Preveritve pred sestavitvijo izkazov

Računovodja mora med letom poslovne dogodke evidentirati v glavni knjigi na podlagi verodostojnih dokumentov po datumu nastanka, v analitičnih knjigah po vrsti osnovnih sredstev, po ročnosti obveznosti in po naravi stroškov. Možnost nastanka napak ni izključena, zato je priporočljivo pred izdelavo izkazov preveriti, ali so vsi poslovni dogodki prikazani po zahtevah stroke, Slovenskih računovodskih standardov (SRS) in drugih predpisov. Da bi si olajšali delo, vam v tem članku predstavljam kontrolno-analitične postopke po posameznih postavkah bilance stanja in izkaza poslovnega izida, ki vam bodo v pomoč pri sestavi izkazov.   

PPREVERITVE V BILANCI STANJA PO POSAMEZNIH POSTAVKAH 

Neopredmetena dolgoročna sredstva (NDS) 

Kontrolno-analitični postopki NDS se nanašajo na preverbo določenih knjižb, ki se nanašajo na nabavo, gradnjo ali druge načine povečanja NDS, njihovo amortizacijo, izločitev odpisanih, prodanih ali drugačen način odtujenih NDS. Pri NDS se preveri uskladitev podatkov iz registra osnovnih sredstev s konti glavne knjige. Na hitro primerjamo še obračunano amortizacijo s preteklim letom in si poskušamo razložiti, zakaj je prišlo do morebitnih velikih razlik. Pregledamo, ali so bile uporabljene tiste amortizacijske stopnje, ki smo jih sprejeli v preteklosti kot usmeritev v računovodskem pravilniku. Preverimo, ali obstoječa NDS še uporabljamo, in ali med njimi niso izkazane blagovne znamke, ustvarjene znotraj podjetja, ter ali se dolgoročno odloženi stroški prenašajo na stroške po naravnih vrstah. 

Ko sestavljamo bilanco stanja, pazimo, še zlasti če gre za velike zneske, da so predujmi za NDS izkazani med terjatvami.  

Opredmetena osnovna sredstva (OOS) 

Pri OOS so kontrolno-analitični postopki podobni kot pri NDS. Pri OOS je še pomembno, da je pri nabavi zgradb oddvojen del vrednosti, ki se nanaša na vrednost funkcionalnega zemljišča. Za sredstva, ki so trajno izločena iz uporabe, še preverimo, ali je za popravek vrednosti zmanjšana osnova za amortizacijo. Za OOS v gradnji, izkazana za že ustavljene investicije, je treba sestaviti zapisnik in jih odpisati. Pri večjih postavkah stroškov vzdrževanja še preverimo, ali so ti utemeljeno prikazani med stroški in ali bi morali biti usredstveni. Pri pregledih pravilne izbire amortizacijskih stopenj se še prepričamo, da življenjska doba dograditev ni daljša od življenjske dobe glavnega OOS. 

Ko sestavljamo bilanco stanja, pazimo, ravno tako kot pri NDS, da so predujmi za OOS izkazani med terjatvami.  

Dolgoročne (DFN) in kratkoročne finančne naložbe (KFN) 

Pri DFN najprej preverimo, ali so med DFN izkazane tiste naložbe, ki jih podjetje namerava imeti v obdobju, daljšem od enega leta, in ne v posesti za trgovanje, sicer jih prenesemo na KFN. Prav tako so med KFN izkazani kratkoročni deli DFN (torej tisti, ki zapadejo v roku enega leta). Pri posojilih in kreditih preverimo, ali so se pogodbe iztekle, in če so se, je treba zahtevati vračilo, preverimo pa tudi, ali smo obračunali vse obresti, in sicer v pogodbeno dogovorjeni višini. Če imamo depozit pri banki, preverimo stanje in obresti, ki so nam jih obračunali. Preverimo tudi, ali so DFN in KFN, dogovorjene v tujih valutah, pravilno preračunane po srednjih tečajih Banke Slovenije na dan bilance stanja. Tiste tržne DFN in KFN, katerih objavljene kotacije so nižje oziroma višje od knjigovodskih vrednosti, morajo biti prevrednotene, oblikovati moramo tudi popravek vrednosti (kar pomeni, da pri delnicah upoštevamo borzni tečaj, pri obveznicah borzni tečaj in srednji tečaj Banke Slovenije, pri vzajemnih skladih pa vrednost enote premoženja – VEP). Če imamo v bilanci izkazane tiste DFN in KFN, ki niso tržne, poskušamo pridobiti zadostne in zanesljive dokaze, da ne izgubljajo vrednosti (na podlagi objavljenih računovodskih izkazov oziroma se pozanimamo o izidu poslovanja), sicer jih moramo oslabiti in oblikovati popravek vrednosti. Če imamo DFN v odvisnem podjetju, preverimo, ali je delež v pozitivnem oziroma negativnem poslovnem izidu odvisnega podjetja izkazan med prevrednotovalnimi finančnimi prihodki oziroma odhodki (kapitalska metoda). Vedno pa pridobimo izpis stanja na računih vrednostnih papirjev v centralnem registru (izpis KDD) in zadnje obvestilo o prometu s kuponi vzajemnih skladov ter ju primerjamo s knjigovodskim stanjem. 

