Priprava na sestanek ali poslovno srečanje

"Če kaka težava zahteva kup sestankov, postanejo nazadnje
sestanki pomembnejši od težave."
Hendricksonov zakon

Pri vseh sestankih, ki nas doletijo, je najslabše to, da jih je bilo v naši preteklosti veliko, da jih tudi danes ni prav dosti manj in da prihodnost glede tega ni kaj obetavna, pa vendar je veliko ljudi prepričanih, da na sestankih delajo. Vse prepogoste poplave besed in kupi papirja spreminjajo dragoceni delovni čas v žrtev na oltarju človeške neumnosti.

Stari pregovor, da je čas denar, za večino sestankov ne velja, prej bi držalo tisto, da je časa kot plevela. Zato nesmiselnost večine sestankov ni samo v golem besedičenju in praznini, temveč v trdnem prepričanju udeležencev, da so že s tem, ko so bili na sestanku, naredili nekaj koristnega.

Nič bolj koristni niso slabo pripravljene seje, konference in vsa podobna srečanja, na katerih ljudje predelujejo eno in isto temo, ne da bi se vsaj malo premaknili z mrtve točke. Včasih se nam celo zazdi, kot da so nekateri večino svojega časa preživeli na sestankih.

Seveda po to ne pomeni, da so vsi sestanki nepotrebni in škodljivi, ker jih je take naredila slaba poslovna praksa. Dobro pripravljeni sestanki, na katerih sodelujejo strokovno podkovani in motivirani ljudje, so lahko pravi vir novih delovnih pobud, prave možganske nevihte.

Osebne priprave

Za priprave mora poskrbeti vsak udeleženec sestanka sam. Za uspeh posameznega sestanka, s tem pa tudi za izid in uresničevanje sklepov je najbolj odgovoren sklicatelj oziroma vodja sestanka, to je največkrat vodilni delavec iz zgornjega dela hirearhične lestvice podjetja ali ustanove. Žal pa je veliko ljudi prepričanih, da imajo že zaradi svojega položaja pravico do neorganiziranosti, mučnega improviziranja in praznega besedičenja. Zato so temu podobni tudi njihovi sestanki, nič večji pa niso uspehi, ki jih ob takih priložnostih dosežejo.

Nekateri ljudje imajo danost, da se lepo izražajo, njihove besede tečejo gladko, tako da vedno naredijo dober vtis. Skratka, imajo razvito kulturo govora, nemalokrat kar prirojeno očarljivost. Drugi pa govorijo težko in slabo razumljivo, skrivajoč koristno vsebino v ovoj dnevnopolitičnega govora, namesto, da bi uporabljali "vsakdanji" besednjak brez neekonomičnih zloženk in besednih zvez. Tako se sestanki povsem po nepotrebnem zapletajo, misel, ki jo želijo govorci izreči, pa ostane skrita, nedoumljiva, ali pa jo poslušalci razumejo popolnoma narobe.

Tako tisti, ki so vešči govorjenja, kot tudi tisti, ki se jim besede zatikajo, se morajo na sestanek pripraviti (včasih bolj, včasih manj temeljito), da bodo njihove besede natančno povzele misli, ki jih želijo poudariti, in da bo tisto, kar bo na sestanku sklenjeno, lažje uresničiti.

Vsako sodelovanje na sestanku lahko razumemo kot družbeni dogodek, zato ga moramo jemati resno. Če vemo, da bodo vsi prišli na sestanek v oblekah in kravatah, ne moremo priti v oguljenih kavbojkah in puloverju. Velja seveda tudi obratno. Splošna urejenost ni samo zaželena, ampak obvezna.

