Predstavitve - orodje sodobnega poslovneža

Svoje mnenje, zamisli, izkušnje in znanje, podatke o podjetju, ocene stanja, opise izdelkov, projekte in marsikaj drugega lahko drugim osebam opišemo z besedami. Toda kot pravi pregovor, »slika pove več kot tisoč besed«, diagrami, animacije in video prav tako ali še več. Največ pa seveda povedo premišljene kombinacije vsega tega s spremljajočo ustno razlago, kar običajno imenujemo »predstavitev«.    

Za pripravo predstavitve lahko najamete agencijo ali posameznika, če menite, da jo bodo naredili bolje kot vi. Toda zakaj je ne bi pripravili kar sami? Temu je namenjen tudi tokratni prispevek.

 

Osnovna orodja in oprema  

Priprava je seveda lahko zahtevna, a danes so vam v podjetju običajno že na voljo odlična sredstva, ki vam omogočijo pripravo dobre predstavitve tudi brez dodatnih nakupov ali z enim samim nakupom, denimo projektorja. Za predstavitev zadošča že, če imate programa PowerPoint in  Excel iz pisarniške zbirke Microsoft Office, računalnik in digitalni fotoaparat. Obstajajo tudi specializirani programi, a PowerPoint ponavadi že imamo, v različici za PC ali Macintosh, odvisno od sistema, ki ga uporabljamo. PowerPoint je, mimogrede, lahko obvladljiv in praktično organiziran program. Digitalni fotoaparat, ki ga najbrž že imate, omogoča pripravo fotografij, kar je posebej pomembno, če gre za promocijo izdelkov. Kakovost aparata je odvisna od vaših potreb, a načeloma zadošča kakršenkoli fotoaparat s CCD-tipalom ločljivosti 4 megapike, 3x ali 4x optičnim zumom, bliskavico in USB-priključkom, ki ga imajo danes praktično vsi aparati. Excel potrebujete za morebitno pripravo diagramov, a jih v predstavitvi raje ne uporabljajte preveč.

Scenarij za slike 

Za predstavitev je najpomembnejša zamisel. Natančno morate vedeti, kaj hočete predstaviti in zakaj, ter iz tega narediti smiselno in logično celoto. Dobra mera za dolžino razlage na posamezno sliko je minuta, lahko tudi nekaj več, če vam zadošča manjše število slik. Pri predstavitvi ne pretiravajte v ničemer, zlasti če ste na tem področju pravzaprav amater. Naredite si scenarij s celotnim besedilom, ki ga bo treba vpisati, z idejami za slike, diagrame in druge ilustracije. Vmes izdelujte poskusne predstavitve s PowerPointom (ali drugim tovrstnim programom), da se boste čim več naučili. Fotografirajte tisto, kar boste potrebovali kot ilustracije v predstavitvi. Pripravite diagrame vnaprej, če jih sploh potrebujete, in jih pozneje vključite v predstavitev. Ko boste idejo dodelali in zbrali oziroma pripravili vse potrebno, lahko začnete izdelovati predstavitev, ki jo boste oblikovali hitreje, kot se vam zdi zdaj. Pri pripravi »scenarija« in izdelavi predstavitve poskrbite za dober vrstni red slik. 

Prva slika je praviloma »naslovnica«, ki vsebuje ime predstavitve, podnaslov oziroma pojasnilo teme, ime avtorja, datum in kraj. Morda se vam opomba zdi nepotrebna, a pogosto se dogaja, da predstavitve ne vsebujejo vseh podatkov in jih udeleženci pozneje iščejo po internetu ali zahtevajo od organizatorjev. Druga slika je praviloma jedro predstavitve, njeno glavno sporočilo, ki naj bi pritegnilo pozornost občinstva. Tretja slika običajno vsebuje strukturo predstavitve. Izkušnje kažejo, da sta pozornost in razumevanje poslušalcev večja, če je vsaki sliki dodeljen poseben naslov v skladu z njeno vsebino. Naslov je lahko tudi vprašanje, a v tem primeru morate poskrbeti, da bo na diapozitivu podan tudi odgovor. Ponekod lahko pustite sliko brez odgovora, če nameravate odgovoriti z ustno razlago, česar pa potem ne smete pozabiti, saj bodo poslušalci to opazili. 

