Poslovni informacijski sistemi. Finančno računovodski informacijski sistem

Podjetje RCL Int., d.o.o., že več kot petnajst let deluje na področju informacijskih tehnologij. Svojo pot je začelo kot obrt in nato kot podjetje, trenutno pa ima okoli 50 zaposlenih. Čeprav so najbolj znani po svojih programskih rešitvah, ponujajo tudi prodajo in namestitev strojne in sistemske programske opreme. Specializirali so se za področje trgovinskih informacijskih sistemov, kot so veleprodaja, maloprodaja, servisi, storitve in blagajniški sistemi (POS).

OSNOVNI MODULI

Finančno računovodski informacijski sistem (FRIS) sestavljajo trije osnovni moduli. Finančno poslovanje z glavno knjigo in saldakonti, tolarski plačilni promet in likvidatura.

Program lahko deluje samostojno ali v krajevnem računalniškem omrežju kot zaključena celota, lahko pa je tudi del povezanega poslovnega informacijskega sistema.

Finančno poslovanje

Programski paket omogoča vodenje glavne knjige, tolarskih saldakontov kupcev in dobaviteljev, deviznih saldakontov domačih in tujih kupcev in dobaviteljev. Poleg tega lahko vodite evidenco danih in prejetih kreditov z izračunom obresti ter posebne evidence v glavni knjigi (devizni račun, nefakturirano blago – prevzemi …). Velika večina podatkov se v glavno knjigo in saldakonte prenaša samodejno prek temeljnic iz drugih programov.

Dokumente na temeljnici lahko popravljamo in brišemo, dokler ni potrjena. Velika pomoč ob vnosu plačil sta tudi samodejno iskanje računov in prepis podatkov z računa na plačilo. Pri vnosu plačil lahko takoj razporejamo eno plačilo na več računov ali pa to storimo s posebnim avtomatiziranim opravilom kadarkoli pozneje. Ob potrditvi temeljnice se hkrati z izpisom dnevnika knjiženja podatki prepišejo v glavno knjigo in saldakonte.

Za vse izpise lahko s filtri izberemo poljuben presek podatkov, podobno lahko izbiramo tudi poljubno urejenost podatkov. Po želji lahko opredelimo stroškovna mesta, jih povezujemo v profitne centre in nato spremljamo rezultate vsakega. Evidenca po poslih oziroma projektih nam omogoča spremljanje projekta na različnih kontih z različnimi poslovnimi partnerji.

Izračun zamudnih obresti v saldakontih kupcev je preprost in omogoča različne izračune ter omejevanje izpisa bremepisov, manjših od določenega zneska. Za izračun zamudnih obresti lahko uporabljamo zakonsko določeno zamudno obrestno mero ali poljubno obrestno mero. Obstaja tudi možnost, da vsakemu kupcu posebej določimo zamudno obrestno mero. Obračun po želji izdela temeljnico obračuna in s tem omogoča samodejno knjiženje velike količine dokumentov. Obračunana zamujena plačila se označijo in naslednji obračun jih seveda ne upošteva. Kot posebno možnost lahko naredimo izračun obresti tudi na neplačani del računa do poljubnega datuma.

V deviznih saldakontih imamo na voljo povsem avtomatiziran proces računanja tečajnih razlik, ki po želji naredi tudi temeljnico za knjiženje. Poleg tega program omogoča v skladu z računovodskimi standardi tudi prevrednotenje odprtih obveznosti in terjatev po tečaju Banke Slovenije.

Določene izpise lahko prenesemo v Microsoftov Excel, kar nam omogoča hitro in enostavno izdelavo lastnih poročil.
Prek internetne povezave lahko dnevno prenesemo tečajnice Banke Slovenije in tako dnevno posodabljamo tečajno listo.

Tolarski plačilni promet

Programski modul Tolarski plačilni promet je namenjen samodejni pripravi virmanskih plačil, kompenzacij in multikompenzacij. Lahko je prek interneta povezan s poslovno banko. Podatki iz zbirke se samodejno prepišejo v bančni plačilni promet. Na osnovi prejetih elektronskih izpiskov o opravljenem plačilnem prometu prek poslovne banke program samodeno prikaže vse prilive in odlive in jih shrani v zbirko podatkov.

Virmani

V operativi plačilnega prometa je možno obdelovati vse odprte obveznosti. Uporabnik najprej določi kriterij, katere obveznosti bo plačeval. Iz ponujenih obveznosti nato izbere vse ali posamezne, po želji zmanjšuje zneske plačil (neplačani del računa bo predložen v plačilo naslednjič) oziroma spreminja osnovni kriterij. Možno je pripraviti plačila tudi za naprej (dan ali celo teden). Pri pripravi plačil program upošteva trenutno stanje v zbirki podatkov (likvidirane račune, kompenzacije, pripravljene virmane), tako da ni skrbi, ali je ta obveznost morda v kompenzaciji ali pa je bila plačana danes zjutraj ali včeraj. Ko uporabnik dokončno izdela seznam plačil za določen dan, lahko izpiše virmanske naloge ali pa izbere elektronsko plačevanje.

Medsebojne in verižne kompenzacije

Izdelava predloga za medsebojno ali verižno kompenzacijo je zelo enostavna, saj lahko uporabnik med vsemi odprtimi terjatvami in obveznostmi izbira in označuje, katero terjatev in obveznost bo kompenziral. Pri verižni kompenzaciji je mogoče evidentirati podatke o udeležencih v verigi, za možnost poznejšega iskanja kandidatov za verižno kompenzacijo.

