Pravice posameznikov, katerih podatke vsebuje zbirka osebnih podatkov vašega podjetja

Pri trženju svojih izdelkov si v podjetjih pogosto pomagate z zbirkami podatkov, ki praviloma vsebujejo številne osebne podatke posameznikov. Zmotno je prepričanje, da lahko take podatkovne zbirke podjetje prosto kreira in obdeluje.  

Zakon o varstvu osebnih podatkov je vzpostavil dokaj natančna pravila, ki jih morajo upoštevati gospodarske družbe ali samostojni podjetniki posamezniki, ki želijo vzpostaviti in obdelovati zbirke osebnih podatkov fizičnih oseb. Pomembno je, da posameznikom, katerih osebne podatke posedujete, omogočate uveljavljati vse pravice, ki jim po zakonu pripadajo.  

Najprej je potrebno upoštevati nekaj osnovnih pravil glede samega zbiranja in obdelave osebnih podatkov (pri tem izrecno poudarjamo, da ne gre za vsa pravila, ki so opredeljena v Zakonu o varstvu osebnih podatkov, pač pa le za nekatere ključna):
- Osebni podatki se zbirajo neposredno od posameznika.
- Obdelava osebnih podatkov je dovoljena samo v primeru, ko obstaja izrecno pisno soglasje posameznika za obdelavo takih podatkov.

- Posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo, mora biti pisno seznanjen z namenom obdelave podatkov in še posebej z namenom njihove uporabe in s časom shranjevanja teh podatkov. 

Kot upravljavec zbirke osebnih podatkov morate upoštevati, da imajo posamezniki, katerih osebne podatke zbirate in obdelujete, določene pravice. Tako morate kot upravljavec zbirke osebnih podatkov na zahtevo posameznika:
- posamezniku omogočiti vpogled v katalog podatkov, vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje;
- posamezniku posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;

- posamezniku posredovati seznam tistih, katerim so bili v določenem obdobju posredovani osebni podatki, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;
- posamezniku omogočiti vpogled v vire, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka podatkov in metodo obdelave kataloga osebnih podatkov. 

Kot upravljavec zbirke osebnih podatkov morate na zahtevo posameznika tudi:
- dopolniti ali popraviti osebne podatke, za katere se ugotovi, da so nepopolni, netočni ali neažurni;
- izbrisati osebne podatke, za katere posameznik dokaže, da so bili zbrani v nasprotju z določbami tega zakona. 

 

- naziv zbirke osebnih podatkov,
- upravljavca zbirke osebnih podatkov in njegov sedež,
- pravno podlago vzpostavitve zbirke osebnih podatkov,

- kategorije posameznikov,
- vrste osebnih podatkov, shranjenih v zbirki osebnih podatkov,
- pravno podlago za zbiranje osebnih podatkov,
- način zbiranja osebnih podatkov,
- namen zbiranja, obdelave, shranjevanja in uporabe osebnih podatkov ter pravno podlago namena,

- čas shranjevanja in uporabe osebnih podatkov,
- omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov in pravno podlago omejitev,
- uporabnike osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov,
- dejstvo ali se osebni podatki iznašajo iz države, kam, komu in pravno podlago iznosa,
- opis zavarovanja. 

 

Upravljavci zbirke osebnih podatkov morate posredovati določene podatke iz kataloga ministrstvu, pristojnemu za varstvo osebnih podatkov in sicer najmanj 15 dni pred vzpostavitvijo zbirke osebnih podatkov ali pred vnosom nove vrste osebnih podatkov ter mu posredovati tudi spremembe podatkov, ki se prijavljajo. 

Zakon o varstvu osebnih podatkov (UL RS 59/99)