Projektor za vse čase 

Za predstavitve smo včasih uporabljali projekcijske naprave − diaprojektorje (za prozorne slike) in episkope (za neprozorne slike). Za podoben namen so rabili tudi filmski projektorji, v manjših prostorih pa tudi videorekorderji in televizorji, za prikazovanje vizualnega gradiva, običajno izdelanega v profesionalnem studiu. Za vizualno manj zahtevna predavanja so zadoščala bolj klasična sredstva, kot so šolske in podobne table za pisanje in risanje. Praktično vse omenjene tehnologije so po svetu še vedno v rabi, zlasti v nerazvitih okoljih, medtem ko jih v razvitih vse hitreje zamenjujejo sodobnejše tehnologije.  

Svojo predstavitev lahko prikažete tudi na monitorju ali televizorju ter celo prenosnem računalniku, če gre za majhen avditorij, kot so denimo udeleženci sestanka. Ponavadi pa je avditorij večji, saj se predstavitve za manjše skupine le redko splačajo, razen če imate za to posebej tehten razlog. Za predstavitve večjim skupinam pa zagotovo potrebujete projektor, s katerim bo vaša predstavitev pridobila bistveno večji doseg, pomen in moč. 

Projektorji so lahko s tekočimi kristali (LCD), z digitalno obdelavo slike (DLP) ali s tekočimi kristali na siliciju (LCoS).  

LCD-projektorji so danes vodilni na trgu po prodaji. Ponujajo »boljšo definicijo barv«, kot se reče, torej več variacij barv in odtenkov. Priljubljeni so tudi zaradi velike prenosnosti, saj najmanjši tehtajo manj kot 2 kg.  

DLP-projektorji so še lažji, a imajo slabšo svetilnost (največ okoli 3000 lumnov, LCD-projektorji pa tudi do 6000 in več). DLP-projektorji s tremi čipi namesto z enim ponujajo med vsemi projektorji najboljšo sliko.  

LCoS-projektorji so svojevrstna kombinacija tehnologij LCD in DLP, z veliko gostoto slikovnih elementov (pikslov ali pik), saj je elektronika vsake pike nameščena pod njo namesto ob njej. Zato so projektorji LCoS brez »pikselizacije«, opaznega razločevanja vsake posamezne pike na sliki.  

Še vedno so v rabi tudi projektorji s katodnimi cevmi (CRT), ki so prepoznavni po treh »ceveh«, najdemo pa jih v starejših dvoranah in šolskih predavalnicah.  

