Poslovni sestanki - strategija uspeha

Na uspešnost sestanka ne vpliva le okolje, temveč tudi ljudje, ki se sestanka udeležijo. Uspeh na poslovnih sestankih je močno odvisen od tega, kako smo se na sestanek pripravili in kako dobro znamo na sestanku improvizirati.

Naravnost presenetljivo je, kako dobro mnenje imamo ljudje o svojih sposobnostih improvizacije. Večkrat gremo na sestanek z le približno idejo, kaj bomo tam počeli,po sestanku pa ugotavljamo, kaj vse bi bili lahko naredili, da bi bili uspešnejši: "Zakaj nisem rekel tega, kako to, da nisem izkoristil priložnosti in iztržil še tole," so vsem nam dobro znani pomisleki.

Ključno vprašanje, na katerega vsi iščemo odgovor, pa je: "Zakaj nimamo takih pomislekov že pred sestankom in ne izboljšamo naše učinkovitosti na samem sestanku, namesto da bi v nazaj premlevali, kaj vse bi lahko naredili?"

Pred, med in po...

Ko sem se še kot otrok učila glasbe in mi tercine niso šle naravnost najbolje, me je profesor vprašal: "Sara, koliko not sestavlja tercino?" Prvič sem mu odgovorila tako, kot piše v vseh teoretičnih besedilih zapovrstjo: "Tri."

Vihar, ki ga je moj odgovor izzval, me je prepričal, da profesorjevega odgovora "štiri" nisem nikoli pozabila. Tercino sestavljajo tri note in še nota, ki tercini sledi. Pa četudi bo vsaka spodobna knjiga o glasbi trdila nasprotno.

Podobno je s poslovnimi sestanki. Ko sem zadnjič prijatelja vprašala, kaj je sestanek, mi je odgovoril: "Vnaprej načrtovano srečanje dveh ali več ljudi." No, njegova definicija poslovnega sestanka je bila enaka mojemu odgovoru na vprašanje, koliko not sestavlja tercino. Sestanek ni načrtovano srečanje dveh ljudi. Sestanek je vsota celotnega srečanja, tistega, kar se dogaja pred njim, in tistega, kar se dogaja po njem.

Premislite, kako opravljate druge dejavnosti v svojem podjetju. Naj vam pri tem pomagam: premislite, kako oglašujete. Ali je za vas oglaševanje le to, da pošljete svoj oglas v uredništvo prve revije, ki vam pošlje ponudbo za oglasni prostor? Prepričana sem, da ni tako. Prav verjetno skrbno izberete, kaj boste oglaševali, kje boste oglaševali, kdaj boste oglaševali; če ste zelo natančni, testirate različne možnosti oglaševanja, in prav gotovo na koncu preverite, ali se vam je naložba v oglasni prostor povrnila - ali z drugimi besedami, če se vam je splačalo oglaševati.

Isto logiko, ki jo uporabljate pri drugih dejavnostih v svojem podjetju, torej prenesite še na poslovne sestanke: samemu sestanku boste dodali še "pred" in "po".

Priprava na sestanek

Priprave, priprave in še priprave. Priprava je ključni dejavnik, ki determinira uspešnost sestanka. Strokovnjaki sodijo, da je do 50 odstotkov uspeha srečanj odvisnega od priprav nanje. Dejstvo je namreč, da ljudje zelo precenjujemo svoje sposobnosti improvizacije in prav nesmiselno zapravljamo priložnosti, ki nam jih ponuja načrtovani sestanek.

Tudi podjetnik Marko Majcen, lastnik podjetja Copate d.o.o., je bil pravi prvak v tem, dokler ni nekega dne pred pomembnim poslovnim sestankom "padel v roke" prijatelju Andreju - izjemnemu komercialistu z obilo prepričevalnih sposobnosti.
"Zakaj greš na sestanek? V čem je smisel sestanka? Ali res ni boljše, da izkoristiš ta lep sončni dan in greš z menoj ribice lovit," je hudomušno vprašal Andrej.

