Poslovni informacijski sistemi. Programski paket WinTEKS

Podjetje ABiTrade, d.o.o., že več kot deset let izdeluje programsko opremo za mala in srednje velika podjetja. Rešitve, ki jih ponujajo, so splošno uporabne, primerne za različne vrste dejavnosti. Nekaj specifičnih zahtev v poslovanju podjetja lahko neposredno nastavijo že v obstoječem programu. Večje spremembe in prilagoditve programa pa opravijo v dogovoru s stranko. Ogledali si bomo zadnjo različico, ki jo lahko brezplačno presnamete tudi s spletne strani podjetja. Demo različica je polno funkcionalna.

Namestitev in potrebna strojna oprema
Skozi namestitev nas vodi bistri vodnik, tako da ni nobenih težav. Priporočena strojna oprema je 450 MHz Pentium z 128 MB delovnega pomnilnika. Seveda so zahteve po strojni opremi lahko tudi precej nižje (Pentium 166, 64 MB delovnega pomnilnika), če s programom WinTEKS vodimo majhno podjetje. Zahtevani operacijski sistem je Win 9.x, Me, XP ali Win2000. Podprto je tudi delovanje v omrežnem okolju.

Program lahko kupimo po posameznih modulih ali pa kot že vnaprej pripravljen paket, ki vsebuje nekaj modulov. Za maloprodajo je na primer primeren paket Maloprodaja – POS (163.800 tolarjev), ki vsebuje modula Maloprodaja POS in Materialno poslovanje. Paket z imenom Cekinček vsebuje modula Fakturiranje in Materialno poslovanje (126.000 tolarjev). Za standardni paket, ki vsebuje vse potrebne module za vodenje podjetja, pa bomo odšteli 440.400 tolarjev. Vse cene so z DDV in veljajo za enouporabniško različico. Priložena so tudi navodila v elektronski obliki.

Materialno poslovanje

Modul je namenjen vodenju materialnega poslovanja. Omogoča izdelavo prevzema s kalkulacijami ter izdajo blaga od ponudb, predračunov do dobavnic in faktur. Naročila kupcev in dobaviteljev lahko zapiramo z drugimi dokumenti (npr. prevzem, dobavnica …). Prek predračunov lahko zalogo rezerviramo. Ob naročilu kupca lahko spremljamo stanje zalog, ki nas ob kritični ali signalni količini opozori na potrebno naročilo dobavitelju, prav tako pa lahko pregledujemo odprte terjatve do kupca, ki mu lahko celo blokiramo izdajo blaga in dokumentov.

Omogoča celovit vpogled v poslovanje in vse potrebne evidence in obračune. Bogat spekter najrazličnejših pregledov, nastavljivih s poljubnim filtrom, omogoča natančno analizo tolarskega in deviznega poslovanja. Vsa poročila so zbrana v tri različne sklope: navadna, top liste in obdobna, ki se med seboj razlikujejo po vsebini. Ločimo tudi poročila, ki temeljijo na “glavah dokumentov”, oziroma pri katerih se izpisujejo podatki, ki jih najdemo v glavi dokumenta (na primer partner, oddelek …). Na drugi strani pa imamo poročila, ki temeljijo na “pozicijah dokumentov” oziroma se izpisujejo podatki o blagovni šifri, količini, ceni, blagovnih skupinah in drugi, ki so na posameznih dokumentih.

Poleg omenjenih možnosti vsebuje tudi zakonsko določene evidence, kot so spremembe cen, trgovske evidence (TD in TDr), inventuro, odpise, lastno porabo ....

WinTEKS podpira tudi konsignacijsko prodajo, devizno poslovanje, ECL evidence in carinska skladišča.

Ta modul se običajno povezuje s fakturiranjem in/ali maloprodajo.

Fakturiranje

Fakture je mogoče izdelati samostojno ali v povezavi z izdano dobavnico. Oblika izpisa dokumenta je nastavljiva glede na potrebe uporabnika. Podprti so tudi devizno fakturiranje, pakirne liste … Vsako izdano dobavnico je treba fakturirati, saj je partnerju potrebno izdati račun. Ko izdano dobavnico potrdimo, program ažurira zalogo. Da izdane dobavnice ne moremo fakturirati dvakrat, skrbi program sam. Tudi če dobavnico fakturiramo samo delno, bo program sam beležil, koliko in katere pozicije so bile delno fakturirane, in bo pozneje dovolil fakturirati samo še nefakturirane količine oziroma pozicije. Zapiranje naročil omogoča ažurno spremljanje odprtih naročil partnerjev.

