Oklestite stroške, podvojite dobiček!

Recimo, da imate dobička 5 enot, stroškov 95 enot in prihodkov 100 enot. Bi želeli povečati dobiček za 100 odstotkov? To lahko naredite na vsaj dva načina: povečate prodajo za 100 odstotkov ali zmanjšate stroške za dobrih 5 odstotkov! Sliši se skoraj neverjetno, vendar drži. In v večini podjetij najdemo za več kot 5 odstotkov nepotrebnih stroškov, če jih le začnemo sistematično iskati.

Stroške lahko delimo po različnih kriterijih, na stalne in gibljive, na neposredne in posredne, na materialne, finančne in številne druge, pa tudi na potrebne in nepotrebne. Nepotrebni so tisti stroški, ki se jim brez škode za poslovanje lahko odrečemo. Še več, potratni smo, če jih ustvarjamo, ker jih v resnici ne potrebujemo, podjetju gre brez njih veliko bolje.

Odvečni stroški pri nabavi

Nabava lahko povzroča vrsto nepotrebnih stroškov. Tako ima lahko podjetje vrsto dobaviteljev za različne materiale in celo za enak material. Podjetje je za posameznega dobavitelja majhen, nepomemben kupec. Kakovost je ob vhodu blaga potrebno nadzirati. Naročati je potrebno določen čas pred dobavo, navadno nekaj večje količine, da ne bi blaga zmanjkalo. Plačilni roki so kratki.

Če je tako tudi v vašem podjetju, pomeni, da ustvarjate vrsto nepotrebnih stroškov. Pametneje bi bilo izbrati enega ali dva dobavitelja in se z njimi v dolgoročnih pogodbah dogovoriti o količinah. S tem postanete pomemben kupec, ki bo deležen tudi pomembnejšega rabata.

Z dobaviteljem gradite partnerski odnos, dobavitelj vam bo zaupal nadzor kakovosti pri njem, sčasoma pa bo že sam usposobljen nadzorovati kakovost za vas. Morda boste zato potrebovali kakšnega delavca manj za ta nepotrebna opravila in bo namesto teh del lahko bolje steklo delo na katerem doslej ozkem grlu?!

Namesto da bi širili nabavno skladišče, boste imeli skladišče kar pri dobavitelju, ki vam bo materiale dostavljal na vpoklic. Vi boste seveda soliden partner tudi glede tega, saj ga boste o količinah in datumih dobav obveščali vedno v dogovorjenih rokih (na vpoklic lahko tudi pomeni 14 dni pred dobavo!).

O vseh pomembnih podrobnostih se boste natančno dogovorili za daljše časovno obdobje, pri komuniciranju z dobavitelji pa ne boste varčevali s časom. Pomembno je, da najdete dobavitelja v bližini, pa tudi če ni prav blizu, ga obiskujte, identificirajte morebitne težave in jih sproti rešujte.

Plačevali boste vedno v dogovorjenem roku. Če se vam bo po naključju zgodilo, da ob zapadlosti dobaviteljevega računa ne boste imeli denarja, boste najeli posojilo. Niti po naključju ne boste pokvarili vašega odnosa z dobaviteljem zaradi trenutne likvidnostne težave. Če pa boste, nasprotno, imeli denar, boste dobavitelju plačali celo pred rokom, ker veste, da je on v likvidnostnih težavah.

Koristi, ki jih lahko pričakujete od partnerskega odnosa z dobavitelji:

• zmanjšanje povprečnega stanja zalog in s tem prihranek pri stroških financiranja;
• manj administracije: en dobavitelj, en račun, ena naročilnica, ena dobavnica, ena vknjižba;
• manj potrebnega skladiščnega prostora (več prostora za proizvodnjo);
• boljši plačilni pogoji,
• standardna kakovost.