Strokovne priprave

Te se ne nanašajo samo na skrb, da se bomo izražali jasno in v izbranem jeziku, temveč da bomo svojo razpravo podprli s podatki iz lastnega delovnega področja. Potruditi se moramo da strokovna vprašanja razlagamo tako, da bodo vsem razumljiva. Seveda nas razlaga ne sme zanesti v epsko širino. Nikoli ne smemo pokazati, da smo nepripravljeni, udeleženci nas ne smejo zasačiti pri nepripravljenosti. Nikar se že vnaprej ne opravičujte, da boste govorili slabo in da niste pripravljeni. Pogosto slišimo, ko določeni govorniki svoj govor začnejo z opombo, da se niso dovolj dobro pripravili in da niso vešči nastopanja v javnosti. Če se res niste pripravili, bodo poslušalci to opazili tudi brez vašega opozorila. Zakaj bi druge sogovornike žalili z opombo, da si ne zaslužijo, da bi se za njih pripravili. Če želite poslušalce pritegniti, ne začenjajte z uvodom, temveč se takoj lotite bistva. Žal je veliko posameznikov, ki se čutijo poklicane, da na vsakem sestanku razpravljajo, pa naj temo poznajo ali ne.

Včasih je lahko zelo neprijetno, kadar koga na sestanku nadomeščamo, ne da bi se nam sanjalo, za kaj gre. Takrat je veliko bolje, da namesto opravičevanja zaradi nepoznavanja tematike na sestanek ne pride nihče. Večina sestankov je sklicana zaradi sprejema resne poslovne odločitve ali zato, da strokovnjaki pretresejo določeno vprašanje. Oseba, ki nekoga nadomešča na sestanku, si mora vzeti čas in preučiti gradivo ali pa naj ga kolega pouči o svojih stališčih do vseh vprašanj.

Vodenje sestanka

Pri vsakem sestanku je bistveno, da se razprava nanaša na točke dnevnega reda. Za to mora skrbeti vodja oziroma predsedujoči na sestanku, ki ga mora vsak razpravljavec prositi za besedo. Če se razpravljavec ne drži teme, s svojim nastopom žali druge udeležence sestanka ali pa začne uporabljati neprimerne izraze, ga lahko vodja sestanka prekine. Seveda tudi vodja nima pravice do neskončnih govoranc, temveč mora upoštevati dogovorjeni čas, ki ga ima vsak na voljo. Prav omejeni čas sili vse udeležence, da se na nastop pripravijo in da res govorijo o najpomembnejšem. Tudi na velikih srečanjih, kot so kongresi ali simpoziji, moramo biti obzirni do poslušalcev, ne smemo biti dolgovezni in svojega govora razvleči čez dogovorjeni čas. Šepetanje v dvorani je skoraj vedno zanesljivo znamenje, da poslušalci niso več zbrani, čeprav tudi šepetanje ni olikano. Vse ima pač svojo mejo.

Kadar pa se sklicatelj sestanka nanj dobro pripravi, mu bo razpravo gotovo uspelo pripeljati do konca, še preden bo potekel čas, predviden zanjo, še zlasti če se zaveda, da je čas udeležencev tako dragocen kot njegov. Poleg tega vsak poslovni človek raje vidi svoje sodelavce na delovnih mestih (kjer ustvarjajo), kot na sestankih, ki so se sprevrgli v govoričenje.

Velikokrat srečamo ljudi, ki rešujejo določene težave z neznansko lahkoto. Pri njih je razpravljanje izredno optimistično, vedno imajo pri roki stavke, kot so: "To bomo rešili v pol ure, to je najenostavnejša stvar na svetu..." Ponavadi pa na koncu ne storijo ničesar. Nevarni sogovorniki so tudi "sladkobesedneži", ki znajo odlično razpravljati in vedno naredijo dober vtis. Še več, tako so prepričljivi, da v očeh drugih postanejo pomembnejši kot dejstva in podatki. Ker so praviloma visoko na hierarhični lestvici, ponavadi zelo pozno odkrijemo praznost besed in obljub. Zato menim, da so merilo uspešnosti sestanka rezultati po sestankih. Predvsem so nevarne obljube, ki gredo v zapisnik. Zatorej pazite, kaj obljubljate!

Kultura poslovanja seveda ne prenaša take razdelitve dela, po kateri so nekateri izbrani, da samo pridigajo, nimajo pa nobenega znanja in sposobnosti, da bi storili karkoli od tistega, v kar vztrajno prepričujejo druge. Predvsem so to ljudje, ki se z vsem strinjajo. Ne dovolite jim, da vam vsiljujejo svojo tehniko in ne dovolite, da prevzamejo vodenje sestanka. Onemogočite jih lahko le tako, da jim zaupate kako delo, o katerem ponavadi goreče razpravljajo, potem pa njihove zadolžitve zapišite v zapisnik in preverjajte, kako jih opravljajo.