Nasveti za predstavljavce 

Izogibajte se majhnim pisavam: Ne uporabljajte črk, manjših od 24 pik, saj verjetno ne bodo za vse dovolj razločne. 
Uporabljajte ilustracije: Pravimo, da slika pove več kot tisoč besed. Zato poskusite narediti svojo razlago v slikah, s čim manj besedila. Pojasnila boste podali ustno, za vsako sliko posebej. 
Občinstvo je pred vami: Zmeraj govorite poslušalcem, nikoli v smeri zaslona. 
Ne motite projekcije: Če želite pokazati na podrobnost na sliki, tega ne storite tako, da se postavite med projektor in platno in pokažete z roko, saj tako motite pogled na sliko. Podrobnost lahko opišete z besedami. Če je nujno, uporabite laserski kazalec, s katerim lahko od daleč označite ali obkrožite podrobnost (glej naslednjo opombo). Boljše bo, če podrobnost v predstavitvi prikažete na posebni, naslednji sliki, s katere lahko nadaljujete ali se vrnete korak nazaj, na osnovno sliko. 
Izogibajte se laserju: Laserski kazalec uporabite samo, če nimate druge rešitve. Po sodbi izkušenih predavateljev je namreč uporaba kazalcev moteča za vsaj tretjino poslušalcev. Tudi umirjen predavatelj težko nadzoruje laserski kazalec tako, da žarek premika povsem enakomerno. Če pa ima tremo, bodo lahko vsi opazili trepetanje žarka. Samo zares izkušeni predavatelji lahko držijo napravo v rokah, ne da bi se z njo igrali – jo vrteli, premetavali iz roke v roko ali pritiskali stikalo (nenadzorovan laserski žarek je lahko nevaren za oči). 
Opazujte slike: Predavatelj mora vsako sliko hitro pogledati na platnu ali zaslonu računalnika da se prepriča, ali je slika prava. Neujemanje razlage in slike jemlje čas časa in moti občinstvo. 
Upravljajte čas: Vnaprej določite časovni potek predavanja in ga sproti nadzirajte. Vnaprej se odločite bodisi za časovne orientacijske točke bodisi za povprečno trajanje prikaza vsake slike, tako da v vsakem trenutku veste, koliko časa in koliko slik imate do konca. Predstavitve se ne da krajšati drugače kot s »preletavanjem« posameznih slik, kar pusti slab vtis, da ne obvladate ritma ali celo teme, pokvari logičen potek predstavitve in morda tudi sugerira, da je predstavitev pravzaprav namenjena drugim poslušalcem. Kakorkoli že, tako skrajšana predstavitev bo delovala neprofesionalno. Ne pozabite, da se udeleženci nikoli ne pritožujejo nad kratko predstavitvijo, nad predolgo pa zelo pogosto. 
Ohranite jedro predstavitve: Poskrbite, da bo v vaši predstavitvi ohranjeno ključno sporočilo, ki mu je vse drugo podrejeno osnovnem oziroma z njim usklajeno. Zaželeno je, da jedro oziroma sporočilo poudarite tudi s posebno sliko, tako na začetku kot tudi na koncu. 
Ne pretiravajte z besedilom: Dobra mera za besedilo na sliki je 23 do 25 besed.  
Občasno »presekajte« projekcijo: Čeprav tako za trenutek pokvarite projekcijo, ima »sekanje« dvojno vlogo: pri tem lahko spremenite svoj položaj v sobi, tako da vas drugi bolje vidijo; hitra sprememba razmer pomaga, da se poslušalci »zbudijo« in se poveča njihova pozornost.  
Ne uporabljajte »striptiza« vrstic: Postopno izpisovanje vrstic na zaslonu oziroma platnu, ki ga je znani ameriški predavatelj poimenoval kar »striptiz«, je za poslušalce pravzaprav dolgočasno in utrujajoče. Če bo na sliki na koncu skupaj izpisanih 10 vrstic, bo poslušalec pri vsakem izpisu moral pogledati v platno, prebrati besedilo in spet pogledati v vas. Dvajset ali več premikov pogleda za eno samo sliko je preveč, zato se temu izognite. Če pa menite, da bi hkraten prikaz besedila zmanjšal pozornost občinstva na vrstice in vašo razlago, spremenite način razlage ali vsebino.

Zapovedi in prepovedi 

ZMERAJ naredite naslednje:
1. Preglejte svojo predstavitev večkrat, da si jo čim bolje zapomnite.

2. Vadite predvajanje predstavitve in podajanje razlage.
3. Delujte profesionalno, kot oseba, ki obvlada tako predstavitev kot tudi tematiko.
4. Jasno razlagajte svoje mnenje in cilje.
5. Govorite razumljivo in v premišljenem ritmu (s priporočeno hitrostjo ene »slike« v minuti).

6. Pojasnite pomembne podatke v slikah in tabelah, ki jih uporabljate.
7. Navedite ustrezne reference in razločite svoje delo od uporabljenih tujih virov.
8. Trudite se imeti kar več vizualnih stikov z občinstvom.

9. Sklenite predstavitev z razlago, ki povzema osnovne postavke vaše predstavitve. 

NIKOLI ne naredite naslednjega:
1. S pripravami čakate do zadnjega trenutka.
2. Slike naredite kar najbolj zapletene – z zamotanimi prikazi, velikimi preglednicami in risbami v Picassovem slogu.
3. Svoje poročilo berete iz zapiskov ali neposredno z diapozitivov.
4. Med govorjenjem delate odvečne kretnje, kot so igranje s kazalno napravo, nihanje telesa, dotikanje nosu in podobno.

5. Govorite kar se da hitro (češ da je čas denar), pretiho ali preglasno, enolično ali mrmrajoče.
6. Govorite v smeri ene osebe ali zaslona.
7. Ste panični, namesto da bi bili mirni in osredotočeni na temo, četudi neradi govorite javno.
8. Pretiravate s šalami.