure pred sestankom sva se z direktorjem po naključju srečala in na moje vprašanje, na kakšen sestanek se podaja, je odgovoril, da ga je zaposleni povabil na pijačo in da ni povedal, o čem se bosta pogovarjala. "Precej verjetno pa je", je dejal direktor,"da bo dal odpoved."

Predstavljate si lahko direktorjevo zaprepadenost, ko je finančni direktor na sestanku začel kritizirati odgovornega direktorja podjetja in predlagal spremembe v kulturi podjetja. Direktor Tavčar je onemel in kar nekaj trenutkov je bilo potrebno, da je prišel k sebi.

Zakaj je do tega prišlo? Ker je direktor Tavčar je storil dve ključni napaki:
ni si postavil vprašanja, zakaj ga zaposleni vabi na nevtralni teritorij, ko bi mu vendar lahko večino stvari povedal že na sedežu podjetja;
finančnega direktorja ni vprašal, o čem se bosta pogovarjala.

Povprašajte o temi

Bi sedli z bežnim znancem v avtomobil in se odpeljali neznano kam, ne da bi ga vsaj vprašali, kam gresta? Prepričana sem, da bi se vam v tem primeru vprašanje "Kam pa greva?" zdelo ne samo upravičeno, temveč bi nanj zahtevali tudi jasen odgovor. Ne sme vam torej biti nerodno, ko stranko ali partnerja sprašujete o temi srečanja

Ni torej nobenega razloga, zakaj ne bi tudi poslovnega partnerja ali stranko vprašali za krajši dnevni red srečanja ali vsaj izvedeli, ali se boste pogovarjali o potovanju na Luno ali o piščančjih zrezkih.

Direktor Tavčar je bil namreč na sestanku v popolni zadregi: ne samo, da ga je tema čisto presenetila, temveč se je znašel v poziciji, ko je že s samim dejstvom, da se je udeležil sestanka, spodkopaval lastnega odgovornega direktorja: finančni direktor ga je namreč prisilil, da se je pogovarjal o operativi - domeni, v kateri je sicer imel glavno besedo direktor, ne pa lastnik.

Ko se torej podajate na srečanja, se vedno vprašajte, zakaj je druga oseba izbrala to lokacijo in kaj bi to lahko pomenilo. Če poleg tega to osebo še vprašate, o čem bo govor, potem vas druga stran na nevtralnih tleh ne bo mogla izigrati na račun prednosti.

Na kaj morate biti nujno pozorni

Zelo obsežne teorije in raziskave govorijo o različnih dejavnikih okolja, ki pripomorejo k ugodnemu dogovoru. V nadaljevanju bi se omejila na dve podrobnosti, katerih učinek je neprimerno večji od truda za njuno izvedbo.

Ali res potrebujete mizo?

Na Nizozemskem je leta 1999 raziskovalna skupina ameriškega Inštituta za analizo in reševanje sporov izvedla naslednji poskus: šestim skupinam ljudi je dodelila reševanje namišljenega konflikta interesov. Vse skupine so razreševale isti položaj in so imele enaka navodila. Člani prvih treh skupin so sedeli za mizami, kot je to običajno pri takih pogajanjih, člani četrte, pete in šeste skupine pa niso imeli na voljo miz, temveč so sedeli na v krogu.

Rezultati raziskave so bili nadvse presenetljivi. Prve tri skupine v omejenem času treh ur niso prišle do dokončne rešitve problema, med njimi ena ni dosegla soglasja niti v eni izmed konfliktnih točk, četrta, peta in šesta skupina pa so vse prišle do rešitev, ki so bile med seboj različne in s katerimi so soglašale vse vpleten strani.

Skupine, ki so se pogajale za mizami, so bile bistveno manj uspešne kot skupine, ki so se pogajale na stolih.

Omenjena raziskava je le ena izmed več deset raziskav, ki potrjujejo domnevo, da pomeni miza veliko psihološko oviro pri konstruktivnem reševanju vprašanj, saj povzroča delitev pogajalcev na dva tabora, tiste na eni strani mize in druge.

Odsotnost mize torej občutno pripomore k razreševanju spornih vprašanj. Raziskave so nadalje pokazale, da je takrat, ko je miza iz praktičnih razlogov potrebna, najbolje:
da je miza čim nižja in okrogla,
da osebi ne sedita ena nasproti druge, temveč ena zraven druge.

