Nova zakonodaja poenostavlja e-poslovanje

Sebastjan Dimnik: »Sami uporabljamo elektronske račune, računovodja pa zahteva račune v papirni obliki.«

Z ZDDV-1G, ki je začel veljati 1. 1. 2013, se je uvedla enakovredna obravnava papirnatih in elektronskih računov za izvajanje zakonodaje s področja davka na dodano vrednost. Pred sprejemom ZDDV-1G sta elektronsko poslovanje urejala Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter Zakon o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA) skupaj z Enotnimi tehnološkimi zahtevami (ETZ). Prav ZVDAGA in ETZ sta zaradi izjemno ostrih in predimenzioniranih določil zavirala razvoj e-poslovanja med podjetji. Problem je bil predvsem v tem, da pripravljavci ZEPEP-a niso obravnavali tega problema, potem pa je padel v enako obravnavo kot arhivski dokumenti nacionalnega pomena. Nova davčna zakonodaja uresničuje zahteve direktive Sveta 2010/45/EU, njen cilj pa je predvsem odprava ovir za elektronsko izdajanje računov.

 

Odpravo ovir za elektronsko izdajanje računov naj bi potrjevalo že delovanje davčnih inšpektorjev, ki bodo pri obravnavi računovodske dokumentacije morali izhajati iz osnovne predpostavke, da so e-računi enakovredni papirnim računom. Torej jih je treba v okviru nadzora obravnavati enako kot papirne račune, zato v nadzoru ni mogoče od zavezanca zahtevati, na primer, da namesto e-računa predloži papirni račun.

 

Pomemben je poslovni kontekst, ne pa oblika

 

Z vidika davčnega nadzora morajo vsi računi, ne samo e-računi, odražati dejansko dobavo, pri čemer je treba zagotoviti njihovo pristnost kakor tudi celovitost in čitljivost, in to od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Za direktivo o DDV je pomembno dejstvo, da se šteje za elektronski račun tak račun, ki je izdan in prejet v elektronski obliki, ni pa pomembna vrsta elektronske oblike. Ne glede na to pa mora biti zagotovljena pristnost izvora, kar pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa. Pristnost izvora morata zagotoviti tako izdajatelj računa kot prejemnik računa. V praksi to pomeni, da mora biti na računu vedno naveden dobavitelj, to mora zagotoviti izdajatelj računa, medtem ko pa mora s postopki nadzora, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo, prejemnik računa dokazovati, da mu je dobavitelj dejansko dobavil blago ali opravil storitve, na katere se nanaša račun.

 

Zagotavljanje revizijske sledi

 

Za vzpostavitev t. i. zanesljive revizijske sledi, ki povezuje račune in dobavo, mora imeti zavezanec implementirane postopke za nadzor poslovanja, ki morajo biti primerni glede na velikost in vrednost transakcij ter število in vrsto dobaviteljev in prejemnikov. V praksi to pomeni, da se v nadzornem postopku ne presoja verodostojnost računa kot samostojnega dokumenta, ampak v povezavi z ostalimi dokumenti, ki so povezani s transakcijo in jo tudi dokazujejo. Gre za preveritev dokumentiranega toka transakcije od začetka, tj. izvirnega dokumenta (naročilnica) do končne evidence v računovodskem izkazu. Vendar v tem pogledu pravzaprav ni razlike v davčnem nadzoru papirnih in e-računov.

 

Identitete in verodostojnost

 

Pri elektronskih računih je glede na papirne račune mogoče identiteto dokazovati tudi z različnimi e-rešitvami, med katerimi je tudi napredni elektronski podpis, ki sam po sebi zagotavlja identiteto izdajatelja. Vendar pa uporaba naprednega e-podpisa za namene DDV ni obvezna in se identiteta izdajatelja lahko zagotavlja tudi drugače, kar je treba upoštevati tudi v postopkih davčnega nadzora e-računov.

