Poslovanje upravnih organov

Uredba o upravnem poslovanju ureja področje delovanja upravnih delavcev, pomembna pa je tudi za vse državljane, ki so uporabniki upravnih storitev.  

- delovni in poslovni čas ter uradne ure,

- uporabo prostorov in opreme,

- upravljanje dokumentarnega gradiva,
- komunikacijo s strankami in drugimi javnostmi,
- izvajanje uradnih dejanj,
- poslovanje v jezikih narodnih skupnosti in
- nadzor nad izvajanjem uredbe. 

 

Upravni organ je dolžan brezplačno zagotavljati:
- splošne informacije o načinu poslovanja organa pri odločanju o upravnih zadevah in izdajanju potrdil,
- pojasnila v zvezi z uresničevanjem pravic, obveznosti in pravnih koristi fizičnih in pravnih oseb in
- pojasnila v zvezi z drugimi upravnimi storitvami. 

Pri tem je pomembno, da se splošne informacije ne nanašajo na potek oziroma stanje konkretnega upravnega ali drugega postopka.

 

Splošne informacije se zagotavljajo preko:
- svetovalca za pomoč strankam oz.
- preko javnih uslužbencev v obliki brošur, zloženk, … ter
- na svetovnem spletu portala e-uprava. 

Poglavitna novost je predvsem možnost elektronskega poslovanja. Posameznik, ki želi poslovati z državno upravo na tovrsten način, se mora identificirati z kvalificiranim potrdilom za overjanje varnega elektronskega podpisa. Na ta način se lahko sedaj preko enotnega informacijskega portala e-uprava opravlja:
- sprejemanje vlog,
- vročanje in obveščanje glede vseh upravnih postopkov in drugih storitev v zvezi s posamezno stranko. 

Nekatere vloge, ki se podajajo v elektronski obliki, morajo biti varno podpisane, podpis pa elektronsko overjen s kvalificiranim potrdilom. Vloge, ki morajo biti oddane na ta način, se podaja v naslednjih primerih:
- če z njimi stranke sporočajo podatke, na podlagi katerih bo temeljila odločitev organa,
- če z njimi stranke prevzemajo določene obveznosti ali se odpovedujejo svojim pravicam,

- če z njimi zahtevajo posredovanje osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti ali drugače varovanih podatkov na svoj elektronski naslov ali na poštni naslov, ki se razlikuje od uradno evidentiranega stalnega ali začasnega prebivališča. 

V drugih primerih vloge v elektronski obliki ni potrebno varno elektronsko podpisati. 

Elektronsko se lahko plačujejo tudi upravne storitve in sicer preko centralnega informacijskega sistema, informacijskega sistema organa ali informacijskih sistemov poslovnih ponudnikov. 

Posameznik, ki poda vlogo v elektronski obliki, lahko zahteva potrdilo o vložitvi, ki ga dobi s povratnim sporočilom v elektronski obliki in vsebuje navedbo prejetega sporočila ali njegovo celotno vsebino, datum, čas in varen elektronski podpis organa, overjen s kvalificiranim potrdilom. 

Vročanje v elektronski obliki poteka na sledeči način:

- posamezniku se preko informacijskega sistema pošlje elektronsko sporočilo, v katerem se navede, da se v informacijskem sistemu nahaja dokument, ki ga mora naslovnik prevzeti v 15-ih dneh;
- naslovnik dokument prevzame tako, da z uporabo kvalificiranega potrdila za varen elektronski podpis dokaže svojo istovetnost, presname dokument v elektronski obliki in varno elektronsko podpiše vročilnico;
- če elektronsko sporočilo ni bilo uspešno dostavljeno ali če naslovnik v roku 8 dni ne vstopi v poštni predal in tako ne prebere sporočila o dospelem dokumentu, ne podpiše vročilnice in ne prevzame elektronskega dokumenta, se mu zadeva ponovno vroča, kar pomeni, da se ga ponovno obvesti po elektronski pošti in hkrati opozori, da bo sporočilo prejel tudi v fizični obliki – naslednji dan se sporočilo natisne in fizično dostavi v poštni predalčnik;

- če se naslovnik v roku 15 dni od datuma, ko je bilo sporočilo odposlano, ne prijavi v informacijski sistem in mu sporočila ni uspelo dostaviti v fizični obliki, se vročitev šteje za neuspešno. 

Uradna oseba upravne enote mora na zahtevo stranke opraviti upravno overovitev lastnoročnega podpisa, prepisa ali kopije dokumenta, ki je enakovredna notarski overovitvi lastnoročnega podpisa, prepisa ali kopije. Uradna oseba v tem primeru od predlagatelja zahteva, da dokaže pristnost svojega podpisa (se lastnoročno podpiše na listino pred uradno osebo ali pa prizna podpis, ki je na listini, za svojega). 

Overitve elektronskih kopij fizičnih dokumentov opravljajo uradne osebe na podlagi izvirnega dokumenta in ga shranijo v obliki zapisa, ki ga določi minister, pristojen za javno upravo. 

Z dnem, ko začne veljati ta uredba, prenehajo veljati naslednji pravni akti:
- Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (UL RS 91/2001),
- Navodilo za izvajanje Uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (UL RS 26/2002),
- Uredba o načinu poslovanja organov javne uprave s strankami (UL RS 22/2001, 81/2003),
- Uredba o pridobivanju in posredovanju podatkov med organi javne uprave za potrebe upravnih postopkov (UL RS 38/2002, 129/2003),
- Uredba o poslovnem času, uradnih urah in delovnem času v organih državne uprave (UL RS 21/2001, 54/2002, 31/2003, 18/2004),
- Navodilo o obliki ovojnice za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku (UL RS 11/2002),
- Pravilnik o obveznem okviru načrta klasifikacijskih znakov (UL RS 114/2003). 

 

V primeru kršitev te uredbe lahko minister, pristojen za javno upravo, predlaga ukrepe za odpravo pomanjkljivosti in obvesti vlado oziroma župana samoupravne lokalne skupnosti o kršitvah. 

VELJAVNOST:
Od 4.3.2005. 

PRAVNI VIR:
Uredba o upravnem poslovanju (UL RS 20/2005)

Zakon o splošnem upravnem postopku (UL RS 80/99, 70/2000, 52/2002, 73/2004)
Zakon o državni upravi (UL RS 97/2004, 123/2004)