Poslovnoinformacijski sistemi za podjetja. Hermes Enterprise

Podjetje Hermes informacijski sistemi, ki je bilo ustanovljeno leta 1990, se ukvarja s proizvodnjo programske opreme. V svoji ponudbi ima tri programske pakete. Razlikujejo se po namembnost glede na velikost in obseg podjetja.

Najmanjši paket izmed treh je Hermes Podjetnik, ki je namenjen obrtnikom in samostojnim podjetnikom, ki vodijo enostavno knjigovodstvo.

Naslednji programski paket, ki je namenjen podjetjem in samostojnim podjetnikom, ki vodijo knjige po sistemu dvostavnega knjigovodstva je Hermes PIS (Poslovni Informacijski Sistem).

Zadnji in najobsežnejši paket, ki smo si ga ogledali tudi mi, je programski paket Hermes Enterprise. Zgrajen je modularno, da ga lažje prilagodimo specifičnim zahtevam posameznih podjetij, poleg tega pa lahko raste z zahtevami podjetja. Posamezne module lahko dokupujemo poljubno po potrebi. Vsakega posebej pa moramo registrirati. Vsi trije izmed naštetih programskih paketov so primerni tudi za računovodske servise, saj lahko z vsakim izmed njih lahko hkrati vodimo večje število podjetij.

Namestitev in delovanje programa

Namestitev programa poteka samodejno s pomočjo bistrega vodnika. Po končani namestitvi je program pripravljen za nadaljnje delo. Ob prvem zagonu nas program opozori, da moramo izbrati oziroma določiti novo podjetje in določiti vsa gesla za uporabnike.

V vseh izpisnih modulih programa je dodana možnost pregleda izpisa pred tiskanjem. Posamezne strani izpisa lahko shranimo v obliki TXT (navadno besedilo) ali WMF (Windows Metafile Format), celoten izpis pa lahko shranimo v obliki navadnega besedila. Določeni pregledi podatkov omogočajo izvoz podatkov v Microsoftovem Excelu.

Glavna knjiga s saldakonti

Vključuje finančno računovodstvo, saldakonte in davčne evidence. Evidenco poslovanja lahko vodimo po stroškovnih mestih, sestavlja pa jo pet sklopov:

• Matični podatki ? tukaj urejamo šifrante za ta modul. Urejamo jih na ravni matičnih podatkov ali pa sproti med knjiženjem, ko je potrebno popravljanje podatkov. Vsi moduli uporabljajo iste šifrante, zato je potreben samo enkraten vnos, na primer poslovnega partnerja v poljubnem modulu. Urejamo lahko tudi različne podloge za izpise (opomini, tožbe, obrazci IOP). Isto velja za kontni plan, kije sicer že vnesen, vendar ga lahko uporabnik poljubno prilagodi svojim potrebam.
• Glavna knjiga ? vtem sklopu izvajamo knjiženje (ročno in knjiženje elektronskih temeljnic iz drugih delov programa in bančnih izpiskov, samodejno knjiženje tečajnih razlik). Vsak dokument moramo knjižiti samo enkrat, saj se samodejno pripravijo vse evidence, ki so potrebne v nadaljnjih fazah (priprava virmanov, obračun DDV). Virmani se torej pripravijo samodejno, pozneje pa jih lahko natisnemo ali pa pripravimo datoteko za prenos prek interneta (ProKlik, APP, TKDIS).
• Z določanjem kriterijev lahko naredimo različne izpise (stanje poslovnih partnerjev, opomini, predlogi za kompenzacijo). V tem delu prav tako obdelamo rezultate po stroškovnih mestih (OBOL).
• Obdobna poročila ? sklop za obračun DDV.
• Poročila na tiskalnik - sklop za tiskanje poročil, ki so namenjena predvsem analizam, s katerimi lahko spremljamo pričakovane prilive in odlive v določenem obdobju, zamude pri plačilih in podobno.
• Nastavitve ? tukaj določimo davčno obdobje, tipe temeljnic, ki naj jih program upošteva pri posameznem izpisu (knjiga izdanih in prejetih računov), kontne skupine, za obračun DDV in podobno.

Bilančna poročila

Ta modul je tesno povezan z modulom Glavna knjiga. Omogoča nam samodejno pripravo bilanc in izkazov.. Izberemo tip izkaza, ki ga želimo pripraviti, in sprožimo obdelavo, ki pripravi izpis. Nekaj najpogostejših izkazov je že pripravljenih, predlogo za druge pa lahko uporabnik pripravi sam.

