Pasti prenove informacijskega sistema v podjetju

Podjetja se pri poslovanju srečujejo s težavami, ki so posledica nekoliko starejše programske in strojne opreme v podjetju. Nove tehnologije, ki jih naprednejša podjetja vključujejo v poslovanje, so ključna pri zmanjševanju stroškov poslovanja. Po drugi strani pa se tako povečuje tudi učinkovitost zaposlenih.

Elektronsko poslovanje že dolgo ni več muha in prestiž nekaterih podjetij, ki imajo dovolj denarja, da si lahko kaj takega privoščijo. Tudi manjša podjetja se vedno bolj informatizirajo. Običajno je prvi korak elektronska pošta in spletna stran. Napredek je razmeroma hitro opazen. Naslednji korak je nakup poslovnega informacijskega sistema, ki ne pokriva zgolj blagajne in finančno-računovodskega področja. Nakup takega sistema pa zahteva že resnejšo obravnavo, saj naložba običajno ni zanemarljiva. Natančna analiza poslovanja in tokov v podjetju je tako rekoč nujna pred uvedbo in nakupom poslovnega informacijskega sistema. Po eni strani želimo investicijo upravičiti po drugi strani pa si želimo olajšati delo v podjetju. Prehod na elektronsko poslovanje nam to zagotavlja, prvi pogoj pa je, da je bilo od stopnje, ko smo začeli razmišljati o nakupu, do stopnje končne izpeljave narejenih čim manj napak.

V pogovoru s ponudniki programske opreme sem zasledil kar nekaj težav, ki pestijo tako kupce kot prodajalce programske opreme. Precej težav je možno predvideti že v med razmišljanjem o nakupu. Za obe strani, tako kupca kot tudi prodajalca, je dobro, da se pogodba napiše čim natančneje, tako da so opredeljene vse težave, ki jih je mogoče predvideti. Tako sta obe strani zavarovani in vsak točno ve, kaj mora storiti in za kaj je zadolžen. Nezadovoljstvo in slaba volje je tako skoraj izključena. Prenašanje odgovornosti z enega na drugega je tako zmanjšano na minimum.

Oglejmo si torej devet pasti, ki nam lahko zagrenijo vpeljevanje poslovne programske opreme v podjetje.

1. Nadomestilo za zastarelo programsko opremo
Podjetje se pri poslovanju srečuje s tehnološkimi ovirami, ki so posledica zastarele programske in strojne opreme. Kot najustreznejšo rešitev iščejo podjetja nov informacijski sistem, ki bi nadomestil obstoječega, hkrati pa ohranil lastnosti dosedanjega, brez sprememb v poslovnih procesih. Glavna napaka je v tem, da podjetje pri tem ne napreduje v pri poslovanju. Programski paket je treba prilagoditi poslovnim procesom v podjetju in ne nasprotno.

2. Informacijski sistem je “stvar informacijske službe”..
Izbira in uvedba informacijskega sistema je pogosto prepuščena informacijski službi v podjetju, pri čemer so glavno merilo pri izbiri tehnične specifikacije in funkcije poslovnega programa. Informatiki praviloma nimajo dovolj znanja in pristojnosti za uspešno izpeljavo projekta. Prenova in uvedba je izrazito interdisciplinarnega značaja, saj morajo v skupini, ki je odgovorna za prenovo sodelovati poleg informatikov tudi vodstvo podjetja in zastopniki vseh poslovnih področij v podjetju (finančna, prodajna služba...).

3. Prilagajanje poslovnih procesov novi programski opremi
Prvi korak pri uvajanju poslovnega sistema je analiza obstoječega stanja in potreb, ki ji sledi izbira in nakup za podjetje primernega sistema za načrtovanje virov podjetja (ERP - enterprise resource planning).. Nemalokrat se zgodi, da podjetje kupi poslovni program glede na funkcije, ki jih ta vsebuje. Ko je program uspešno nameščen v strojno opremo in ga v podjetju začnejo uporabljati, uvidijo, da program deluje drugače, kot so si v začetku (pri nakupu) zamislili. Kerje bila naložba precejšnja in jo je nekako treba upravičiti, je torej “najbolje” in seveda tudi “najlaže” spremeniti delovne navade oziroma poslovne procese v podjetju, kar pa je napačen prijem.

4. Edino merilo pri nakupu je cena.
Za manjša in srednja podjetja je na trgu precej programskih paketov v različnih cenovnih razredih. Na prvi pogled so si zelo podobni, saj vsi vsebujejo osnovne funkcije, ki so nujne za poslovanje (glavna knjiga, fakturiranje, obračun DDV ...). Razlika v ceni pa nastane pri posebnostih in prilagoditvah posameznemu uporabniku in uvedbi ter vzdrževanju programskega paketa. Ravno zaradi slednjega velja dobro premisliti, ali ne bi bilo boljše za manjše plačilo izkoristiti tudi kakšno ugodnost, ki nam jo podjetja, ki prodajajo programsko opremo, praviloma ponujajo. S pogodbo se lahko dogovorimo, da nam za manjše doplačilo program prilagodijo, da bo skladnejši z poslovnimi procesi v podjetju, izšolajo nekaj uporabnikov za uporabo programa ali pa kar podjetje, ki nam je izdelek prodalo, prevzame vzdrževanje. Zavedati se moramo, da nam podjetje laže da popust v storitvah, kot da zniža ceno. V takih primerih je sklenitev pogodbe nujna in najugodnejša rešitev, saj se dogovarjamo o ceni celotnega projekta. Cena posameznega segmenta je praviloma višja.

