Poslovnoinformacijski sistemi za podjetja. Virtuoz

Podjetje MIT inženiring je začelo poslovati leta 1988. Nastalo je iz skupine inovatorjev. Specializirali so se za razvoj, uvajanje ter vzdrževanje in podporo poslovnih informacijskih rešitev. V ponudbi imajo tri programske pakete, ki pokrivajo celoten spekter podjetij tako po zahtevnosti poslovanja kot po velikosti in obsegu poslovanja. Za najzahtevnejša okolja ponujajo programsko rešitev Orkester. Razvili so jo z Microsoftovim orodjem Visual FoxPro. Okolje je odjemalec/strežnik, program za zbirko podatkov pa Microsoft SQL. Za srednje velika podjetja je najprimernejša rešitev Dirigent, ki deluje na relacijski zbirki Visual FoxPro. Za manjša podjetja in računovodske servise pa je podjetje Mit inženiring razvilo programski produkt Virtuoz, ki si ga bomo tudi natančneje ogledali.

Namestitev

Namestitev Virtuoza je potekala brez zapletov. Motilo pa me je, da se po vstavitvi CD-ja v enoto namestitev ne zažene samodejno. Treba je pognati Raziskovalca in ročno zagnati namestitev s klikom na Setup. V podjetju MIT inženiring so mi zagotovili, da samodejni zagon običajno deluje tako, in da je verjetno težava v mojem osebnem računalniku. Na CD-ju, ki sem ga dobil, niti ni datoteke autorun.inf, morda pa zadeva zato ne deluje? Poleg CD-ja sem prejel tudi disketo z nastavitvami. Lahko bi ji rekli tudi aktivacijska disketa, saj z njo aktiviramo vse tiste module, ki smo jih kupili. Vsi vemo, da je precej težav z disketami, zato me čudi, da še vedno vztrajajo pri disketah. O tem sem se tudi pozanimal, saj namestitev Virtuoza išče nastavitvene datoteke najprej na CD-ju, šele nato na disketi?! Odgovor je bil, da nekaterim strankam pošljejo ustrezne datoteke tudi prek elektronske pošte. CD-je pa pripravijo enotno, potem pa je od stranke do stranke odvisno, katere module kupi. Na osnovi tega potem pripravijo disketo za vsako stranko posebej. Mislim, da bi si resno podjetje lahko privoščilo strošek nekaj dodatnih CD-jev in pripravilo nekaj različnih paketov Virtuoza z najpogostejšimi moduli kar na CD-ju. Strošek ne bi bil previsok, vtis pa bi bil povsem drugačen.
Po vstavitvi aktivacijske diskete so se namestili vsi moduli in že lahko začnemo delo. Torej, namestitev je potekala brez težav in vse je delovalo.
Moram poudariti, da sem prejel tudi podrobno izdelana navodila za namestitev, vendar sem jih pogledal šele pozneje, saj nas bistri vodnik vodi skozi celoten postopek namestitve.

Značilnosti

Že ob zagonu Virtuoza opazimo, da je ta program nekaj posebnega, saj ne zaženemo zgolj enega programa, v katerem najdemo vse module, temveč vsak modul posebej. Tak prijem ima svoje prednosti in slabosti. Velika prednost je v tem, da posameznik dela le z modulom, za katerega je šolan. Do drugih modulov pa nima dostopa, saj moramo ob zagonu vsakega od njih vsakič znova vnesti geslo. Slabost take rešitve pa je v tem, da več odprtih modulov precej obremeni osebni računalnik. Vsekakor je koncept nekaj posebnega, kar pa ne pomeni, da je slab, je zgolj drugačen. Stvar navade.