Marko se ni pustil tako enostavno ugnati in je na to vprašanje odločno odgovoril: "Zmenjen sem z urednikom Muce Copatarice in si res ne morem privoščiti, da bi zamudil priložnost, da se kaj dogovorim z urednikom revije, ki jo bere 5000 Slovencev mesečno in ki je posvečena samo obutvi."

Cilj sestanka torej: dogovor.

Vendar Andrej ni odnehal: "Kaj pa bi se rad z njim dogovoril?" Po kratkem obotavljanju je Marko končno izdavil: "Ja, kaj neki: za kakšno sodelovanje..." Naslednje Andrejevo vprašanje "Kakšno sodelovanje?" pa ga je spravilo čisto na tla. Marko ni vedel, kakšno sodelovanje bi rad - morda kompenzacije, skupno akcijo, poceni oglasni prostor in podobno.

Za Marka je bil torej sestanek zelo pomemben. Tako pomemben, da ga ni odložil kljub prijateljevemu gorečemu prigovarjanju. In vendar - kot je Andrej pikro pripomnil - ne tako pomemben, da bi si vnaprej pripravil kakšne predloge ali možnosti sodelovanja.

No, kakorkoli že, Marko je šel na sestanek, tako kot vedno - z neko splošno idejo o tem, kaj naj bi se na sestanku dogajalo. A ni šlo vse tako, kot si je predstavljal: direktor Muce Copatarice ga je poslušal, kimal, občasno kaj vprašal in ... nič se nista dogovorila. Povsem brezploden sestanek.

Marko je bil tako razočaran, da je šel naravnost k Andreju in mu potožil, češ kako je mogoče, da je sestanek tako spodletel. Na svoje vprašanje pa je dobil naslednji odgovor: "Očitno uredniku Muce Copatarice ni bilo do tega, da bi se s teboj karkoli domenil." Ugotovitev je Marka popolnoma presunila: zakaj bi vendar prišel urednik na sestanek, če ni imel nobenega interesa, da bi se karkoli domenila?

Odgovor na to vprašanje je Marko dobil šele čez eno leto, ko je revija Muca Copatarica razširila svojo dejavnost in začela kataloško prodajo copat. Urednik Muce Copatarice je torej pristal na sestanek zato, da bi dobil čim več informacij, ki mu jih je Marko nevede nepremišljeno ponudil na pladnju.

Kaj narediti pred sestankom...

No, Marko se je na svoji napaki, ki ga je drago stala, veliko naučil. Ugotovil je, da pomeni priprava na sestanek s poslovnim partnerjem nekaj več kot le izvedeti vse mogoče informacije o tem, kakšen je finančni položaj drugega podjetja ali kakšna pooblastila ima oseba, ki se bo udeležila sestanka z njim. Pripraviti se na sestanek pomeni tudi:

Postaviti si cilj, kaj želimo s sestankom doseči. Sestanka se lahko udeležimo zato, da bi dosegli dogovor o sodelovanju, da bi pridobili čim več informacij, da bi nekaj prodali, da bi nekaj kupili... Včasih se zgodi, da se nekdo udeleži sestanka samo iz strateških razlogov, na primer da pridobi nekaj časa, da bi "raziskal teren", vzpostavil dobre odnose z nekom, ki mu bo morda pozneje "koristil".

Zapisati vse alternativne možnosti sodelovanja in jih razvrstiti od najbolj zaželene do najmanj zaželene, če je seveda namen sestanka dogovor ali sodelovanje. Tako boste na sestanku točno vedeli, kaj morate predlagati, ko bo poslovni partner zavrnil vaš prvi in drugi predlog.

Priprava na sestanek bo kar se da učinkovita, če se boste na sestanku obnašali v skladu z namenom in cilji, ki ste si jihpostavili. Če je torej vaš cilj to, da se domenite za skupno akcijo, ne boste podlegali taktiki nasprotnika, ki iz vas vleče le informacije in se izogiba pogovoru o sodelovanju. Pomembno je torej, da že pred sestankom premislite, "kaj bom naredil, če..."

