Poslovni informacijski sistemi za mala podjetja

Le tako je lahko podjetje konkurenčno na trgu. Po drugi strani pa je tudi res, da je na trgu množica najrazličnejših, bolj ali manj dobrih programov, kar seveda pomeni, da je izbira med njimi težka. Težko je izbrati pravega, ki se najbolj prilagaja posamezni panogi. V ta namen smo se odločili narediti pregled ponudnikov poslovnih rešitev na našem trgu. K sodelovanju smo povabili precej podjetij, vendar se jih kar nekaj ni odzvalo, kar je po svoje velika škoda, saj bi bil tako pregled popolnejši. Informacije o nekaterih izdelkih smo tako izbrskali kar v spletu.

V pregledu smo zajeli integrirane poslovnoinformacijske sisteme, katerih značilnost je, da podpirajo skoraj vse poslovne procese v podjetju - od nabave, prodaje, proizvodnje, do računovodstva, financ in upravljanja s kadri. V pregled pa nismo zajeli posebnih rešitev, ki neposredno podpirajo specifične zahteve posamezne panoge.

REŠITVE ZA VELIKA IN SREDNJA PODJETJA

Izdelke smo razvrstili v dve skupini. V prvi so rešitve za velika in srednja podjetja, ki navadno poleg informatizacije vključujejo tudi prenovo poslovnih procesov. Na gospodarskem področju managerji neprestano razmišljajo, kako izboljšati uspešnost poslovanja z nižjimi stroški, krajšimi izvajalnimi časi in boljšo kakovostjo, kar je tesno povezano s prenovo in informatizacijo poslovnih procesov. Žal v večini poslovno uspešnih podjetij prevladuje miselnost, da za prenovo poslovanja ni potrebe; v podjetjih z izgubo pa za potrebno prenovo največkrat ni na voljo dovolj finančnih in kadrovskih zmožnosti.

Najprej prenova poslovnih procesov...

Izkušnje kažejo, da se precejšen del podjetij za prenovo informacijskega sistema odloča zaradi nuje, ker pri vsakdanjem poslovanju prihaja do tehničnih ovir (zastarele baze, nepovezljivost z drugimi segmenti in podobno). Pri tem pozabljajo, da je pred uvedbo novega informacijskega sistema treba prenoviti tudi poslovne procese, ki potekajo v podjetju. To pomeni nov način delovanja podjetja, nova pravila in postopke ter nova organizacijska in izvedbena načela, kar zahteva korenite spremembe v poslovanju podjetja. Predvsem mora take spremembe podpirati vodstvo podjetja in pri njih dejavno sodelovati.

Žal pa se pri nas prevečkrat zgodi, da je uvedba novega informacijskega sistema prepuščena informacijski službi v podjetju, ki se bolj kot na poslovne procese osredotoči na tehnične zahteve in zmožnosti. Večina tujih informacijskih sistemov ima podrobno izdelano metodologijo uvajanja, ki vključuje tako analizo obstoječih poslovnih procesov kot tudi reorganizacijo in podroben načrt uvedbe v podjetje. Pri tem ne smemo pozabiti na psihološki vidik uvajanja, saj uvedba vpliva tudi na zaposlene, ki so se prisiljeni učiti in spremeniti ustaljene postopke dela. Še izrazitejše so omenjene težave v srednje velikih podjetjih, ki imajo običajno zaposlenega enega do dva informatika, katerih delo je popravljanje strojne opreme, nameščanje in vzdrževanje programskih izdelkov pa vse do uvajanja poslovne informatike. V takih primerih je uvedba novega sistema obsojena na neuspeh, saj informatiki v podjetjih nimajo dovolj pristojnosti in znanj, uvajanje pa je izrazito interdisciplinarnega značaja, kjer se srečujejo managerji, ekonomisti, vodstvo podjetja, informatiki in tehnologi. Pri večjih podjetjih teh težav ni, saj veliki proizvajalci na podlagi izkušenj vključijo v ekipo tudi poslovne svetovalce.