Prodaja

Programsko so podprte vse dejavnosti, od priprave splošnih prodajnih podatkov (ceniki, pogodbe ....), prvih stikov s kupci (ponudbe, predračuni), obdelave in spremljanja naročil do njihove realizacije ter prenosa ustreznih podatkov v finančno računovodski podsistem. Poslovne dogodke prodajnega poslovnega podsistema pokriva kar nekaj programskih paketov. Najprej je tu Vodenje prodaje, ki je namenjen predvsem prodajnim referentom in komercialistom. Pokriva vse dogodke, od prvega stika s stranko do vnosa naročila, na osnovi katerega se samodejno izdela dobavnica. Naslednji paket je Blagovno knjigovodstvo in Knjigovodstvo proizvodov. Paketa sta namenjena skladiščnikom, odpremi in knjigovodstvu. Knjigovodstvo proizvodov pokriva vse dogodke v skladišču izdelkov, Blagovno knjigovodstvo pa je namenjeno spremljanju blaga. Fakturiranje pokriva področje izstavljanja računov, ki jih lahko vnašamo posebej, še zlasti pride prav pri dobropisih in računih za storitve. Računi za izdelke pa se ne vnašajo, saj se izstavljajo samodejno na osnovi dobavnice ali naročila. Dobavnice lahko tudi združujemo v eno samo fakturo. Na koncu naj omenimo še dodatna modula za Zunanjo trgovino – izvoz, ki zagotavljata podporo izvozu ne glede ali gre za lasten izvoz ali izvoz preko posrednika.

Proizvodnja

Proizvodnja pokriva vsa pomembnejša opravila, od prenosa naročila iz prodaje do prejema izdelka v skladišče in nazaj. Omogočeno je izstavljanje in prenašanje pripravljenih podatkov iz naročil preko nalogov za izdelavo na delovni nalog in prejem proizvedenega v skladišče. Modul Tehnološki postopki in kosovnice je namenjen osebju v razvoju. Rabi tehnološki pripravi dela in analitikom za prvo oceno stroškov. Normativi se določajo na osnovi predvidene porabe materialov v kosovnicah. Modul Predkalkulacije uporabljajo v računovodstvu, razvoju, tehnološki pripravi dela in prodaji. Na osnovi predkalkulacije se sprejemajo odločitve v podjetju. Pri izdelavi kalkulacije je upoštevana poleg materialov tudi uporaba delovnih strojev. Modul Delovni nalogi zagotavlja pripravo dokumentacije in nadzor proizvodnih funkcij. Normativi se iz prototipov prenesejo na delovni nalog. Izjemni primeri se rešujejo posebej. Delovni nalog se nato vodi skozi različne statuse od priprave preko nadzora proizvodnje do zaključka. Delovni nalog se zapre samodejno, ko izdelek vstopi v skladišče. Modul Planiranje skrbi za plan, ki se lahko sestavlja neodvisno od delovnih nalogov. Normativi so podlaga za izračun potreb materialov in zmogljivosti. Izračunamo lahko tudi finančne ocene vrednosti načrtovanih izdelkov in ocenimo stroške za nabavo potrebnih materialov. Službe lahko med seboj uskladijo načrt in korigirajo posamezne postavke in šele nato se izdela delovni nalog. Modul Spremljanje proizvodnje omogoča dvonivojsko spremljanje proizvodnje. Na spodnjem nivoju spremljamo realizacijo polizdelkov in porabo materiala. Na zgornjem nivoju pa spremljamo opravljeno delo po delovnih operacijah. Spremljamo lahko opravljeno delo po urah, zasledujemo doseženo kakovost in spremljamo neuspelo proizvodnjo. Ugotavljamo lahko vzroke za neuspelo proizvodnjo in ugotavljamo povzročitelje težav in seveda pripravimo podatke za plače. Ti podatki so osnova tudi za obračun delovnega naloga. Tako smo prišli do zadnjega modula proizvodnje, to je Obračun proizvodnje. Na osnovi zgoraj omenjenega modula, v katerem spremljamo proizvodnjo, obračunamo delovni nalog in dodamo še komponento opravljenega dela po operacijah.