 

Pri nadzoru e-računov bo davčni organ preverjal tudi postopke za zagotavljanje celovitosti vsebine in ugotavljal čitljivost računa. Celovitost vsebine pomeni, da vsebina e-računa ni bila spremenjena in to mora zavezanec zagotavljati od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe. To pa ne pomeni, da se ne sme spremeniti oblika računa; torej lahko se spremeni vrsta e-zapisa, lahko se e-račun pretvori v papirno obliko, vendar se mora sprememba evidentirati v revizijski sledi (ne sme priti samo do spremembe vsebine računa). Pri e-računih je mogoče celovitost vsebine zagotavljati z naprednim elektronskim podpisom ali z drugimi e-rešitvami in tehnologijami, pri čemer je pomembno, da zavezanec sam določi način zagotavljanja celovitosti vsebine e-računov. Zato se v postopkih davčnega nadzora ne morejo zahtevati določene e-rešitve za zagotovitev celovitosti vsebine ampak je to prepuščeno zavezancu. Vendar pa je dejstvo, da določene tehnologije, kot je npr. napredni elektronski podpis same po sebi zagotavljajo, da vsebine e-računa ni mogoče naknadno spremeniti.

 

Seveda mora biti čitljivo

 

Čitljivost računa pomeni, da lahko človek e-račun enostavno prebere, kar mora zavezanec zagotavljati od trenutka izdaje računa do konca hrambe. To je pomembno, kajti v elektronskem svetu se tehnologije hitro menjujejo, zato mora zavezanec paziti, da skupaj z e-računi hrani tudi tehnologijo za prikaz teh računov v človeku berljivi obliki. Pri tem je treba poudariti, da npr. XML sporočilo ali druga strukturirana e-sporočila v izvirni obliki ne veljajo za berljiva - v Sloveniji se uporablja eSlog. Za davčni nadzor je davčni zavezanec torej dolžan od trenutka izdaje do konca roka hrambe v razumnem času omogočiti prikaz računa na ekranu ali izpis na papirju, za kar se običajno uporablja standardna oblika pdf (PDF/A).

 

DURS je na svoji spletni strani že objavil tudi pojasnilo glede obravnave elektronskih računov z vidika Zakona o davku na dodano vrednost: http://www.durs.gov.si/si/davki_predpisi_in_pojasnila/davek_na_dodano_vrednost_pojasnila/izdaja_racunov/elektronski_racuni/.

 

Elektronsko je učinkovito, a papir ostaja

 

Veliko poslovanja predvsem med srednjimi in velikimi podjetji dejansko že poteka v elektronski obliki. Večinoma se sicer zatika pri elektronski izmenjavi računov. Doslej se je e-poslovanje še najbolj utrdilo v bančništvu ter v dobavnih verigah (trgovina, proizvodnja, logistika ), vedno bolj se ga poslužujejo množični izdajatelji računov - državne inštitucije, telekomunikacijska in energetska podjetja ter različni ponudniki javnih storitev. Prednjačijo velika in srednja podjetja, medtem ko majhna, predvsem zaradi pomanjkanja znanja in ustrezne tehnologije, ostajajo zadaj.

 

Dejansko že vsak informacijski sistem ali dokumentne aplikacije za majhna podjetja, na primer miniMAX, E-računi, Birokrat ter Balirka, omogočajo izvoz izdanega računa v pdf zapisu, ki se nato po elektronski pošti posreduje kupcu, oziroma shranjevanje prejetih. Izdani računi so pri tem že originalno shranjeni v poslovni aplikaciji in jih načeloma sploh ne bi bilo treba tiskati. Večji izziv se pojavi pri kupcu, torej pri prejetem računu. Ta namreč zahteva najprej potrditveni postopek, nato pa še knjiženje. Čeprav je večina srednjih in velikih podjetij ta proces na nek način že spravila v elektronsko obliko, pri majhnih še vedno poteka papirno.

