Odpravite ozka grla

Že pri obstoječem obsegu dela smo preobremenjeni in si le težko predstavljamo, da bi imeli še več prodajnih sestankov in bi morali izpolniti še več naročil. Vendar večjo realizacijo lahko dosežemo, če uspemo v istem času opraviti več: ugotoviti je torej treba, katera so ozka grla, in jih odpraviti. Z avtomatizacijo, predpripravljenimi odgovori, standardnimi obrazci, delegiranjem in postavitvijo sistema, ki bo v vsaki fazi zahteval čim manj vašega časa. Pa si poglejmo, kako. 

Kako delate zdaj? 

Prvi korak k rešitvi je, da natančno opredelite problem. To storite tako, da si najprej izpišete ali narišete shemo vseh svojih opravil in dejavnosti. V shemo vključite tudi telefonske klice, pošiljanje elektronske pošte za potrditve ali dodatne informacije, morebitne sestanke, poslovna potovanja ter čakanje na odgovore sodelavcev in tretjih oseb ali podjetij.  

Prikazan je praktičen primer takšne sheme, po kateri lastnik manjšega podjetja opravlja predvsem trženjske in organizacijske dejavnosti, sodelavci pa so osredotočeni na izvedbo naročila.  

 

V drugem koraku pripišite posameznim opravilom čas, ki ga navadno potrebujete za njihovo izvedbo. Ker nas občutek pogosto zavaja, je zelo dobra metoda ugotavljanja resnične porabe časa ta, da si nekaj tipičnih dni beležite čisto vse dejavnosti, ki jih čez dan izvajate. Najbolje je, da si jih sproti in na petnajst minut natančno beležite na list papirja. Na koncu dneva seštejte porabljen čas za posamezne dejavnosti.  

V našem primeru so z beleženjem porabljenega časa določili naslednje čase izvedbe posameznih korakov od pridobitve stranke do izpeljave storitve (slika 1):

·   stranko prosimo za dodatne informacije po elektronski pošti ali telefonu – 20 minut,

·   prejmemo odgovor stranke in ga proučimo – 20 minut,

·   priprava ponudbe in pošiljanje stranki – 30 minut,

·   telefonski klici in elektronska pošta glede odločitve – 30 minut,
·   sestanek s stranko – 150 minut,

·   naročilo stranke – 15 minut,
·   prepis vsebine naročila, ponudbe ter sestanka – 25 minut,
·   izvedba naročila (predvsem usklajevanje) – 30 minut,

·   interni pregled narejenega – 20 minut,
·   obvestilo stranki, da si lahko ogleda izdelek oziroma storitev – 15 minut,

·   ureditev pripomb stranke – 15 minut,
·   vnovično preverjanje s strani stranke – 15 minut,
·   potrditev – 10 minut,
·   izdaja računa stranki – 10 minut,
·   preverjanje, ali je plačano in izterjava dolga – 15 minut,
·   pomoč stranki – 25 minut,
·   priložnostno obveščanje o novostih – 15 minut. 

Skupaj tisti del trženja in menedžmenta, ki ni vezan neposredno na stranko, predstavlja povprečno skoraj 8 ur dela.