Odgovornost organizatorja poslovnega dogodka

To še posebej velja za množične prireditve, denimo demonstracije ali prestižne športne dogodke, in kjer obstaja povečano tveganje za nastanek različnih ekscesov ali neredov. Včasih se zadeve lahko končajo tudi tragično. Kdo se ne spomni tragičnega dogodka iz diskoteke Lipa leta 2005, ko so v nesreči umrla tri mladoletna dekleta?

 

Pri organizaciji poslovnih dogodkov – kongresov, seminarjev, simpozijev ... je stopnja tveganja za nastanek ekscesov ali neredov seveda minimalna ali celo ničelna, kar pa še ne pomeni, da je organizacija takih dogodkov mačji kašelj. Organizator poslovnega dogodka mora namreč poskrbeti, da se bo tak dogodek izvedel zakonito, varno in profesionalno. Da bo to zagotovil, je nadvse priporočljivo, da poslovna razmerja, ki jih bo vzpostavil z drugimi subjekti na takem dogodku, uredi z ustreznimi pogodbami.

 

Med take pogodbe denimo štejejo pogodba med naročnikom in organizatorjem za organizacijo in izvedbo prireditve, pogodba organizatorja s podizvajalci, na primer z gostiteljem za najem poslovnega prostora, z varnostno službo za ureditev varnostnih vprašanj, s predavatelji za predavanja na takem dogodku, s sponzorji in donatorji ... Če je le mogoče, svetujemo, da so take pogodbe sklenjene v pisni obliki, vsebujejo pa naj kar se da kakovostno pripravljene klavzule o sankcioniranju in zavarovanju obveznosti sodelujočih pri takem dogodku (denimo klavzulo o zavarovanju premoženja v dvorani, klavzulo o pogodbeni kazni v primeru neizpolnitve obveznosti s strani organizatorja, predavateljev, tehnične službe ...). Priporočljivo je tudi, da pogodbe čim bolj natančno urejajo odgovornosti med sodelujočimi pri pripravi dogodka ter razmejitev njihove odgovornosti. Čim bolj jasno naj bodo določene tudi njihove funkcije in naloge.