Avtomatsko fakturiranje v programu WinTEKS vsebuje zapise, ki so osnova za izdelavo izdanih faktur. Nalogi za izdelavo faktur so lahko povezani z obračunom delovnih nalogov ali s fakturiranjem nefakturiranih dobavnic. Vsak zapis oziroma “nalog” za fakturo ima status, ki je lahko “fakturirano” ali pa “čaka fakturo”.. Fakturiramo lahko potem samo tiste, s statusom “čaka fakturo”. Vsak zapis ima tudi svoj “naslov”, ki je kratek povzetek vsebine fakture.
Fakturiranje je lahko povsem samostojen modul ali pa v navezi z drugimi.

Saldakonti z glavno knjigo

Modul zajema knjiženje vseh dokumentov saldakontov, kot so likvidatura, plačila, avansi, blagajna, izdane fakture. Modul se lahko navezuje na modul fakturiranje ali DDV. Vsi dokumenti saldakontov se samodejno knjižijo tudi v glavni knjigi. Modul zajema tudi vse “klasične” izpise glavne knjige in saldakontov, kot so odprte postavke partnerjev, konto kartice, dnevniki, bilance in drugo, bodisi v tolarjih ali v tuji valuti.

Dokumente lahko samodejno knjižimo na podlagi modelov knjiženja še zlasti v povezavi z materialnim poslovanjem in fakturiranjem. Modul nam omogoča avtomatizirano izdelavo opominov in izpis odprtih postavk (IOP) obrazcev ter zamudnih obresti. S pomočjo uvoza in izvoza podatkov lahko plačujemo fakture prek elektronskega bančnega poslovanja.

Modul omogoča tudi devizno knjiženje in kompletne devizne saldakonte ter spremljanje blagajne.

Servisno poslovanje

Servisno poslovanje je namenjeno podpori in spremljanju poslovanja servisa oziroma storitveni dejavnosti. Osnova je delovni nalog, ki se izdela, ko partner naroči storitev. Vnesejo se osnovni podatki, kot so datum, rok izvedbe, izvajalec in opis storitve. Delovni nalog po opravljeni storitve izvajalec izpolni s podatki o porabljenem času in materialu.

Vsak delovni nalog ima lahko tri statuse: neizvršen ? ko je izdelan; izvršen – ko se v zavihku “Opravljeno delo” vnese datum izvedbe del in status izvršen; ter storno – ko nalog prekličemo. Obračun delovnega naloga pomeni, odrediti, ali se bo vsebina prenesla na fakturo, in če se bo, v kakšnem obsegu, obračunani nalogi pa se znajdejo v avtomatskem fakturiranju..

Modul omogoča poljubne preglede delovnih nalogov glede na odprtost oziroma izvršenost naloga, glede na izvajalca, rok.
Modul je lahko povezan z izdelavo in obračunom potnih nalogov.

Maloprodaja

Program lahko v maloprodajnih trgovinah prevzame funkcijo blagajne z izpisom maloprodajnih računov, otvoritvami ter zaključki blagajn ter rekapitulacijo prometa in DDV. Modul podpira vse ključne elemente blagajne v smislu strojne opreme. Na računalnik lahko priključimo blagajniški tiskalnik, predalnik za denar ter prikazovalnik za kupce. Za davčne zavezance lahko izstavimo “originalni” račun. V programu lahko vodimo sezname stalnih strank in iz tega organiziramo dopise.

Vsebuje tudi vse zakonsko določene evidence, kot so obrazec TDr, zapisniki znižanj, prevzemni listi, kalkulacije. Prenos podatkov med posameznimi lokacijami lahko poteka preko modema ali diskete.

Podjetje ABiTrade ponuja v okviru modula maloprodaje posebne dodatke za zlatarne, živilske trgovine, obmejne trgovine, optike.