Zaloge 

Pri preveritvi zalog je najpomembnejše, da se prepričamo, ali so knjiženi vsi dokumenti, predvsem, ali je knjižen prodan, odpisan in neuporaben material. Pri vseh zalogah je tudi pomembno, da med njimi ni negativnih zneskov. Preveriti je treba evidentiranje inventurnih razlik. Kadar pa inventura ni bila opravljena na zadnji dan obdobja, preverimo tudi dokumente o spremembah od datuma inventure do zadnjega obračunskega obdobja. Če je neto vrednost zalog, izkazanih na zalogi, višja od čiste iztržljive cene, se je treba lotiti knjiženja vrednostnega usklajevanja zalog (preverimo na večjih vrednostih materiala in tistih, kjer je večji promet). Pri zalogah materiala še preverimo, ali so zaključeni konti skupine 30 (razen če gre za nabavo, ki je v teku), in ali so usklajeni podatki po prometu in stanju v materialnem in sintetičnem knjigovodstvu.   Pri zalogi izdelkov se prepričamo, da so cene materialov, ki so zajete v ceni, s katero so ovrednoteni proizvodi, skladne s tistimi, s katerimi je ovrednotena zaloga materiala. Pri izdelkih na zalogi še preverimo, da proizvodni stroški niso višji od čiste iztržljive vrednosti oziroma da je knjigovodska cena ustrezno znižana na prodajno ceno. Ko sestavljamo bilanco stanja, pazimo, da so predujmi za zaloge izkazani med zalogami. 

Dolgoročne (DPT) in kratkoročne poslovne terjatve (KPT)

Ravno tako kot pri drugih postavkah preverimo pravilnost preračuna tujih terjatev v tolarje po srednjem tečaju Banke Slovenije. Pri DPT na primer preverimo, ali so med njimi izkazane terjatve iz naslova dolgoročnih kreditov ali pa terjatve iz naslova finančnega najema, kjer je rok plačila nad enim letom. 

Pri KPT pridobimo potrjene IOP za največje kupce po stanju in prometu in raziščemo morebitne razlike. Hkrati še preverimo, ali prejeti predujmi niso izkazani za terjatve do kupcev. Pri terjatvah še primerjamo promet terjatev s prometom prihodkov in obveznosti za DDV. Popravki terjatev naj bi bili oblikovani v pravi višini v skladu z izbrano metodo. Pri terjatvah do države, ki se nanašajo na različne davke in prispevke, je treba z državno ustanovo uskladiti terjatve, ker pogosto prihaja do odstopanj. 

Dobroimetje pri bankah, čeki in gotovina 

Pri denarnih sredstvih naprej preverimo, ali je stanje na transakcijskih računih enako kot na zadnjih izpiskih v letu: če imamo negativno stanje na računu, ta ne sme zmanjševati denarnih sredstev, ampak mora biti stanje izkazano med kratkoročnimi obveznostmi do banke (okvirni kredit). Ravno tako mora biti stanje denarnih sredstev v blagajni enako kot na zadnjem blagajniškem dnevniku v letu. Denarna sredstva v tuji valuti morajo biti prevrednotena po srednjem tečaju Banke Slovenije na dan bilance stanja. 

Kapital 

Pri kapitalu pregledamo vsako sestavino posebej. Pri osnovnem kapitalu se na primer prepričamo, da je kapital v knjigah skladen z izpiskom iz sodnega registra. Pri zakonskih rezervah preverimo, ali so oblikovane v višini 10% osnovnega kapitala, če je bil v preteklih letih oziroma v tem letu izkazan dobiček (čisti dobiček tekočega leta – izguba iz preteklih let = osnova * 5 %, vse dokler ne dosežejo 10 % osnovnega kapitala). Preverimo, ali je izguba iz preteklih let v bilanci stanja pokrita v višini dobička v primeru, da smo ustvarili dobiček. 

