Poslovni informacijski sistemi: Aspiro

Podjetje Aspiro software, d.o.o., se ukvarja z razvojem programske opreme in trženjem celostnih rešitev za področja gostinstva, prodaje na drobno in debelo (proizvodna in neproizvodna dejavnost), kataloške prodaje, transporta, frizerskih in kozmetičnih salonov, fitnes centrov in drugih storitvenih dejavnosti.

V vseh programih je opazna podpora neposredni uporabi podatkov, objavljenih na internetnih straneh. Tako lahko uporabnik sam posodablja datoteko davčnih zavezancev Slovenije, tečajnice banke Slovenije ter druge uporabne podatke, ki so dejavno vpleteni v programsko opremo Aspiro.

Program podpira tudi širok spekter uporabe črtnih kod; tiskanje različnih tipov deklaracij z izdelavo kod GZS EAN 383 na osnovi kateregakoli izdanega dokumenta, uporabo internih črtnih kod EAN in CODE 39 in arhiviranje dokumentov z lastno črtno kodo. Uporaba alternativnih črtnih kod omogoča združevanje zalog artiklom, ki se razlikujejo po okusu ali barvi, imajo pa enako nabavno in prodajno vrednost.

Oglejmo si nekaj osnovnih modulov programskega paketa Aspiro za trgovino na drobno in gostinsko dejavnost.
Materialno poslovanje
Materialno poslovanje je »srce« Aspira. Vsebuje vzdrževanje vseh ključnih šifrantov poslovanja, analitiko kartic-sledi premikov artiklov, odpiranje novih fizičnih ali logičnih skladišč, vsebuje popise zalog z inventuro, arhiv inventur in stanja zalog, ter omogoča izdelavo in izpis cenikov.

• Kartice-sledi transakcij blaga
• Zaloge blaga
• Izdelava in izpis cenikov

Ob vsakem premiku blaga (prevzem, prenos, reklamacija, prodaja) izdela program dve vrsti analitičnih kartic, in sicer kartice materialnih premikov ter finančno-materialne kartice. Prva vrsta kartic poda količinsko sled artikla, pri drugi pa so dodani še nabavne in prodajne cene artiklov, otvoritvena stanja, končni cenovni seštevki. Kartice vedno omejuje izbira enega skladišča oziroma statusa za vodenje zalog, kot je pregled gibanja zalog po izbranih kriterijih za: Zaloge trgovina, Prodano, Reklamacije, Izmet-kalo, Vrnjeno dobavitelju … Za oba tipa kartic lahko izdelate terminske preglednice za enega ali vse artikle, za enega ali vse dobavitelje, vse rezultate lahko natisnete, preoblikujete v histogramske prikaze, izdelate pregledne skupne seštevke … To je najobširnejši podmodul programskega modula Materialno poslovanje. Zajema vnos, popravljanje, brisanje in pregled podatkov artiklov in storitev, posodabljanje šifranta enote mere, izpis deklaracij in etiket za označene ali izbran artikel, pregled inventurnega stanja zalog, določanje kosovnic-sestavnic, paketno označevanje artiklov za vrsto nadaljnjih obdelav, izpis popisnega inventurnega seznama, označevanje aktualnih in neaktualnih artiklov, (neaktualnih artiklov ne smemo izbrisati zaradi zgodovine premikov-kartic, lahko pa jih označimo kot neaktualne in program jih ne bo več ponujal na nobeni ravni sestave novih dokumentov, tiskanju in podobnih novih obdelavah) in analize zalog po dobaviteljih. Pri pregledu kritičnih zalog se program sprehodi po vseh zalogah, primerja zalogo s signalnimi vrednostmi ter izdela poročilo za vse artikle, ki ustrezajo nastavljenim pogojem (zaloga je enaka ali manjša od signalne, ne zajame artiklov z zalogo 0, ne zajame neaktualnih artiklov), te pa lahko sami spreminjate. Izredno hitro lahko izdelate cenik artiklov. Nastavite lahko do 200 skupin artiklov, ustvarite cenik za eno skupino, za vse skupine ali zvezni cenik z vsemi artikli. Sami izberete, kateri podatki artiklov naj bodo udeleženi v ceniku, nastavite poljubne glave cenikov, možnost vnosa uvodnih besedil, vrste pisav. Pri tiskanju lahko izbirate med 15 oblikami cenikov.