Nabava

Nabava je povezana z nabavo materiala in blaga. Evidentirajo se vsi dogodki od prvih stikov z dobavitelji do prevzema, skladiščenja in porabe materiala. Prek elektronske pošte je možna izmenjava podatkov (naročilnice, ceniki) z dobavitelji. Modul Vodenje nabave pokriva vse dogodke, ki so povezani z nabavo materiala do priprave prevzema. Modul je namenjen nabavnim referentom. V veliko pomoč je že cela kopica vnaprej pripravljenih vzorcev pogodb, naročilnic, cenikov in podobno. Modul Materialno knjigovodstvo je namenjen skladiščnikom za obdelavo dogodkov, ki so povezani s prevzemom materiala, prenosom materiala in njegovo porabo. Skladiščnikom ni treba vnašati knjigovodskih podatkov. Prevzemnico ovrednoti materialni knjigovodja, drugo pa se ovrednoti samodejno na osnovi predpisanih pravil posameznega podjetja. Tako so vsa poročila za glavno knjigo izdelana samodejno. Modul Nabavne kalkulacije obračunava in izračunava nabavne cene. Njegova uporabnost se izkaže pri artiklih, ki jih uvažamo, saj je v tem primeru cena sestavljena iz več komponent (dobaviteljeva cena, carina, špediterski stroški, zavarovanje, provizija ...). Vsi zneski se vnašajo tako, kot so napisani na posameznih dokumentih. Modul nato zneske razbije po ključih in jih porazdeli na posamezne pozicije.

Računovodstvo

V osnovi se deli na glavno knjigo in preostala pomožna knjigovodstva. Večina dogodkov je zajeta v pomožnih knjigovodstvih, ki glavni knjigi pošiljajo le temeljnice. Računovodski del ima poleg Glavne knjige, ki skrbi za temeljnice, še modul za Plačilni promet, v katerem se pripravljajo plačilni nalogi. Podpira tudi standard XML, ki ga podpirajo tudi banke. Preostali moduli so še Saldakonti kupcev in dobaviteljev, ki skrbi za terjatve in obveznosti. Z modulom Zajem prejetih faktur spremljamo prejete fakture v podjetju. Modul Osnovna sredstva rabi za pregled osnovnih sredstev v podjetju. S tem modulom načrtouemo amortizacijo in obračunavamo revalorizacija. V modulu Obračun obresti j obračunavamo najrazličnejše zamudne bančne ali kreditne obresti. V modulu Potni stroški poteka obračun internih potnih stroškov. V modulu Blagajniško poslovanje vodimo blagajniški dnevnik prejemkov in izdatkov.

Povzetek

Programski paket Virtuoz je namenjen celoviti informacijski podpori poslovanja v manjših podjetjih s trgovsko, storitveno ali proizvodno dejavnostjo. Primeren je tudi za računovodske servise. Paket pa nikakor ni primeren za najmanjše podjetnike, ki imajo manj kot pet zaposlenih. Logika programa je prenesena od večjega brata Dirigent. Nikakor si ne znam predstavljati računalniško neizobraženega podjetnika, da bi klikal in se sprehajal kar med devetimi programi finančno-računovodskega podsistema. Zdelo bi se mi nekako logično, da bi vse te programe združil v enega. Je pa po drugi strani res, da je v večjih podjetjih, v katerih je v računovodstvu zaposlenih več ljudi in je njihovo delo porazdeljeno, taka razdelitev upravičena. V tem primeru ima podjetje zaposlenega, ki skrbi samo za blagajno ali samo za glavno knjigo. To pa praviloma niso mala podjetja, temveč že nekoliko večja.

Na spletni strani Virtuoza ( http://www.mit-ing.si/virtuoz) lahko najdemo in si prenesemo tudi vaje, s katerimi bo delo s programom lažje, saj uporaba ni tako prijazna, kot bi morda pričakovali. Zato upam, da bodo program popravili, da bo bolj intuitiven in uporabniku prijaznejši. Želeli bi si več spustnih menijev in pomoči pri vnosu posameznih parametrov.