Torej, če povzamemo, je nujno, da podjetje najprej spremeni in posodobi poslovne procese v podjetju in šele nato izbere programsko rešitev. Kot primer naj navedem, da nekatera podjetja predpišejo funkcije, ki naj bi jih programski paket imel (glavna knjiga, saldakonti, potni nalogi, obračun DDV in podobno). Vse te funkcije imajo skoraj vsi programski paketi. Pomembnejše so posebnosti podjetja. Nazorno lahko to primerjamo z nakupom osebnega avtomobila. Nima smisla predpisovati, naj ima avto štiri kolesa, volan in sedeže. Pomembnejši je premislek, kaj res potrebujemo glede na življenjski slog (velika družina, pes, statusni simbol in podobno). Lahko se odločimo za športni avto, za terenca ali enoprostorca, kabriolet ali pa za štirikolesni pogon in podobno.

Pri izbiri so vsekakor pomembni tudi reference ponudnika in nadaljnje sodelovanje glede podpore in nadaljnjih rešitev, prilagoditev in nadgradenj.

Ker se večina podjetij odloča za prenovo informacijskih sistemov v podjetju iz tehnoloških razlogov, je to lahko »izgovor« tudi za reorganizacijo in prenovo poslovnih procesov. Ta naj vključuje vsaj posnetek trenutnega stanja, z analizo poslovnih procesov, opredelitvijo ključnih področij dela ter opisom poslovanja po sektorjih. Analizi navadno sledi predlog nove organiziranosti, ki naj vključuje organizacijo dela po posameznih področjih, pretok blaga, dokumentov in podatkov.

Prenovo poslovnih procesov je smiselno zaupati zunanjim svetovalcem, ki poznajo teorijo, imajo izkušnje v praksi s podobnimi projekti, poznajo tuje izkušnje (best practice) in so neobremenjeni z notranjimi odnosi ter utečenimi postopki v podjetju. Večina podjetij, ki prodajajo informacijske rešitve za večja podjetja, opravljajo tudi analize in predloge reorganizacij, vendar je boljše vključiti nekoga, ki ni obremenjen z značilnostmi izdelka, to pa je lahko samo neodvisna svetovalna ustanova.

... nato izbira programske rešitve

Šele ko je v podjetju jasno, kaj hoče in kako bodo delali, naj se začne izbira primerne programske rešitve. V tem primeru je tudi lažje postaviti zahteve in razložiti, kaj zahtevamo od informacijskega sistema.

Ko izberemo informacijski sistem, naj ta upošteva vse spremembe in zahteve. Določiti je treba organizacijski model informacijskega sistema s podatkovnim modelom povezave posameznih programskih segmentov, funkcije delovnih mest, skico novega sistema, specifikacije in opise programskih modulov, pretok dokumentov in podatkov.

Zaradi lažje uvedbe je nujno postaviti tudi projektni načrt izvedbe, ki vključuje seznam dejavnosti, prioritete, terminski načrt in nosilce nalog. Pomembno je, da so vsi zaposleni seznanjeni s projektom, njegovimi cilji ter predvideno obremenitvijo, kar pozitivno vpliva na njihovo sodelovanje. Tudi v tem delu lahko veliko pomaga zunanji svetovalec, ki neodvisno usklajuje dejavnosti in spremlja njihovo izvajanje, tako s strani podjetja kot tudi dobavitelja informacijskega sistema.

Zavedati se moramo, da je uvedba novega informacijskega sistema dolgotrajen, zahteven in drag proces, katerega uspeh je odvisen predvsem od vodstva podjetja, njegovega sodelovanja, podpore in pripravljenosti na spremembe ter kompromise. V človeški naravi je, da se bojimo sprememb, neznanih stvari in naporov, zato je toliko pomembnejše, da zaposleni čutijo zavezanost vodstva projektu, po drugi strani pa mora vodstvo sprejemati odločitve, ki omogočajo čim hitrejše in lažje vključevanje vseh zaposlenih v novo organizacijo in novi način poslovanja.

