Office 2003 - nova generacija

Pisarniški paketi, običajno sestavljeni iz programov za urejevanje besedila, ustvarjanje preglednic in grafov, izdelavo predstavitev, izpolnjevanje obrazcev in druga vsakodnevna opravila, so nepogrešljivi sestavni del že skoraj vsakega delovnega mesta v podjetju. Zato ni nič čudnega, da je Microsoft že pred leti zagrabil priložnost in se uveljavil kot vodilno podjetje na tem področju. Kadar danes govorimo o pošiljanju dokumentov vseh vrst, se sporazumevamo kar v Microsoftovem jeziku. Skoraj nihče se danes ne pogovarja samo o dokumentih, ampak kar o Wordovih dokumentih ali datotekah doc.

Več kot zbirka

Microsoft je ravnokar predstavil preizkusno različico (tako imenovano različica »beta2«), ki je praktično že »ta prava« oziroma končna. Zares končni izdelek pričakujemo na policah jeseni. Za razliko od predhodne različice se je novi paket Office 2003 razvil v velikansko zbirko, ki zajema kar 13 izdelkov. Tako sploh ni nič čudno, da so jo poimenovali kar Microsoft Office System. Jedro zbirke tvorijo že znani programi: urejevalnik besedil Word 2003, program za izdelavo razpredelnic in grafov Excel 2003, program za izdelavo predstavitev PowerPoint 2003, zbirka podatkov Access 2003 ter poštni odjemalec Outlook 2003. Ti kratki opisi delajo programom kar malo krivico, ker so se že tako razvili, da je recimo Word 2003 bistveno več kot samo urejevalnik besedil, Outlook pa bistveno več kot samo poštni odjemalec.

V celotno zbirko sodijo še spletni portal SharePoint Portal Server 2.0 , program za urejanje in izdelavo spletnih strani FrontPage 2003, program za izdelavo publikacij Publisher 2003, program za izdelavo diagramov ter shem Visio 2003, program za vodenje projektov Project ter novinca v zbirki Office InfoPath 2003 in OneNote 2003. Če k paketu Office dodamo še operacijski sistem Windows Server 2003 ter poštni strežnik Exchange 2003 (ki nista del paketa Office), dobimo paleto izdelkov, ki jih ne premore noben drug ponudnik programske opreme.

InfoPath

Večino izdelkov paketa Office 2003 poznamo že iz prejšnjih različic. Pravi novosti sta le InfoPath in OneNote. Prvi omogoča preprosto izdelavo in izpolnjevanje obrazcev v elektronski obliki. Obrazec lahko izdela praktično vsak uporabnik, ki obvlada osnove okolja Windows. Najenostavnejše obrazce lahko naredimo kar s postavljanjem elementov na prazen obrazec. Na desni strani element primemo in ga povlečemo ter spustimo na obrazec. InfoPath vsebuje vse pogosto uporabljene elemente, kot so vnosna polja, izbirna polja, tabele, gumbi, povezave ...

Zanimiva je so tudi možnost vstavljanja izbirnih elementov, ki jih lahko uporabimo na različnih plačilnih obrazcih, kjer želimo kupcu ponuditi več načinov plačila. Tako se polje za vpis številke kreditne kartice na zaslonu prikaže samo, če bo uporabnik za način plačila izbere kreditno kartico. Če uporabnik izbere drugo plačilno sredstvo, recimo plačilo po povzetju, se elementi, povezani s kreditno kartico, na zaslonu sploh ne prikažejo, kar je zelo primerno za uporabo v podjetjih, ki imajo tudi prodajo končnim kupcem.

Uporabniški vmesnik

Pošiljanje obrazcev

OneNote

Drugi novinec je program, imenovan OneNote. Kot že ime pove, je namenjen za urejanje zapiskov. Ti so lahko besedilni ali celo slikovni oziroma zvočni. Kadar dodamo nov zvočni zapis, se ta samodejno prilepi k besedilu, ki ga hkrati pišemo. Vsakemu zapisku lahko dodamo posebno zastavico, s katero ga označimo. Oznake nam omogočajo zelo enostavno iskanje in razvrščanje vnesenih informacij. Če besedilo označimo kot opravilo, ki nas čaka (To Do), bomo lahko v posebnem oknu videli vse odseke, ki smo jih označili kot opravila. Pri opravkih lahko slednje dodamo tudi v neposredno v Outlook.

Po zapiskih lahko tudi iščemo z iskalnikom. Ta nam označi vse lističe, ki vsebujejo iskano besedo. Za shranjevanje in odpiranje datotek pa uporabnikom ni potrebno skrbeti. OneNote samodejno ustvarja in shranjuje naše zapiske v rednih časovnih intervalih.

Word

Stari znanci iz paketa Office 2003 so bili deležni nekaterih manjših sprememb. V Wordu lahko izpostavimo tri novosti, med katerimi bosta največ uporabljena poseben bralni način (Read Mode) in shranjevanje datotek v čisti XML. Bralni način na zaslonu prikaže celo stran dokumenta, podobno kot pri pregledu za tiskanje, kar omogoča lažje branje.

Najbolj poudarjen v celotni zbirki Office 2003 je XML, ki ga srečamo prav na vsakem koraku. Čeprav smo že v prejšnjih različicah lahko shranjevali v formatu XML, ta ni ponujal veliko prožnosti, ker je Microsoft uporabil svojo, nestandardno shemo. Zdaj lahko v Office 2003 svoje dokumente shranimo v dokument XML v svoji shemi. To nam odpre neskončne možnosti, saj lahko v Wordu urejamo katerikoli dokument XML, ki smo ga ustvarili v kakšnem drugem programu. Ne nazadnje lahko v Wordu shranimo dokument in ga nato odpremo v Excelu. (Več o pomenu teh kratic v eni od prihodnjih številk.)