Če torej potrebujete mizo, se raje odločite za sestanek ob majhni čajni mizi kot pa ob veliki oglati pisalni mizi. Cilj sestanka namreč ni, da bi partnerju pokazali, kako lepo in veliko mizo imate, ali da bi mu dali čim več prostora za pisanje, temveč da bi dosegli čim uspešnejši dogovor. To pa boste lahko storili le,
če boste nekoliko neformalni, vsaj pri takih stvareh, kot je mesto pogovora;
če ne boste sedli natanko nasproti druge strani.

Izbira osvetlitve

Predstavljajte si, da ste na sestanku s poslovnim partnerjem, ki kot za stavo želi nekaj, česar mu niste pripravljeni odstopiti. Začne se torej trgovanje, kdo bo pri čem popustil in kaj bo dobil v zameno. Vsi vemo, da je v takih trenutkih bistvenega pomena, da ne izdajamo svojih občutij, da naš obraz ne pokaže vseh naših misli in da drugi strani ne izdamo svoje pogajalske strategije in taktike.

Vsi se strinjamo, da je to naš cilj, a le redki izmed nas se zavedajo, do kolikšne mere lahko okolje vpliva na to, ali bomo bolj ali manj uspešni pri prikrivanju naših pravih misli. Dovolite mi, da vam s primerom razložim.

Ali vas je že kdaj sredi noči, ko ste se z avtom peljali domov, ustavila policija in vam v oči merila z neverjetno močno lučjo, ki vas je popolnoma zaslepila? Zelo verjetno, da se vam to ni nikoli zgodilo, prav gotovo pa ste zadevo zasledili v kakšnem ameriškem akcijskem trilerju.

Na vprašanje, kakšen je cilj tega početja, zakaj vozniku ali potencialnemu kriminalcu svetijo direktno v obraz, me ponavadi razveselijo z naslednjima odgovoroma:
da voznika (potencialnega kriminalca) zbegajo,
da ga popolnoma osvetlijo, tako da se v temi ne bi slučajno izmuznil.

Nekateri gredo še dlje s tem, da izpostavijo, da lahko s tako usmerjeno lučjo natančno vidijo, kaj človek dela, kakšne so njegove reakcije, takoj vidijo njegove gibe in lahko predvidijo streljanje, napad ipd. Nihče pa ponavadi ne omeni tega, da tako policisti tudi ščitijo sebe: voznik ali potencialni kriminalec namreč ne more videti, kje policist natančno je. Prav tako ne loči vsakega njegovega giba, saj mu luč, uperjena v njegove oči, to onemogoča.

Od luči je torej lahko odvisno, kdo bo v pogajalski areni imel to prednost, da je njegov obraz v senci in bo torej laže skrival svoja čustva, iskrice jeze v očeh, sovraštvo, ubijalski instinkt itd. Nasprotno pa bo oseba, ki ji bo luč svetila v obraz, popolnoma razvidna za drugo stran in bo zaradi tega v slabšem položaju. Bolj se bo namreč morala osredotočiti na obrazno mimiko, da bo izražala želena čustva in da ne bo izdala tistih duševnih stanj, ki bi jih raje zadržala zase.

Seveda je absolutno nepojmljivo, da bi poslovnemu partnerju reflektor usmerili v obraz, vendar lahko to prednost v manjši meri uporabite na dva načina:
sedete tako, da imate okno za hrbtom in da torej dnevna svetloba prihaja izza vašega hrbta;
če se pogovarjate ob umetni svetlobi, skušajte najti tak položaj, da bo vaš obraz čim manj osvetljen, glede na to, odkod prihaja svetloba.

Lažje je seveda, če so svetilke na stenah in ne visijo s stropa, pa vendar.

Zdaj pa je čas, da sami ukrepate in preizkusite ponazorjene metode. Zapomnite si torej:
Previdno izberite domač, tuj ali nevtralen teren, in sicer v skladu s cilji, ki jih želite na srečanju doseči.
Če imate možnost, vplivajte na okolje, v katerem bo sestanek. Bodite pozorni, pri kakšni mizi se boste pogovarjali, kakšna bo pozicija druge osebe glede na vašo in odkod je soba osvetljena.