Rezervacije 

Pri dolgoročnih rezervacijah, oblikovanih v preteklih letih, primerjamo višino oblikovanih, porabljenih in odpravljenih rezervacij v dokumentaciji, na podlagi katere so bili ti dogodki evidentirani v knjigah družbe. 

Dolgoročne in kratkoročne finančne in poslovne obveznosti 
Pri dolgoročnih obveznostih najprej preverimo usklajenost izkazanih obveznosti s pogodbo (amortizacijski načrt), hkrati pa tudi, ali je kratkoročni del izkazan med kratkoročnimi obveznostmi in ali so vse obveznosti prevrednotene po srednjem tečaju Banke Slovenije.  

Tako kot pri terjatvah so tudi pri obveznostih pomembne uskladitve stanj, tako najpomembnejših domačih in tujih dobaviteljev po prometu in stanju kot tudi tiste, ki so jih poslale banke. Ko pregledujemo zaloge, že ugotavljamo, ali so bile za zadnje prevzemnice materiala knjižene obveznosti, oziroma ali so nabave pravilno razmejene. Pri obrestih preverimo, ali so vse obračunane pravilno in knjižene v skladu s pogodbami (torej da so vračunane tudi obveznosti in odhodki, ki do konca leta še niso izračunani). Preverjamo tudi, ali med obveznostmi do dobaviteljev ni negativnih zneskov, hkrati pa preverjamo tudi ustreznost zapiranja danih predujmov. Pregledamo tudi, ali so blagovni krediti izkazani med poslovnimi in ne med finančnimi obveznostmi. Ko smiselno pregledujemo na primer odprte obveznosti do zaposlenih, so te izkazane običajno v višini decembrskih plač, ravno tako obveznosti za DDV v višini decembrskega obračuna. 

Aktivne (AČR) in pasivne časovne razmejitve (PČR)  Vprašanja, na katera je treba odgovoriti pri preverbi stanj AČR, so:

- Ali so razknjižena začetna stanja (prenesena iz prejšnjega leta) iz kontov 19 na konte stroškov po vrsti, in to na tiste, na katere se nanašajo (to so lahko stroški zavarovanja, najemnin, naročnin ... itd.)?
- Ali so plačane vsote stroškov v tem letu (ki se nanašajo tudi na obdobje naslednjega leta) knjižene na konte skupine 19 in se nanašajo na naslednje leto?

Pri PČR pa je preveritve treba usmeriti na vprašanja:

- Ali obstajajo saldi, ki bi morali biti »zaprti« s prejetimi računi?
- Ali so odloženi prihodki ustvarjeni (na primer vnaprej vračunane obresti, najemnine ..., ki jih je treba v takem razmerju, kot se nanašajo na leto, prenesti med prihodke)?

PREVERITVE V IZKAZU POSLOVNEGA IZIDA 

Večino postavk izkaza poslovnega izida običajno preverimo skozi preverjanje stanj bilance stanja. Če postavka ni izkazana v pravi višini v bilanci stanja, ima to največkrat za posledico nepravilno izkazano postavko izkaza poslovnega izida. 

Pri prihodkih še dodatno preverjamo časovni presek, in sicer tako, da izberemo zadnje fakture v preteklem letu in preverimo, kdaj so bili izdelki oziroma storitve dobavljeni, in pri zadnjih dobavah, ali so bile fakturirane. Preverimo še tiste postavke, ki se s spremembo SRS izkazujejo drugače kot prej, na primer da se priznani finančni popusti kupcem izkazujejo kot zmanjšanje prihodkov od prodaje, ne pa med finančnimi odhodki. Pri podjetjih, ki imajo obrestno mero refinancirano, pa preverjamo, ali so vračunani finančni prihodki za zadnje četrtletje, ki še niso bili nakazani. 

Pri odhodkih lahko še dodatno preverjamo, ali se večja plačila v mesecu januarju naslednjega leta nanašajo na prejšnje leto, logično preverjamo višino stroškov, ki se pojavljajo mesečno ... Ravno tako preverimo, ali so tiste postavke, ki se s spremembo SRS izkazujejo drugače, izkazane pravilno, na primer da odpisi vrednosti niso več izkazani kot izredni odhodki, da so kasaskonti dobaviteljev izkazani kot zmanjšanje proizvajalnih stroškov prodanih vrednosti in ne kot finančni prihodki.