Plačevanje prek elektronske banke

Če ste se odločili za eno od elektronskih bank, je zdaj čas, da jo začnete uporabljati. Ne glede na program in njegovo različico, ki podpira elektronsko bančništvo, je potek poslovanja pri različnih programih približno enak.   

Vsem je skupno, da virmane podpisujemo s tako imenovanim elektronskim podpisom. To je elektronski zapis, ki zagotavlja, da je dokument avtentičen in da je podpisnik pravi. Po navadi je ta zapis shranjen na pametni kartici, ki jo moramo vstaviti v čitalnik kartic vsakič, ko z banko izmenjujemo podatke (ko recimo pošiljamo virmane v plačilo ali prejemamo podatke o prometu na naših računih).  

Če je v podjetju več ljudi, ki bodo uporabljali elektronsko banko, ima lahko vsak svojo pametno kartico, pri čemer ima lahko vsak uporabnik različne pravice za delo z elektronsko banko. Tako lahko na primer računovodja pregleduje promet in pripravlja virmane, nima pa jih pravice podpisati in poslati. To lahko, denimo, s svojo pametno kartico stori le direktor (tako kot je pri papirnatih virmanih podpisnik samo on). Preden se odločite za število pametnih kartic, ki jih potrebujete, premislite, kako bo potekalo celotno delo z elektronsko banko.  

Vstop in osveževanje podatkov 

Uporabnik, ki je že vešč uporabe osnovnih pisarniških programov v Windows okolju, kot sta Word ali Excel, in obvlada osnove plačilnega prometu v Sloveniji, z uporabo elektronske banke ne bo imel težav. 

Program najprej zaženemo in vpišemo identifikacijsko številko, ki omogoča uporabo elektronske banke. Ko smo v elektronski banki, najprej osvežimo podatke, pri čemer mora biti pametna kartica vstavljena v čitalnik. Osveževanje podatkov pomeni, da z banko izmenjamo podatke. Tako v tistem trenutku prejmemo najnovejše podatke o stanju na našem poslovnem računu. Treba je vedeti, da uporabnik ni vseskozi povezan s poslovno banko. Do izmenjave podatkov pride samo takrat, ko uporabnik to želi in pritisne na gumb za osveževanje podatkov. Ko smo se uspešno povezali, izberemo poslovni račun, s katerim želimo poslovati pri izbrani banki (če imamo več računov). Preverimo stanje in tekoči promet na izbranem računu. Če že uporabljamo elektronsko banko in smo pred tem v banko pošiljali naloge v plačilo, v arhivu preverimo, ali so bili nalogi uspešno obdelani.   

Vnos plačilnih nalogov, posebnih položnic in kompenzacije 

Tako kot pri klasičnem poslovanju z banko poznamo tudi v elektronski banki tri vrste plačil, in sicer plačilni nalog BN-01, ki je splošen instrument plačilnega sistema in je zamenjal nekdanji virman in splošno položnico. Kompenzacija je namenjena sporočanju podatkov o kompenzaciji, posebna položnica pa je namenjena poravnavanju rednih mesečnih obveznostih, kot so razne naročnine, plačilo DDV-ja, storitve itd. Izberemo tisto vrsto plačila, ki jo želimo plačati. Če želimo plačati račun našemu dobavitelju, izberemo plačilni nalog BN-01. Če želimo plačati račun, ki mu je priložena posebna položnica, v elektronski banki izberemo plačilo s posebno položnico. 

Velikokrat se zgodi, da hoče kdo plačati s plačilnim nalogom BN-01, čeprav ima pred seboj posebno položnico. Nasvet: če plačujete po posebni položnici, v elektronski banki izberite posebno položnico. V izbrano posebno položnico samo prepišite podatke. Če prepisujete podatke iz posebne položnice v plačilni nalog BN-01, pri sklicu v prvo okence vpišite model 12. 

Ko smo izbrali plačilo, se na zaslonu prikaže obrazec za vnos podatkov, ki je grafično enak papirnati različici virmana ali posebne položnice. Določeni podatki so že vpisani, vendar lahko nekatere spreminjamo. Spremenimo lahko npr. datum plačila, toda nikoli za nazaj. Nato vnesemo vrednosti v polje referenca in vpišemo namen plačila. Iz imenika upravičencev izberemo upravičenca, ki mu bomo plačali. Če upravičenca še nimamo v imeniku, ga vnesemo; tako bomo vsakega upravičenca s podatki o nazivu in številki transakcijskega računa v program vnesli le enkrat. 