Multikompenzacije

Program pripravi seznam po posameznih obveznostih, ki jih je možno še izločati oziroma popravljati, nato pa izračuna skupni znesek dolga. Izpis predloga je možen v obliki predpisanega formularja. Po končani multikompenzaciji se izpišejo dopisi dobaviteljem, v katerih je navedeno, katere obveznosti ste pokrili z multikompenzacijo.

Likvidatura

Programski paket Likvidatura omogoča zajem in likvidacijo vseh prejetih faktur v podjetju, tako domačih tolarskih kot tujih deviznih. Pri likvidaciji faktur lahko uporabljamo tudi ključe za samodejno delitev stroškov po stroškovnih mestih in protikontih, kar je predvsem prednost pri samodejnem izračunu vstopnega DDV-ja iz bruto zneska računa. Ključ vam omogoča tudi takojšen preračun zneska DDV-ja v primeru, ko niste upravičeni do 100-odstotnega odbitka vstopnega DDV-ja (če je pač oblika vašega poslovanja takšna, da nimate pravice do celotnega vstopnega DDV-ja). Ob likvidaciji računa morate opredeliti tudi način plačila. Praviloma je to virman, lahko pa že ob likvidaciji zapirate račun z odprtim dobropisom ali pa črpate dani avans. Možno je tudi plačevanje na obroke.

DDV

S programom Likvidatura lahko zelo enostavno, ob zajemanju vsakega prejetega računa, določite vse vstopne davke, katere ste, kot zavezanec za DDV, dolžni spremljati. Na osnovi te specifikacije se naredi tudi samodejna temeljnica, ki poknjiži vse podatke o prispelem računu, vključno z vstopnim davkom na dodano vrednost. Poleg vseh drugih evidenc imamo na voljo tudi izpis Knjiga prejetih računov – promet blaga in storitev in izpis Knjiga prejetih računov za dana predplačila.

DODATNI MODULI

Fakturiranje

Programski paket Fakturiranje omogoča izdelavo kakršnihkoli domačih in izvoznih računov. Osnova je šifrant artiklov (storitev, blaga …), ki pa ga lahko oblikujete med samim vnosom računa. Po želji lahko izdelate tudi dobropise in bremepise ter predračune in ponudbe. Program ima tudi možnost definicije pogodb, na osnovi katerih enkrat mesečno sam pripravi račune. Besedilo na računu se lahko samodejno spreminja glede na časovno obdobje, za katero pripravljate račune. Tudi cene v pogodbah se lahko mesečno povečujejo glede na inflacijo ali tečajno listo. Na osnovi potrjenega predračuna ali ponudbe lahko enostavno pripravite račun, ki upošteva tudi izdane račune za prejeta predplačila.

Devizni plačilni promet

Programski paket Devizni plačilni promet poleg priprave in izpisa obrazcev za nakazilo, odprtja akreditiva in dispozicije za koriščenje priliva omogoča tudi samodejno pripravo virmana za plačilo protivrednosti in provizije za nalog za nakazilo. Program omogoča tudi samodejno knjiženje izvedenih nakazil in likvidiranih prilivov v finance.

Osnovna sredstva

Programski paket Osnovna sredstva je namenjen vodenju registra osnovnih sredstev in ponuja uporabniku vsak trenutek informacijo o osnovnem sredstvu.

Direktorski informacijski sistem

Programski paket FINDIS pomeni vrh Finančno računovodskega informacijskega sistema, ki v veliki meri izboljšuje in dopolnjuje poslovni informacijski sistem podjetja. Na osnovi stanja v saldakontih vsak večer izračuna pomembne podatke o kupcih in dobaviteljih, ki so nato na voljo za izredno hitre vpoglede in statistike. Kot dodatek lahko vse preglede in statistike prenesemo v okolje Microsoft Excel, kjer lahko naredimo različne dodatne analize in grafikone, ki jih lahko po elektronski pošti takoj pošljete sodelavcem ali drugim.

Pri pregledu stanj lahko vidimo analitičen prikaz vseh odprtih oziroma zapadlih dokumentov. S pomočjo filtrov lahko pregledujemo samo kritične podatke, izbiramo vrstni red sortiranja oziroma zahtevamo prikaz na primer prvih deset, sto partnerjev po velikosti salda, prometa, in podobno.

Program omogoča za vsakega poslovnega partnerja tudi vnos poljubnih opravil, ki jih je treba narediti v zvezi s partnerjem. Vsako opravilo ima status in odgovorno osebo, tako da lahko na enem mestu poleg ažurnih podatkov zabeležimo tudi vse dogovore in naloge.

Programski paket deluje v krajevnem računalniškem omrežju v povezavi s Finančnim poslovanjem. Pri odsotnosti iz podjetja lahko podatke dobimo tudi po elektronski pošti in jih tako prenesemo v prenosni računalnik.

Sklep

Programski paket v osnovi deluje brez težav. Na vsakem koraku je moč opaziti, da je program izdelek programske hiše z dolgoletno tradicijo. Pazili so tudi na malenkosti. Uporabniki pa se bodo prav gotovo razveselili možnosti prilagoditve paketa specifičnim željam kupca. Paket je moč prilagoditi različnim segmentom poslovanja. Glede na široko paleto svojih dejavnosti lahko pri podjetju RCL Int. poskrbijo za različne dodelave glede na potrebe kupca. Posebnost finančnega poslovanja je tudi celoten plačilni promet, ki dejansko deluje online in omogoča prikaz dejanskih obveznosti v vsakem trenutku. Opravili so tudi prilagoditev ob prehodu plačilnega prometa na poslovne banke z dnevnim posodabljanjem podatkov o transakcijskih računih prek interneta na osnovi podatkov Banke Slovenije.