Velika novost je zmožnost, ki jo skriva rdeča ikona z belo črto (Permission). Za to ikono se skriva Microsoftova tehnologija za zaščito dokumentov (Windows Rights Management). Ta avtorju dokumenta omogoči, da natančno določi, kakšne pravice imajo bralci. Avtor lahko bralcem prepreči spreminjanje, branje, kopiranje ali tiskanje dokumentov, narejenih v Officeu 2003. Tehnologija je sicer del Windows Serverja 2003, vendar je Office 2003 prvi programski paket, ki jo uporablja.

Zelo je poudarjeno tudi skupinsko delo, še zlasti v sodelovanju s SharePoint Portalom. Office 2003 zdaj vsebuje nova podokna opravil (Task Pane), ki omogočajo neposreden dostop do dokumentov v portalu. Zdaj lahko prek podoken opravil vidimo tudi popravke, ki jih je nekdo drug naredil na dokumentu v portalu.

Outlook

Še največ novosti je bil deležen odjemalec Outlook, pri katerem lahko že na prvi pogled opazimo nekatere drastične spremembe. Največja novost je nekoliko spremenjen uporabniški vmesnik, kjer je pogled Sporočila razširjen na celotno višino okna. Sprva se tak pogled zdi zelo nenavaden, a postane ob vsakodnevni uporabi zelo priročen. Tisti, ki se na novi pogled ne morejo privaditi, bodo lahko še vedno uporabili staro razporeditev.

Še uporabnejše so iskalne mape (search folders). Te so v bistvu posebni dinamični filtri, ki prikazujejo sporočila glede na filter. Z njimi lahko zelo preprosto prikažemo vsa neprebrana sporočila, ne glede na mapo, v kateri so shranjena. Še zlasti uporaben je filter za prikaz vseh označenih sporočil, na katera nameravamo odgovoriti pozneje.

Sporočila zdaj še laže označimo z zastavicami, ki so lahko tudi različne barve. Dobrodošla novost za tiste podjetnike, ki dobivajo ogromno pošte in je ne zmorejo redno prebirati, kaj šele odgovarjati nanjo.

Spam

Končno ima Outlook vdelan tudi filter proti neželeni pošti (spam), ki deluje v več stopnjah. Od nizke ravni zaščite pa do blokiranja vse pošte, ki ne prihaja od nam znanih pošiljateljev. Filter sicer ni popoln, a je vsekakor boljši kot nič. Ta filter bo veliko podjetnikov rešil nezaželene pošte, saj lahko poštnega odjemalca nastavimo tako, da bomo dobivali pošto le od tistih ljudi, ki jim zaupamo oziroma z njimi poslujemo.

Business Contact Manager

Novost v Outlooku je tudi upravitelj poslovnih stikov, ki je namenjen beleženju podatkov o vaših strankah. Poslovni stiki v Outlooku pomenijo vse ljudi, s katerimi poslujemo. To so vse naše stranke in poslovni partnerji, o katerih podatke v Outlooku 2003 vodimo ločeno od običajnih stikov.

Poslovni stiki imajo nekatere lastnosti, ki jih običajni nimajo. Med njimi so status partnerja, naša ocena ter vsi drugi podatki, povezani s strankami. Ti stiki nam tudi omogočajo beleženje naše komunikacije s strankami. Prek stikov lahko zelo preprosto pridemo do vseh sporočil, ki smo si jih izmenjali s stranko, pa najsi gre za določeno osebo ali kar celotno podjetje. Lahko bi rekli, da je to kar program za upravljanje odnosov s strankami (Customer Relationship Management - CRM), ki sicer ni popoln, a si lahko vsak podjetnik z njim precej olajša delo. Zamislite si, kako dobro je, če v trenutku, ko nas kdo pokliče, že iz telefonske številke razberemo vso zgodovino partnerja oziroma stranke.

Poslovni stiki omogočajo tudi beleženje različnih poslovnih priložnosti. Kadar se določena stranka zanima za naš izdelek, si lahko to v Outlooku zabeležimo in tako vodimo celotno zgodovino poslovanja z njimi.

Preizkusite ga!

Office 2003 potrebuje za delovanje operacijski sistem Windows XP ali Windows 2000 SP3. Cenovna politika in natančen datum izida v tem trenutku še nista določena.

Kot smo omenili, je izdelek zdaj še na preizkusni stopnji (beta 2), a ga lahko vsak preizkusi. Na Microsoftovi spletni strani je možno Office 2003 beta 2 naročiti za stroške pošiljanja. V paketu bomo dobili tako Office 2003 kot tudi preizkusne različice nekaterih drugih programov, med katerimi so Exchange 2003 beta 2, Windows Server 2003 RC2, SharePoint Portal Server 2.0 in drugi. Zelo zanimiv je predvsem poseben demo CD z video posnetki, ki prikazujejo novosti in scenarije uporabe. Če razmišljate o uporabi Officea 2003, je ta paket zelo dober način, da pridete v stik z izdelkom, še preden je na voljo v redni prodaji. Naročite ga lahko na spletni strani http://www.microsoft.com/office/preview/orderbeta.asp ali pokličete slovenski Microsoft.

Če boste naročili to preizkusno različico Office 2003, potem jo namestite in uporabljajte le v testnem računalniku. Ker gre za izdelek v razvoju, lahko pričakujete tudi kakšne napake med delovanjem.