Ko so vsi podatki vneseni, potrdimo vnos plačila. Če v nalogu nismo izpolnili vseh polj ali pa smo vnesli napačen podatek, nas bo program obvestil o napaki. Praviloma imajo vse elektronske banke vgrajene kontrole.  Večinoma obveznosti do svojih dobaviteljev poravnavamo večkrat, toda vnos plačil nam vzame čas. Nasvet: shranite plačilo kot predlogo, tako vam naslednjič ne bo več treba vpisovati celotnega naloga. Izbrali boste želeno predlogo, spremenili nekatere podatke in plačilo bo pripravljeno. 

Tako smo torej pripravili plačilo. Na enak način vnesemo vsa plačila, ki so tako pripravljena za podpisovanje. V tem trenutku jih lahko še poljubno spreminjamo.     

Pošiljanje plačil v izplačilo banki 

Po vnosu so torej nalogi shranjeni in pripravljeni za elektronsko podpisovanje. Lahko jih takoj podpišemo in pošljemo v plačilo, lahko pa to storimo tudi kdaj pozneje, saj so nalogi shranjeni na bančnem strežniku. To pomeni, da lahko po pripravi nalogov program tudi zapustimo, saj nas bodo nepodpisani nalogi počakali v elektronski banki.     

Naloge lahko podpišemo vse naenkrat – z enim klikom ali pa vsakega posebej, vselej pa mora biti v čitalnik vstavljena pametna kartica uporabnika, ki ima pravico podpisovanja.  

Na podpisanem nalogu ne moremo več spreminjati podatkov. Če to želimo storiti, lahko podpisnik iz želenega naloga umakne podpis. Takemu nalogu lahko nato spreminjamo podatke, nato pa ga moramo znova podpisati.  

Kot smo že omenili, moramo naloge, ki smo jih podpisali, še poslati v plačilo. Naloge lahko pošiljamo posamično ali pa v paketu.  

Poslani nalogi s tekočim datumom plačila se bodo obdelali v nekaj minutah. Čas obdelave je odvisen od posamezne poslovne banke. Če imajo poslani nalogi kot datum plačila določen poznejši datum, se bodo obdelali na želeni datum. To je zelo praktično v času letnih dopustov ali za pavšalne mesečne zneske, na primer plačilo akontacije davka od dobička. Take naloge pa lahko tudi prekličemo in jih umaknemo iz plačila.  

Nasvet: redno preverjajte arhiv poslanih nalogov, saj se tam vidi njihov status, ali je bilo plačilo izvedeno ali morda zavrnjeno (če je naveden napačen transakcijski račun ali sklic, kar se pogosto dogaja pri plačevanju obveznosti do države).   

Če je plačilo zavrnjeno, moramo nalog vnovič napisati (lahko pa ga tudi prekopiramo iz arhiva in na njem popravimo napačne podatke), nato ga podpišemo in še enkrat pošljemo v izplačilo v banko. 

Elektronsko banko lahko uporabljamo 24 ur in 365 dni v letu. To pomeni, da se lahko v tem času povezujemo na banko, vnašamo plačila in pošiljamo plačila. Vendar v Sloveniji velja urnik plačilnega prometa. To pomeni, da bo nalog, oddan zunaj urnika plačilnega prometa, šel v plačilo z datumom plačila na prvi naslednji delovni dan. Mimogrede, če želi naš dobavitelj potrdilo o plačilu, ga lahko naročimo prek elektronske banke.  

Promet, izpiski in stanje 

Banka izdela in pošlje za vse spremembe na računu prometne postavke, v katerih so tako so prikazani prilivi in odlivi. Do sprememb na posameznem računu lahko prihaja večkrat dnevno, odvisno od prometa na naših računih. Kadar želimo preveriti promet ali stanje na izbranem računu, pred tem vselej osvežimo podatke. Le tako bomo dobili prave in ažurne informacije. Prometne postavke, torej prilive in odlive, lahko poljubno tiskamo. Za boljši pregled si prometne postavke lahko filtriramo po določenih kategorijah. 

Zavedati se moramo, da določeno plačilo potrebuje nekaj časa, da pride od plačnika do upravičenca plačila. To pomeni, da plačilo, ki smo ga dali v izplačalo, ne bo že isti trenutek na upravičenčevem računu. Tudi ko bo plačilo na našem računu obdelano, še ne bo takoj na upravičenčevem računu. Zato določeni dobavitelji zahtevajo potrdilo o plačilu. Nasvet: če ste dobavitelj, zahtevajte originalno potrdilo in ne izpis naloga iz elektronske banke. 

Banka vsakodnevno pošilja izpiske. Take izpiske si lahko natisnemo ali pa izvozimo v svoj računovodski program.