Poskušajte predvidevati, razmišljati vnaprej in ne improvizirati. Predvsem pa je bistvenega pomena to, da presodite, kakšni so potencialni nameni, ki so drugo osebo privedli na sestanek z vami.

... in kaj na njem?

Čas je dragocen. Ko se dogovorimo za sestanek, če se le da, ne zamujamo. Čas našega sogovornika je prav tako dragocen kot naš, in sporočilo, ki ga bo prejel sogovornik ob naši zamudi, je predvsem to, da se nam njegov čas ne zdi dragocen in da ga ne spoštujemo. Tako sporočilo pa ni najbolj zaželeno izhodišče za ploden sestanek.

Pomnite: kdor zamuja, daje vedno vtis, da sebe šteje za pomembnejšega. Čeprav nekateri uporabljajo zamujanje zavestno - celo kot taktiko izkazovanja moči - je to še vedno znak nesramnosti ali vsaj nespoštovanja do sogovornika. Vse te negativne občutke pa lahko v veliki meri odpravite zelo enostavno - tako da vzamete mobitel v roke, zavrtite ustrezno številko ter se seveda opravičite. In to vedno, četudi zamujamo le kakšno minuto.

Stisk roke. Ko se prvič podate na sestanek z nekom, sta vaša zunanja podoba in stisk roke prvi osebni stik s to osebo. Izkoristite ga, da boste naredili čim boljši vtis. Ponujeno roko stisnite: pokazali boste, da ste odločni in zanesljivi. Mlahava roka daje vtis omahljivosti, povsem neprimerno je tudi, da sogovorniku roko zmeljete - saj vendar ni prišel na tekmovanje v polaganju pesti...

Naročanje alkoholnih pijač. Pri uživanju alkohola je zadeva zelo različna glede na to, kdo je sogovornik. Če se pogajate o ceni izdelkov z ruskim predstavnikom maloprodaje, potem je uživanje alkohola v večji meri sprejemljivo, če ne celo zaželeno.

Večdesetletna tradicija pogajanj z ruskimi predstavniki namreč kaže na dokaj uveljavljen kliše: vsi udeleženci sestanka se pogajajo in pijejo - na koncu pa do najugodnejšega rezultata pride tisti, ki alkohol bolje prenese.

Bistvo pogajanj pod vplivom alkohola je namreč ta, da se sposobnost presoje in treznega učinkovitega razmišljanja zmanjšuje sorazmerno z uživanjem alkohola - torej, več alkohola uživate, manj učinkoviti boste na sestanku pri iskanju novih rešitev.

Če gledamo torej z vidika pogajalske učinkovitosti na sestankih, je vsekakor boljše, da se odločite za brezalkoholne pijače. To je tudi najboljša izbira, ko se pogovarjate z nekaterimi zahodnimi sosedi. Italijan bo vaše pivo v poznih dopoldanskih urah gledal precej nezaupljivo. Prav tako bo Španec s presenečenjem opazoval jutranjo kavico z dodatkom žganja.

Skratka: uživanje alkoholnih pijač na poslovnih sestankih zmanjšuje vaše sposobnosti treznega razmišljanja, vašo pazljivost, domiselnost in hitro reagiranje na ponudbe, na "zahodne" partnerje pa ne ustvarja posebnega vtisa zaupanja. Če je torej izbira med pivom in kavo (ali brezalkoholno pijačo) - izberite drugo, saj so koristi od te izbire lahko le večje.

Seveda pa obstaja še zlato pravilo, ki pa se žal ne morete vedno držati: nikakor se ne morete zmotiti, če naročite to, kar naroči vaš sogovornik.

Kajenje. Nasvet, naj sogovornika vprašamo, ali smemo kaditi, ni stvar poslovnega bontona, temveč zdrave pameti in kulturnega obnašanja. Zdaj pa nekoliko premislite.
Če ste kadilec - ali vam je sogovornik nekadilec na vaše vprašanje, "ali lahko enega prižgem?", že kdaj odgovoril z "ne"?
Če ste nekadilec - ali ste sogovorniku kadilcu na vprašanje, "ali lahko enega prižgem?", že kdaj odgovorili z "ne"?