Žal je statistika bolj na strani neuspeha kot uspeha. Podjetja skušajo poslovati na star način z novimi orodji, prevečkrat se zapletajo v najmanjše podrobnosti, kjer npr. program ni skladen z utečeno prakso, vsak oddelek vleče na svojo stran, ne da bi upoštevali celotno sliko, vodstvo ni pripravljeno na spremembe, na sprejemanje odločitev. Zaradi vsega tega se veča zamuda pri začetku uporabe novega informacijskega sistema, s čimer se večajo tako stroški kot tudi oportunitetna izguba podjetja.

PODJETJA Z ENIM DO TREMI UPORABNIKI

V drugo skupino informacijskih sistemov, ki jih opisujemo, sodijo informacijski sistemi za mala podjetja z enim do tremi uporabniki. Ti praviloma kupijo poslovni programski paket, ki vključuje večino funkcij, potrebnih za njihovo poslovanje, kar s police. To pomeni, da je programski paket standardiziran in primeren za širok krog uporabnikov, po drugi strani pa dovolj odprt, da si ga lahko vsak uporabnik do določene mere prilagodi svojim potrebam.

Večina informacijskih sistemov je sestavljena iz modulov, ki pa se lahko prodajajo posamezno ali kot paket. Pri večjih podjetjih, ki praviloma opravljajo vse poslovne funkcije, ni razlike v tem, ali kupijo posamezne module ali paket, mala podjetja pa hitro padejo v eno od skrajnosti. Če se program prodaja po modulih, zaradi prihrankov kupijo samo določene module, ki rabijo njihovemu komercialnemu poslovanju, računovodsko-finančnega in kadrovskega modula pa navadno ne kupijo, ker jim te storitve opravlja zunanji računovodski servis. V tem primeru je podjetje prikrajšano za ažurne finančne podatke, tudi o plačilih ter o npr. dolžnikih. V drugi skrajnosti kupijo paket z vsemi moduli, tudi tistimi, katerih vsebine ne poznajo. Navadno je to spet računovodski del, ki ga skušajo uporabljati, $qče ga že imajo$w. V obeh primerih bi bila dobra rešitev dogovor z računovodskim servisom, da svoje storitve opravlja s programi podjetja (bodisi na sedežu podjetja ali pa se zagotovi prenos podatkov), s čimer pridobita oba, računovodski servis zaradi manjše količine vnosov in prepisovanja podatkov, podjetje pa zaradi ažurnosti informacij, ki so pomembne za odločanje v poslovanju.

ARHIVIRANJE DOKUMENTOV

V tretji del smo uvrstili programske pakete in rešitve, ki so nujno potrebni v večjih podjetjih, v manjših pa jih praviloma ne srečujemo. Nimajo nikakršne povezave z financami in neposrednim vodenjem podjetja. V podjetjih se dnevno srečujemo z ogromnimi količinami dokumentov. Največkrat gre za dokumente v papirnati obliki, z uvedbo elektronskega poslovanja pa narašča tudi število elektronskih dokumentov (elektronska pošta). V podjetju je treba vsak dokument skrbno shraniti, saj ga bomo pozneje zagotovo še potrebovali. Težava nastane, ko želimo določen dokument pozneje priklicati, vendar ne vemo točno, kje je. Iskanje pa je, kot vemo, zamudno, saj želimo imeti informacijo o določenem dokumentu v trenutku. Čas iskanja je torej kritičen, še zlasti ker ažurnost informacij ločuje uspešna podjetja od manj uspešnih. Lahko se strinjamo, da je najpočasnejši prenos informacije prek papirja, poleg tega pa imamo še prostorske težave s shranjevanjem. Zato so se pojavili programski paketi, ki nam pomagajo obvladovati dokumente najrazličnejših formatov, ki prihajajo dnevno v podjetje. Papirni dokumenti se optično čitajo (skenirajo) in tako so v elektronski obliki pripravljeni za shranjevanje ali nadaljnjo obdelavo. Programski paketi vsebujejo tudi zmogljive iskalnike, s katerimi lahko posamezen dokument ali skupino dokumentov poiščemo na osnovi različnih kriterijev. V naš pregled smo zajeli štiri programske rešitve, ki se pojavljajo na našem trgu.