5.Reference
Ponudba proizvajalca, ki navaja kopico funkcij programskega paketa, lahko kupca zavede pri izbiri. Na seznamu funkcij lahko podjetje spregleda katero izmed bolj specifičnih, ki je nujna za poslovanje v njegovi panogi. Podjetja naj se obrnejo na sorodna podjetja in jih povprašajo, katero programsko opremo uporabljajo in kako so z njo zadovoljni. Kje so prednosti in slabosti. Dolžina referenčnega seznama ni edino merilo pri izbiri. Primerjati moramo referenčni seznam po panogah, saj iščemo program, ki bo najugodnejši prav za naše podjetje.

6. Prilagojenost posameznemu podjetju
Programski paketi so praviloma bolj ali manj univerzalni in pokrivajo širok spekter dejavnosti. Za prilagoditev poslovnim procesom v podjetju so praviloma potrebne dodelave in manjše predelave programske opreme. Podjetja pogosto kupijo program v dobri veri, da prilagoditve ne bodo potrebne oziroma bodo zanemarljivo majhne, ko pa je treba prilagoditve opraviti, jih niso pripravljeni priznati niti plačati.

Iz analize poslovnih procesov, ki jo opravimo pred izbiro in nakupom programske opreme, in primerjave funkcij programskega paketa je razvidno, katere spremembe bodo potrebne na posameznem modulu. Na osnovi tega lahko ugotovimo, kolikšna bo dodatna naložba v prilagoditev. Tudi v tem primeru je najbolje da se obe strani zavarujeta s podpisom pogodbe, v kateri so vse stvari specificirane in določene. Iz pogodbe mora biti tudi razvidno, kaj se zgodi, če pride do položaja, ki prej ni bila predvidena.

7. Prenove informatizacije se podjetje loteva kar samo..
Podjetja se z namenom, da “privarčujejo” pri storitvah ponudnikov, lotijo projekta prenove kar sama, brez zunanjih analitikov. Pri tem računajo na znanje, čas in trud zaposlenih, ki so navadno že brez tega dovolj zasedeni, hkrati pa sta vprašljiva tudi motivacija in objektivnost vključenih v projekt. V vsakem primeru mora biti skupina, ki se loti tako zahtevnega projekta, kot je prenova poslovnega procesa v podjetju, sestavljena tudi iz ljudi, ki niso zaposleni v podjetju. Ljudje, ki v podjetju niso zaposleni, niso obremenjeni z medsebojnimi odnosi in realneje in neodvisno gledajo na težave v podjetju, ki ga analizirajo. Take analize so praviloma boljše in objektivnejše. Zamer med sodelavci v podjetju tako ni, pojavljajo pa se psihološka vprašanja.

8. Zanemarjanje psihologije zaposlenih
Podjetja pri uvajanju dostikrat pozabijo na zaposlene in njihov odpor do sprememb. Zato je nujno, da vodstvo v projektu prenove dejavno sodeluje ter podpira potrebne spremembe, s tem pa daje zgled tudi zaposlenim, ki v nujnost sprememb še niso prepričani. Pogosto se v podjetju tudi zgodi, da tisti, ki poskušajo vpeljati spremembe v poslovanje podjetja, naletijo na odpor preostalih zaposlenih. Nekateri so enostavno proti spremembam v podjetju, drugi pa se bojijo, da bodo tako ostali brez zaposlitve. Razlogi so različni. Vsem pa je skupno oviranje postopka vpeljave novega informacijskega sistema v podjetje. Vodstvo podjetja lahko v takih primerih naredi veliko s primernim obveščanjem in motivacijo zaposlenih. Precejšnjo vlogo odigra vodstvo podjetja tudi pri analizi potreb v podjetju, saj običajno vsak oddelek vleče na svojo stran. Vodstvo podjetja mora v takih primerih realno oceniti potrebe posameznih oddelkov tako, da je analiza posledica realnega stanja v podjetju.

9. Izobraževanje kadrov
Podjetja želijo pri vpeljevanju poslovnega informacijskega sistema privarčevati tudi nekaj denarja. Običajno varčujejo na napačnem mestu, tako da zaposlenih ne pošljejo na šolanje, da bi se naučili pravilno in kar najboljše uporabljati programski paket. Zmotno je mišljenje, da se bodo zaposleni že sami vse naučili med uporabo programskega paketa. Podjetja, ki prodajajo sisteme ERP imajo običajno na voljo tudi klicni center, ki pomaga uporabnikom iz težav. Tovrstne storitve se nazadnje izkažejo za dražje, kot če bi se že ob nakupu s podjetjem dogovorili o šolanju kadra.

Sklep
Zavedati se moramo, da zgoraj omenjene pasti niso edine, ki prežijo na nas. Takih in podobnih pasti je še kar nekaj. Naštel sem le tiste, ki se mi zdijo najpomembnejše in so tudi najpogostejše.

Vsem, ki se odločajo za prenovo informacijskega sistema, vetujem, da se zadeve lotijo premišljeno in ne na horuk, kot radi rečemo. Prvi korak je seveda izdelava analize v podjetju. Ta nam ne bo koristila samo pri uvajanju sistema ERP, temveč tudi kot pomoč pri morebitni preureditvi poslovnih procesov v podjetju. Analiza bo pokazala, kje so naše prednosti in slabosti pred konkurenčnimi podjetji. Vodstvo se bo laže odločilo za posamezne korake, s katerimi bo podjetje bolj konkurenčno na trgu. In končno, zavedati se moramo tudi, da novi sistem ERP v podjetju ne bo delal namesto ljudi, temveč jim bo le v veliko pomoč pri delu. Sistem ERP ni čarobna paličica, ki bo odpravila vse težave v podjetju. S takim sistemom bomo le odkrili šibke člene v podjetju in jih pravočasno odpravili.