Plače

V programu WinTEKS lahko obračunamo plače iz bruto ali neto zneska za vsakega zaposlenega in mesec posebej. Specificiramo ure in določimo dodatke za malico, prevoz in drugo ter odbitke za kredite. Na podlagi obračuna lahko izpišemo predpisane obrazce, kot so REK-1, M-4, davek na izplačane plače, plačilne liste .... Modul podpira tudi obračun regresa. Poudarili bi izrazito preprosto izdelavo plač ter samodejno izdelavo virmanov in elektronsko plačevanje.

Potni nalogi

Modul celovito podpira sestavo in obračun potnih nalogov v tolarjih ali tuji valuti, dodani pa so še različni pregledi po raznih parametrih. Potni nalogi so lahko samostojni modul ali v povezavi s plačami ali servisnim poslovanjem oziroma blagajno.

Proizvodnja

Modul je namenjen manjšim in enostavnim proizvodnjam, na primer z dvema ravnema: material - izdelek. Načeloma se odpre skladišče “delavnica”, v katerega se prevzemajo ali prenašajo material ali drugi izdelki, nato pa se s pomočjo delovnega naloga in specifikacije porabe materiala izdelajo izdelki, ki se prenesejo v blagovno skladišče in nato na trg.

Evidenca stikov s strankami

Modul Evidenca je namenjena spremljanju in evidentiranju vseh stikov s strankami. Tako ga lahko uporabimo kot podporo pri izterjavi, telefonski pomoči strankam ali splošnim stikom in opomniku. Modul razumem kot poskus vključevanja elementov upravljanja odnosov s strankami (CRM) v sistem načrtovanja virov podjetja (ERP). Rešitev je zelo dobrodošla in uporabna. Verjamem, da bi se vsak, ki bi tak modul nekaj časa uporabljal, težko znašel brez pomoči, ki jo modul pri rednem delu ponuja.

Seznam telefonskih pogovorov vsebuje vse že vnesene telefonske razgovore. Posamezni pogovori so lahko obarvani. Pod seznamom je okence, v katerem se prikazuje vsebina trenutno izbranega razgovora. Poleg datuma, ure in uporabnika so v tabeli tudi podatki o partnerju, s katerim je bil pogovor opravljen, ter legenda, ki nam na prvi pogled prikaže naravo pogovora: rdeče pomeni, da je pogovor ostal nedokončan, zeleno, da je šlo za izterjavo, rumeno pa, da je bil opravljen izhodni klic. Dodani so še pregledi stikov s poljubnim filtrom.

Sklep

Program WinTEKS se je s svojimi moduli izkazal kot zelo uporaben program za vodenje majhnih in srednje velikih podjetij za naše razmere. Vključuje kar nekaj zelo dobrih in domiselnih rešitev, ki jih ne srečujemo prav pogosto pri konkurenci. Ena izmed takih rešitev je zagotovo evidenca kontaktiranja strank. Druga taka rešitev je na primer modul booking, ki je bil sicer izdelan in razvit za potrebe ene stranke. Modul so nekoliko razširili in zdaj je uporaben tudi širše. Modul rabi upravljanju z rezervacijami in avansi.
V podjetju ABiTrade imajo razvito tudi dobro podporo strankam. Odgovarjajo na vprašanja, ki jih prejmejo prek elektronske pošte. Za težje primere so na voljo tudi med govorilnimi urami za online reševanje primerov. Obstaja pa tudi zadnja možnost - obisk na lokaciji stranke.

Na spletni strani je na voljo preizkusna različica programa. Potencialni kupci lahko datoteko prenesejo v svoj računalnik in program pred nakupom temeljito preizkusijo. Za redne uporabnike so na voljo tudi zadnji popravki programa z navodili. Na spletni strani so seznami najpogostejših napak in postavljenih vprašanj s strani uporabnikov ter seveda odgovori nanje. V prihodnje bi v podjetju lahko premislili o vpeljavi oglasne desko (FAQ), na kateri bi si lahko uporabniki izmenjavali izkušnje. Zagotovo bi iz težav, ki tarejo večino uporabnikov, tudi podjetje izpeljalo precej sklepov in idej, ki bi jih vključili v nove različice programa. Ob koncu naj še omenim, da je program zelo intuitiven in preprost za uporabo. Precej težav odpade tudi zaradi tega, saj je možno zelo natančno določiti za vsakega uporabnika posebej, kaj v programu lahko počne in česa ne more.