Poslovni dogodki brez napak

Čeprav zaradi gospodarske krize organizacija seminarjev, simpozijev, posvetov, delavnic in drugih poslovnih dogodkov ni več tako razširjena, kot pred, denimo, desetimi leti, na trgu obstaja kar nekaj podjetij, ki se s tovrstno dejavnostjo še vedno uspešno ukvarjajo. Mnoga med njimi pri tem postajajo čedalje bolj inovativna. Udeležencem ponujajo dodatne ugodnosti, denimo nakup strokovne literature po posebno ugodnih cenah, dodatne popuste pri udeležbi na drugih podobnih dogodkih, pridobivanje posebnih bonusnih točk, celo brezplačen prevoz do lokacije, kjer bo dogodek potekal.

Pri organizaciji poslovnih dogodkov mora organizator paziti predvsem na to, da bo dogodek izvedel zakonito, varno in profesionalno. Bistven pogoj, da to doseže, je, da se nanj ustrezno pripravi. To pomeni, da mora poskrbeti za to, da poslovna razmerja, ki jih bo vzpostavil z drugimi subjekti na takem dogodku, uredi z ustreznimi pogodbami. Med take pogodbe štejejo pogodbe med organizatorjem in podizvajalci, kot na primer z gostiteljem za najem poslovnega prostora, z varnostno službo za ureditev varnostnih vprašanj, s predavatelji za predavanja, s sponzorji in donatorji ipd.

Ne sklepajte dogovorov po domače

V praksi opažam, da mnogi organizatorji poslovnih dogodkov taka razmerja s podizvajalci urejajo kar po domače, ustno po telefonu ali po elektronski pošti. Taka praksa ni priporočljiva. Če je le mogoče, svetujem, da so take pogodbe sklenjene v pisni obliki, vsebujejo pa naj kar se le da kakovostno pripravljene klavzule o sankcioniranju in zavarovanju obveznosti sodelujočih pri poslovnem dogodku (denimo klavzulo o zavarovanju premoženja v dvorani, klavzulo o pogodbeni kazni v primeru neizpolnitve obveznosti gostitelja, predavateljev, tehnične službe ipd.).

Priporočljivo je tudi, da take pogodbe čim bolj natančno urejajo odgovornost med sodelujočimi pri pripravi takega dogodka, pa tudi razmejitev njihove odgovornosti. Čim bolj jasno naj bodo določene tudi njihove funkcije in naloge. Pisnost pogodb je nenazadnje pomembna iz dokaznih razlogov, pri morebitnem sodnem uveljavljanju odgovornosti sodelujočih.