Potni stroški zastopnikov na terenu

Pisanje potnih nalogov in vse, kar je z njimi povezano, podjetjem in s.p.-jem (1) (predvsem tistim, ki svoje izdelke, trgovsko blago ali storitve prodajajo prek svojih zastopnikov na terenu) vsakodnevno povzroča veliko dela, predvsem »papirologije«, kot sami imenujejo to delo. Hkrati z delom se postavljajo tudi vprašanja, kot so:

• Kateri potni nalog (obrazec) je pravi?
• Ali smo potni nalog pravilno izpolnili?
• Ali res moramo za vsak dan posebej izdati potni nalog?
• Katera dokazila moramo priložiti, da dokažemo opravljeno pot? (2)
• Ali obstaja način, da bi nam bili potni stroški priznani »pavšalno«?

V nadaljevanju predstavljam zakonsko podlago za izdajo »potnega naloga«, njegove obvezne sestavine, praktične napotke za dokazovanje opravljene službene poti, svoje mnenje glede izdajanja dnevnega, tedenskega ali mesečnega potnega naloga in tako naprej. 

V skladu s 130. členom Zakona o delovnih razmerjih mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju.

Osnova za izplačilo je potni nalog, na osnovi katerega je izpeljan obračun potnih stroškov, skupaj pa sestavljata listino, na podlagi katere podjetje ali samostojni podjetnik navedene stroške vnese (vknjiži) v svoje poslovne knjige. Glede »davčnega« priznavanja navedenih stroškov je pomembno, da se vnos v poslovne knjige opravi na podlagi verodostojne knjigovodske listine (3) v skladu s SRS (4) 21. V nasprotju z navedenim družba (zavezanec za dohodek iz dejavnosti) v primeru inšpekcijskega pregleda ne plača samo dodatnega davka od dohodka pravnih oseb (dohodnine), ampak se izplačila potnih stroškov zaposlenim prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja, kar pomeni, da se po eni strani dodatno obdavči družbo, po drugi strani pa se uvede obnova postopka odmere dohodnine pri zaposlenih.