Prevzemnice
Dokument je namenjen za naročanje blaga dobaviteljem, vpis vhodnih cenovnih kalkulacij, uskladitev vhodnega DDV-ja, prevzem zalog v ustrezno skladišče, vodenje nabave, analizo nabave za enega ali vse dobavitelje, za enega ali vse artikle.

Pri prevzemu blaga morate opraviti tri korake do pripisa novih zalog, artiklov in kartic. Prvi je registracija prevzemnic -predvnos, kjer določite dobavitelja, datum dobaviteljevega dokumenta, datum vnosa prevzemnice, številko dobaviteljeve dobavnice, fakture, ecl in nato vsebino prevzemnice: artikle in pripadajoče nabavne in prodajne kalkulacije.
Artikle prikličete prek osnovne črtne kode, vseh alternativnih črtnih kod, sistemske štirimestne šifre ali naziva artikla. Po potrditvi vseh prevzetih artiklov morate preveriti in uskladiti vrednost vhodnega DD-ja ter vnesti ali potrditi zaključni tekst. Ob zaključku lahko takoj potrdite tudi pravilnost prispelih zalog in pravilnost cenovnih kalkulacij.
Prenosnice
Dokument je namenjen za vse interne premike zalog med skladišči, trgovinami, usklajevanje inventurnega manjka, prenos blaga v izmet-kalo, vračila artiklov dobaviteljem in premike razlike zalog z enega na drug artikel zaradi pomot pri prodaji ali prenosih.
Zapisnik o spremembi cen
Zapisnik o spremembi cen je dokument, s katerim lahko poljubno znižate ali zvišate maloprodajne cene artiklom za vso njihovo zalogo. Program izdela pri tem vse zahtevane izračune (vrednost stare zaloge, nove zaloge, razliko vrednosti, staro, novo vrednost DDV-ja in razliko, podobne podatke za vrednosti zalog brez DDV-ja in vrednosti DDV-ja na enoto). Obstajajo trije načini izdelave zapisnika o spremembi cen: ročni, kjer artikle nizamo na dokument posamič; paketni, pri katerem paketno na zapisnik prenesemo vse označene artikle z enako stopnjo spremembe cene; in inverzni, kjer na podlagi obstoječega zapisnika postavimo vse preostale zaloge na stare cene.
Blagajna
Blagajna pokriva večino znanih elementov oziroma načinov prodaje končnim kupcem in davčnim zavezancem. Dokumente, ki se navezujejo na prodajo, je mogoče natisniti na blagajniški trak ali na papir A4. Program vsebuje terminske analize, histogramske prikaze gibanja prometa, frekvence obiska in ustvarjene razlike v cenah.

Programski modul Blagajna omogoča štiri načine vnosa artiklov. Prvi obsega ročni vpis v iskalno polje, izbiro enega artikla in nato še ročni vnos količine. Tak način izbire artikla je precej zamuden, saj morate vsakokrat začeti iskanje novega artikla po istem postopku (vnos iskalnega niza, potrditev niza, prikaz zbirne tabele zadetkov, pomik na artikel, izbira artikla, vnos količine in potrditev). Drugi način je uporaba čitalnika črtnih kod, pri čemer pridobimo nekaj časa, saj preskočimo izbirne tabele in takoj vpišemo prodano količino. Tretja možnost je uporaba programirane tipkovnice. S tipkovnico s programiranimi tipkami (tipka pomeni artikel) lahko dosežemo podobno hitrost iskanja artiklov kot pri uporabi čitalnika črtnih kod, vendar ima taka tipkovnica kar nekaj slabosti: na tipkovnico lahko vežete omejeno število artiklov, zato je primerna le za gostinsko dejavnost. Vsakokrat morate pritisniti na tipko za ustrezen artikel in še odtipkati prodano količino, ki jo nato potrdite (zopet trije koraki). Četrta možnost je skupinska izbira prodanih artiklov in količin. Prek iskalnega polja pokličete skupino artiklov. Znotraj tabele zadetkov s puščico desno prodano količino povečujete, s puščico levo manjšate. Ko vsem artiklom določite prodane količine, program paketno prenese vse artikle z izbranimi količinami na račun.