Zamudne obresti

Ta modul je povezan z Glavno knjigo, lahko pa ga uporabljamo tudi samostojno. Če uporabljamo povezavo z glavno knjigo, moramo določiti le partnerja, časovno obdobje ter tip obrestne mere. Po sprožitvi obračuna dobimo na ogled izpis za vse partnerje, ki ustrezajo postavljenim pogojem. Če želimo, lahko izračunane obresti knjižimo v glavni knjigi ali pa tudi ne.
Obresti pa lahko obračunavamo tudi neodvisno od glavne knjige (Posamičen obračun). V tem primeru vnesemo vsak obrestni primer (znesek, obdobje) in spet sprožimo obračun). Primeren je za izračun različnih anuitet za dane ali prejete kredite in podobno.

Gotovinska blagajna

Modul lahko deluje popolnoma neodvisno od drugih modulov znotraj paketa Hermes. Namenjen je vnosu prejemkov in izdatkov iz gotovinske blagajne podjetja. Na koncu program naredi še dnevnik knjiženja. Določimo lahko več različnih plačilnih sredstev in vodimo blagajno za vsakega izmed njih. Prejemke in izdatke lahko samodejno knjižimo v glavno knjigo.

Fakturiranje

Postavke vsake fakture lahko vnašamo ročno, neposredno iz skladišča ali prek dobavnic. Dobavnice so vezane na modul Materialno poslovanje. Če blago izdamo iz skladišča in naredimo dobavnico, bo ta dobavnica čakala na seznamu dobavnic v modulu fakturiranje. Ko želimo narediti fakturo, enostavno izberemo želeno dobavnico.. Vsi artikli se pojavijo na fakturi.
Za šifro blaga, ki jo potrebujemo na fakturi, pritisnemo tipko Enter in odpre se nam šifrant blaga, v katerem potem najdemo ustreznega (z vsako črko ali številko, ki jo vtipkamo, smo bližje artiklu, ki ga iščemo). Podatki o blagu se nam izpišejo, nato pa jih lahko popravimo ali potrdimo. Tudi ceno nam program ponudi, a jo lahko po potrebi popravimo. Postavljene imamo lahko tudi cenike za posamezne kupce. V tem primeru bo program potegnil ceno iz cenika. Tudi rabat lahko določimo bodisi na ravni kupca bodisi artikla.
Tretji način vnosa je ročni.. Namenjen je za storitve in podobno. Vse podatke v tem primeru vnesemo ročno.

Materialno poslovanje

Ta modul je precej obsežen. Omogoča vodenje zalog po različnih skladiščih (do 9999). Vsakemu izdelku lahko določimo tudi kosovnico materiala, ki ga lahko beremo tudi s pomočjo črtne kode. Modul rabi za knjiženje prejemov, izdaj, preskladiščenja in podobno. Na voljo so nam različne materialne kartice (finančna, blagovna, kombinirana). Porabo pa lahko spremljamo tudi po stroškovnih mestih. Razpisujemo lahko tudi delovne naloge, ki so namenjeni proizvodnji za daljši čas. Porabo lahko spremljamo po vsakem delovnem nalogu. Možne so tudi druge analize po delovnem nalogu. Tako lahko izračunamo lastno ceno posameznega proizvoda na podlagi stroškov, ki se nanj nanašajo, spremljamo lahko zahtevano količino materiala za izbran obseg proizvodnje, pregledujemo dokončanost nalogov, analiziramo dokončanost nalogov po izvajalcu.

Modul podpira izvedbo inventure. Po inventuri program pripravi izpis viškov in mankov. Na koncu sprožimo avtomatiko, ki knjiži inventuro.

Na voljo je veliko različnih analiz, ki so uporabne predvsem za managerje v podjetju. Spremljamo lahko promet po artiklih, blagovnih skupinah, kupcih, potnikih, dobaviteljih. Na voljo imamo tudi različna poročila o zalogah. Določene analize je možno izvoziti tudi v Excel, kjer jih lahko uporabnik dodatno obdeluje po lastnih željah. Zanimiva je tudi priprava podatkov za analizo OLAP. To pomeni, da lahko v Excelu s pomočjo vrtilne tabele izvajamo najrazličnejše analize, po lastni želji, podatke pa dobimo iz skladišča podatkov, ki ga prej pripravimo.