Pasti

* Predvsem dovolite govoriti tudi drugim.

* Pomembno je, kaj boste povedali, ne pa, koliko časa govorite.

* Pazite, da ne obljubite preveč, boljše je, če več stvari res naredite. Na sestankih se včasih porodi veliko zamisli, vendar ponudite samo take, za katere ste prepričani, da jih boste lahko izpeljali.

* Vselej pomnite, da je moč argumentov pomembnejša od moči avtoritete ali položaja, delovne dobe.

* Nikoli ne pozabite Murphyjevega zakona: "Dolžina sestanka narašča s kvadratom števila sestankovalcev.

Nekaj nasvetov

Prostor
Vedno morate preveriti, ali je prostor, ki je namenjen sestanku čist in prezračen, še zlasti če je v istem prostoru pravkar še potekal sestanek; ali je dovolj stolov; ali bodo med odmorom na voljo pepelniki za kadilce; če pa bo sestanek kratek, se nam s tem ni treba ukvarjati. Preveriti moramo, ali je vse pripravljeno, da bodo sestankovalci ob dogovorjeni uri dobili kavo, sok.

Vabila
Vsem povabljenim moramo pravočasno poslati vabila z dnevnim redom in potrebnim dodatnim gradivom. Preden vabilo pošljemo, moramo preveriti, če smo navedli vse potrebne podatke. Za večje, pomembnejše sestanke pošljemo vabilo nekaj dni pred sestankom, povabljencem iz drugi krajev pa tudi do pet dni prej. Če vabilo zahteva, mora povabljenec svoj prihod potrditi, če pa je zadržan, mora imenovati svojega namestnika in o tem obvestiti (obvezno!) sklicatelja sestanka. Namestnik naj bo oseba, ki je po položaju ali strokovnosti najbližje in najbolj enakovredna povabljencu. Če se sestanka tretjina ali več povabljenih ne bo moglo udeležiti, ga prestavimo.

Poslovnik
Na začetku sestanka vsem udeležencem pojasnimo, kako bo potekala razprava in koliko časa ima na voljo vsak razpravljavec. Pri tem moramo upoštevati načelo parlamentarnosti - vsak ima pravico, da v času, ki ga ima na voljo, pojasni svoje mnenje, ne da bi ga kdo prekinjal ali mu segal v besedo.

Zapisnik
Najpozneje dva do tri dni po sestanku moramo vsem udeležencem poslati zapisnik z jasno oblikovanimi sklepi in seznamom sestankovalcev. Zapisnik naj ne bi presegal dveh tipkanih strani, najpomembnejše točke tudi podčrtamo. Dolgih zapisnikov, ki s svojo obsežnostjo vzbujajo strah, nima nihče časa brati.

Kaj pomeni: od posveta do kongresa

Sestanki oziroma srečanja dveh ali več ljudi, ki hočejo na takem posvetu najti najboljšo rešitev za kako poslovno vprašanje ali izboljšati poslovanje nasploh, so lahko različnih oblik. Najpogostejše so:

* posvet je krajši sestanek brez razprave, dveh ali treh ljudi, namenjen rešitvi nkega probblema in dogovoru o nadaljevanju dela,

* sestanki so najpogostejše oblike srečanja večjega števila ljudi. Zahtevajo vnaprejšnjo pripravo, premišljen sistem komuniciranja med samim sestankom in tudi nadzorovanja uresničevanja sprejetih sklepov,

* seje so občasna srečanja vodilnih delavcev (največ do 20 ljudi), na katerih sprejemajo pomembne odločitve glede samega poslovanja podjetja,

* konference in različni shodi so srečanja večjega števila ljudi, strokovnjakov za posamezna področja poslovanja, obseg pa je odvisen od teme, števila ljudi in tudi od strokovne ravni udeležencev,

* simpoziji so množična srečanja, na katerih poslovni ljudje pridobivajo nova znanja in izmenjujejo izkušnje in mnenje,

* kongresi pa so najbolj množična srečanja s poudarjenim družbenim pomenom. Pogosto se prirejajo ob jubilejih ali ko gre za utrjevanje ali ustvarjanje imidža in zlasti ugleda posamezne stroke.