Po vsej verjetnosti bo vaš odgovor na zgornja vprašanja - "ne".

Poslovni sestanek je namreč že sam po sebi zelo tvegan položaj, za katerega ne vemo natančno, ali bo konflikten ali ne. Ko se torej udeležimo sestanka, si z vsemi močmi prizadevamo, da ne bi povzročali dodatnih napetosti. Nekadilec bo torej zamolčal, da mu dim ravno ne prija, in potrpel, da ne bi povzročil prikritega spora.

Če je torej sestanek kratek, sogovornik pa nekadilec, je morda najboljše, da nekoliko potrpimo in prestavimo kadilsko pavzo za kakšno urico. Če pa je nuja res velika, potem pa poskrbimo, da ne bo dim plul sogovorniku naravnost v obraz. Stvar je lahko namreč zelo moteča.

Gradivo. Osnovna prednost, ki vam jo osebni sestanek ponuja pred drugimi oblikami komunikacije, kot so e-pošta, telefon, telefaks, je ta, da imate "fizični odnos" z drugo osebo.

Večkrat se ljudje pripravimo na pomembne sestanke tako, da za sogovornika pripravimo nekaj gradiva, ga spnemo in mu jih na začetku sestanka izročimo. Potem sogovornik začne listati po papirjih, prebere vsak drugi odstavek, posluša pa vas le z enim ušesom.

Tako prav gotovo ne boste v največji meri izkoristili prednosti, ki vam jo ponuja fizična bližina sogovornika. Kvečjemu sogovornika še bolj zmedete in zapomnil si bo polovico manj, kot bi si sicer.

Temu se lahko izognete na dva načina:
- sogovorniku pošljete informacije po e-pošti že pred sestankom, tako da si jih lahko v miru prebere in bo komunikacija med vami lažja in prav gotovo učinkovitejša, saj bo sogovornik že pripravljen na "temo pogovora";
- sogovorniku izročite gradivo na koncu sestanka.

Nesmiselno je torej sogovorniku na začetku sestanka postreči z dolgimi razpravami, ki jih med sestankom samim ne bo imel časa brati. Med sestankom se torej omejite le na gradivo, ki je lahko opora temu, kar razlagate.

Pritegnite sogovornikovo pozornost in ne dovolite, da bi se osredotočil na besedilo. To pa lahko dosežete tako, da svojebesede podkrepite s skicami, grafi, številkami, odstotki. Ti pripomočki namreč ne bodo preusmerjali sogovornikove pozornosti, temveč jo bodo kvečjemu še bolj osredotočili, saj si bo lahko tako plastično predstavljal to, kar mu razlagate.

In končno: po sestanku

Po sestanku morate opraviti še najbolj pomembno nalogo: presoditi morate, kaj je bilo v redu, kaj je bilo narobe in predvsem - kaj bi bilo lahko boljše. Poskušajte miselno preiti potek sestanka, identificirati kritične točke, ko ste sogovornika spravili v zadrego, ali ko vas je prebadal z ledenimi očmi. Presodite, koliko so bila vaša pričakovanja glede njegovega namena uresničena, kako dobro ste predvideli "kočljiva" vprašanja, ki vam jih je sogovornik postavil. Če se sestanka udeležite s sodelavcem, prosite tudi njega za mnenje in vtise.

Vendar to še zdaleč ni vse: naučite se, da si po vsakem sestanku zabeležite tri stvari, ki bi jih lahko boljše izpeljali. Le tako se boste tudi iz "manjših" spodrsljajev res česa naučili in postali kar se da učinkoviti pri doseganju svojih ciljev.

Na koncu pa ne moremo mimo zadnjega pomisleka, češ le kdo ima čas, da bi vse to počel? Odgovor je dokaj enostaven: če želite postati na sestankih učinkovitejši, če želite na njih doseči svoje cilje, če nočete po nepotrebnem zapravljati priložnosti, potem se morate zadeve lotiti na pravi način.