Evidenca naročil

Veže se na modul Fakturiranje. V tem modulu lahko izdelamo naročila kupcev in naročila dobaviteljem. Program izdela rezervacije blaga in vodi sprotno evidenco razpoložljivih količin. Če določenih artiklov nimamo na zalogi, lahko potrdimo del naročila in nato izdelamo fakturo samo za ta del naročila. Preostali del naročila (nedobavljeni artikli) pa preslikamo v novo naročilo, starega pa zbrišemo. Iz vsakega naročila lahko torej samodejno izdelamo fakturo.
Naročila kupcev je možno sprejemati tudi prek elektronske pošte, kar uporabljajo podjetja s potniki, ki naročila pobirajo na terenu pri kupcih in jih dnevno večkrat pošiljajo na sedež podjetja.

Trgovske kalkulacije

Gre za prejeme blaga na skladišče na podlagi dobavnic.. Kalkulacijo lahko gradimo, tako da vnesemo vse stroške, ki se nanašajo na posamezno dobavo, program pa nam odvisno od teh izračuna našo prodajno ceno. Ceno lahko torej gradimo ali pa jo fiksiramo (določimo maloprodajno ali veleprodajno ceno, program pa v obratni smeri izračuna maržo).

POS blagajna

Gre za standardno trgovinsko blagajno (maloprodaja). Podpira do 15 prodajnih mest. Omogoča tudi uporabo prikazovalnika za kupca.

Carinske evidence

Ta modul je namenjen vodenju carinskega skladišča tipa D. Vključuje prejeme na carinsko skladišče (vezano na materialno poslovanje). Ob izdajah samodejno izdela vse zahtevane evidence. Izdajo vrši po metodi FIFO (First In First Out - prvi noter - prvi ven). Vsem izdanim artiklom prilepi ustrezni ECL. Za vsak dokument, prek katerega se je vršila prodaja iz carinskega skladišča, lahko izberemo, na katero obračunsko fakturo sodi. Obračunska faktura je razdeljena po dobaviteljih, znotraj tega pa še po carinskih tarifah. Program sam pripravi vse temeljnice vhodov in izhodov.

Osebni dohodki

Pri osebnih dohodkih mora uporabnik določiti mesec obračuna, šele nato lahko začne obračun plač. Vsakemu delavcu moramo določiti vrsto del, ki mu za posamezen mesec pripadajo (izbiramo iz šifranta vrst del). Ko so ure vnesene , sprožimo obračun. poleg njega pa se pripravijo tudi vse potrebne evidence (virmani, REK1 …). Virmane lahko natisnemo ali pripravimo datoteko za prenos po internetu.

Osnovna sredstva

Vsebuje standarden register osnovnih sredstev, kamor vnesemo vse osnovne podatke o osnovnem sredstvu. Potreben je tudi vnos revalorizacijskih stopenj. Ko je register vnesen, lahko sprožimo obračun osnovnih sredstev. Program sam izračuna amortizacijo, revalorizacijo in pripravi ustrezna poročila. Ob koncu vsakega leta naredimo prenos osnovnih sredstev, tako da imamo v podatkih pravilne revalorizirane vrednosti, ki so osnova za obračun v naslednjem letu. Ta prenos je samodejen. Določiti moramo samo leto prenosa.

Kadrovski sistem

To je evidenca podatkov o zaposlenih v povezavi z obračunom plač, kjer določimo poklic, delovno mesto, razpored za vsakega delavca in vodimo evidenco o dopustih družinskih članih disciplinskih ukrepih in podobno.

Potni nalogi

Modul je namenjen vodenju evidence potnih nalogov in njihovem obračunu. Obračun je samodejen na podlagi vnesenih ur. Na koncu dobimo zbirna poročila, ki nam omogočajo knjiženje v poslovne knjige.

Avtorski honorarji in pogodbeno delo

Ta modul je namenjen obračunu izplačil avtorskih honorarjev in pogodbenemu delu. Uporaben je tudi za obračun najemnin in podobno. Pomembno je, da opredelimo vrsto pogodbe. Program izračuna vse prispevke in dohodnino za posameznega delavca. Program pripravi tudi vsa poročila, ki sodijo zraven. Spet je možen izvoz virmanov, prav tako pa program omogoča samodejno pripravo podatkov za dohodnino (letno).

Vtisi

S programom nisem imel večjih težav, saj je delo z njim zelo preprosto in intuitivno. Preizkusil sem ga z Windows 98, 2000 in XP. V vseh primerih se je obnašal enako stabilno. Večjih pripomb nimam, saj je tisto, kar sem lahko preizkusil delovalo. Vseh modulov pa iz razumljivih razlogov nisem mogel preizkusiti (POS blagajna).