 

Gorazd Klančišar: »Elektronske račune izdajamo okrog 10 odstotkom strank, pri čemer gre predvsem za mlajše podjetnike.«

Vedno se nekje zatakne

 

V podjetju Sputnik, Inovativne poslovne rešitve, 90 % vseh računov izdajo v elektronski obliki. »Tudi od poslovnih partnerjev večinoma dobivamo račune v elektronski obliki, predvsem od tehnoloških podjetij,« je pojasnil direktor podjetja, Sebastjan Dimnik. Kot je poudaril Dimnik, se za elektronsko poslovanje niso odločili zaradi bistveno nižjih neposrednih stroškov, na primer zaradi cene pisemskih pošiljk, ampak predvsem zaradi prihrankov pri času, boljšega nadzora nad dokumentacijo ter manjšega števila napak. Čeprav s partnerji poslujejo elektronsko, pa prejete in izdane račune še natisnejo, za potrebe računovodskega servisa. »Sami uporabljamo elektronske račune, za njihovo shranjevanje pa uporabljamo storitve v oblaku, tako da so nam vedno pri roki, bodisi na računalniku ali prek telefona. Računovodja pa zahteva račune v papirni obliki, čeprav fascikli po koncu obračunskega leta romajo na podstrešje,« je še povedal Dimnik.

 

V računovodskem servisu Vitago tudi sprejemajo in izdajajo elektronske račune, čeprav v bistveno manjšem obsegu. »Elektronske račune izdajamo okrog 10 odstotkom strank, pri čemer gre predvsem za mlajše podjetnike. Večina strank računovodskih servisov pa je espejev, ki pa niso računalniško pismeni. Z dokumentacijo se ne želijo ukvarjati in računovodskemu servisu na primer prepuščajo tudi plačilni promet,« je povedal Gorazd Klančišar, direktor podjetja Vitago. Kot v večini računovodskih servisov tudi v Vitagu vse elektronske račune tudi natisnejo oziroma jih od strank prevzemajo v papirni obliki. Kot pravi Klančišar, se papirnih dokumentov poslužujejo predvsem iz praktičnih razlogov, da so vsi računi urejeni v fasciklu za lažje iskanje. Če bi za svoje obdelave shranjevali elektronske in papirne račune, bi v primeru davčnih pregledov, svetovanja stranki ali tekočem delu morali iskati dokumente na različnih mestih. »Poleg tega se na elektronske dokumente ne da enostavno dopisovati podatkov, na primer opomb, kontov, datuma prejema in podobnega, kar rabi računovodja pri svojem delu,« je še izpostavil Klančišar.

 

V nekaterih računovodskih servisih so sicer prepustili obliko računov strankam, to pa v tistih primerih, ko svojo storitev izvajajo na strankinem informacijskem sistemu. Nasprotno pa se v primeru, ko servis izvaja storitev na svojih sistemih, v praksi uporablja izključno papirna dokumentacija.

 

Stvar dogovora - rešitev je preprosta

 

Čeprav je na trgu ogromno informacijskih rešitev za upravljanje elektronske dokumentacije, je uporaba elektronskih računov pravzaprav samo še stvar poslovne odločitve podjetja in načina sodelovanja z računovodskim servisom. Podjetnik se s svojimi dobavitelji dogovori za prejem elektronskega računa, ki ga nato posreduje računovodskemu servisu. Zadrego s papirnimi dokumenti pa se elegantno reši s skeniranjem in shranjevanjem v datoteko pdf, tako da tudi te dokumente računovodja prejme v elektronski obliki. Tak način servisu omogoča, da za posamezno stranko celotno dokumentacijo, ki jo rabi za delo v tekočem obračunskem letu, shranjuje v mapah na datotečnem strežniku. Reši se tudi problem z dopisovanjem podatkov na elektronski dokument, saj že nekateri brezplačni urejevalniki dokumentov pdf omogočajo pisanje na tak dokument oziroma dodajanje opomb, žigov in podobno. Seveda pa lahko računovodski servis investira v dokumentni sistem in si tako poenostavi upravljanje dokumentacije svojih strank.