Partnerski odnos seveda pomeni za obe strani, tako dobavitelja kot kupca, boljše delo, ker so stvari natančno definirane, zato ni napak, ni zastojev, ni reklamacij in ni slabe volje. In kar je najvažnej - ni nepotrebnih stroškov, s tem pa lahko hitro izboljšate poslovni rezultat. Po poslovnem rezultatu pa vas bodo ocenjevali lastniki in tudi vlagatelji. Boljši rezultat - manjše tveganje za vlagatelje, manjše obresti na kredite. Podjetju, ki dosega dobiček, tudi ne bo težko pridobiti novih kadrov in morda celo nekoč prodati novo ali prvo emisijo delnic.

Zaposleni kot vir informacij o neizkoriščenih možnostih

Na začetku smo pogledali, kakšne možnosti varčevanja imamo zunaj podjetja, toda največ možnosti za varčevanja je ponavadi znotraj podjetja. Toda kje? Povprašajte zaposlene! Kdo drugi ve več o podjetju, o napakah in možnih izboljšavah? Prav zaposleni v podjetju so tisti, ki so neizčrpen vir znanja, vedenja in izkušenj. Ali pa jim tudi znamo in sploh hočemo prisluhniti?

Izboljšajte komunikacijo

Če boste s takšnim seznamom ugotovili, da je problem v nabavi zaradi tega, ker proizvodnja ne sporoča natančnih potreb, da proizvodnja ne more izpolnjevati rokov niti zahtevanih količin kupca, ker ni bilo pravočasno na zalogi zahtevanih materialov, finančna služba ne zna izterjati terjatev, prodajni oddelek pa želi samo prodajati in ga ne zanimajo problemi proizvodnje ter podobno, potem veste, da podjetje zaradi pomanjkanja komunikacije naredi vrsto nepotrebnih stroškov. Kajti stroški so tudi - izgubljene priložnosti.

»Ustvarjeni geniji« ali sproščanje potencialov

Saj poznate študijo Pigmalion v razredu? Na neko šolo v Ameriki je prišla delegacija s Harvarda in rekli so učiteljem: »Vaš razred bomo testirali. Test se imenuje Harvardski test intelektualnega izbruha. Namen tega testa je ugotoviti, kateri otroci v razredu se bodo med šolskim letom intelektualno razvijali, in test naj bi jih izločil. Nikoli ne pogreši. Dokazali vam bomo. Boste videli, v kakšno pomoč vam bo to pri delu.« No, in so šli v razred. Razdelili so nekaj prastarih testov za ugotavljanje stopnje inteligenčnega kvocienta. Pobrali so izpolnjene teste in skrivaj vse skupaj vrgli v smeti. S seznama učencev so potem naključno izbrali pet imen in izbrance povabili na pogovor. Učiteljem so rekli. »To so učenci, ki bodo v tem semestru najbolj učinkoviti.« In veste, kaj se je zgodilo potem? Prav vsak od izbranih se je izkazal. Njihova slava je napolnila vse stenske časopise v šoli.*

V tem novoletnem času, ko seštevamo dogodke preteklega leta in načrtujemo vnaprej, sem razmišljala o zunanjih ekspertih, ki pod takšnim ali drugačnim nazivom pojavljajo pri nas, v naših podjetjih. Prišli so iz »velikega sveta«, iz Evrope in z njimi sem imela čast sodelovati. Imeli so veliko strokovnega znanja, o financah, o stroških, o metodah pospeševanja prodaje. Kljub vsemu, nič posebej novega. Nekaj pa je bilo značilnega v njih, vsi so govorili o ljudeh, o pomembnosti komunikacije, o spoštovanju mnenj in različnih pogledov, o partnerstvu, o pozitivnem mišljenju.

Naj bo torej to leto posvečeno zmanjševanju stroškov s pomočjo ljudi in ne s pomočjo odpuščanja ljudi! Vso srečo!

* Povzeto po knjigi Lea F. Buscaglia: Živimo, ljubimo in se učimo (Znanka d.o.o. Ljubljana, 1997)

NASVET

Največ vedo o podjetju, o napakah in možnih izboljšavah zaposleni, zato so neizčrpen vir znanja, vedenja in izkušenj, če jim le znate prisluhniti. Kako pridete do teh informacij? Naredite seznam pojavov in procesov, ki naj jih ljudje ocenijo.