Program podpira razbitje zneska »za plačilo« na neomejeno število plačilnih sredstev. Račun lahko zaključite šele, ko »seštevek plačano« doseže celotno vrednost računa, »ostane« pa mora pristati na znesku 0. Po potrditvi računa morate določiti enega ali več plačilnih sredstev, s katerimi namerava kupec plačati račun. Poprej si lahko poljubno nastavite vsa plačilna sredstva, ki jih sprejemate (npr: gotovina, ček, kakrtice Eurocard, American Express, Diners, BA, žiro račun, lastna poraba, bon, kredit). Zadnje navedeno plačilno sredstvo Kredit je oznaka za odložena plačila (več čekov na različne datume), ki jih program v blagajniškem poročilu vodi pod novi kredit (odlog plačila) in unovčljivi kredit (danes zapade v plačilo).

Izberete lahko tri vrste analize prodaje, prikazane s histogramom, tabelo vrednosti in možnostjo analitičnega opisa posameznih vrednostnih nihanj. Vsi prikazi, s histogramskimi prikazi rezultatov, so omejeni na obseg enega meseca, ki si ga izberete za analizo: frekventnost računov – mesečna analiza števila izdanih in storniranih računov; vrednosti prometa – mesečna analiza dnevnega gibanja vrednosti prometa in lastne porabe; vrednost zaslužka – mesečna analiza razlik v ceni (prodajna cena brez DDV – nabavne cene).

Zakonsko predpisani obrazci
Program glede na zakonska določila ustvari obrazec TDR, knjigo izhodnih DDV-listin ter knjigo vhodnih DDV-listin. Poleg pregleda in analize zapisov v izhodni DDV-knjigi si lahko pomagamo z množico analitičnih obdelav, kot so cash flow, analiza odprtih postavk, analitične kartice, analiza zapadlosti, analiza nezapadlosti, množica grafičnih prikazov vrednostnih nihanj. Tudi pri analitičnem delu knjige vhodnih DDV-listin je dodanih nekaj obdelav, kot je analiza vrednosti DDV, ki se ne sme odbijati po mesecih v sklopu enega leta, izdelava virmanov, poročila za plačila prek interneta.

Analiza prodaje
Program omogoča analizo prodaje po skupinah blaga, kjer lahko vsak uporabnik nastavi svoje skupine artiklov, za katere želi sprožiti terminsko primerjalno analizo med skupinami, podani pa so tudi rezultati prometa, razlike v ceni (zaslužek) in vrednost DDV-ja za vsak artikel znotraj posameznih skupin. Rezultati so podkrepljeni s histogrami in tortnimi grafikoni.

Globalni podprogrami
Vsak program poleg specifičnih izbir za izbrano področje poslovanja vsebuje tudi dodatne programske module, ki zajemajo poslovni osebni notes, kalkulator, devizni kalkulator, poslovni telefonski imenik, vzdrževanje tečajne liste ter sprostitveni paket z igricami.

Sklep
Moram priznati, da sem bil do programskega paketa Aspiro na začetku precej skeptičen, saj sem bil prepričan, da nekateri programi, narejeni v DOS-u, ne morejo izkoriščati vseh zmožnosti, ki jih ponujajo 32-bitne aplikacije. Ko sem program spoznal nekoliko bolje, sem bil pozitivno presenečen. Programski paket ni zgolj dosovska aplikacija, saj v ozadju izkorišča precej funkcij Windows, ki pomagajo pri povezavah v splet in delu z zbirkami podatkov. Program zaradi svoje strukture deluje izredno hitro, s stabilnostjo ni nikakršnih težav, poleg tega pa tudi ni posebnih zahtev po strojni opremi. Vsaka blagajna ali »zastarel« računalnik povsem zadoščata, da naredimo poizvedbo iz zbirke in pozneje analizo. Tako privarčujemo tudi pri strojni opremi.