Načrtovanje potreb po kadrih

Načrtovanje kadrov podjetju zagotavlja:

- da bo na eni strani privabljalo ter na drugi strani ohranjalo delavce v zadostnem številu in s primernimi človeškimi zmožnostmi, izbrani delavci pa bodo delali učinkovito ter dosegali zastavljene cilje;
- kar najboljšo učinkovitost (izkoriščenost) že zaposlenih delavcev;
- vnaprejšnjo pripravljenost na nenehne spremembe, ki nastajajo na trgu delovne sile;
- zadostilo bo potrebe po kadrih iz lastnih virov;
- nadzor in obvladovanje stroškov delovne sile;

Zaposlenim pa načrtovanje kadrov zagotavlja:

- potrebno izobraževanje ter razvoj za učinkovito izvrševanje njihovih nalog in vlog v organizaciji;
- enakopravno napredovanje in osebni razvoj.
Načrtovanje kadrov je vsekakor kompleksen in zahteven proces, kjer se pojavljajo tudi težave:
- ljudje so nepredvidljivi - zaradi tega (odpoved, bolniška, neposlušnost...) je potrebno načrte (kadrov) nenehno spreminjati;
- ljudje so si zelo različni; zato je nemogoče definirati politiko podjetja in stališča, s katerimi bi se vsi strinjali;
- zahteve organizacije morajo biti prilagojene dejstvu, da so vsi ljudje različni;
- zaposleni delavci so potrebni za določen delovni proces na določenem mestu in ob določenem času. Ni jih mogoče nenehno premeščati (kot na primer stroje,naprave, denar);
- presežkov delavcev na eni strani ter pomanjkanja delavcev na drugi strani ni lahko obvladovati;
- zaposleni potrebujejo pazljivo in občutljivo ravnanje s strani nadrejenih;
- zaposleni potrebujejo ustrezne delovne pogoje (pisarne, jedilnico, parkirišča...).

Proces načrtovanja kadrov je sestavljen in dveh delov: na eni strani iz predvidevanja potreb po delavcih ter predvidevanja ponudbe delavcev, ki bo v določenem trenutku na trgu delovne sile.
Osnova za predvidevanje potreb po delavcih pa sta jasna vizija (kam hočemo, kaj želimo doseči?) in strategija (kako doseči zastavljeni cilj?) podjetja, o čemer ste lahko brali v januarski in februarski številki Podjetnika. Ob načrtovanju se podjetniku postavi vprašanje, za kakšno delo (delovno mesto) išče novega sodelavca ter katere so tiste zmožnosti, ki jih novi sodelavec potrebuje za uspešno delo. Odgovor na prvo vprašanje najdemo v mikroorganizacijski shemi podjetja. V njej najdemo opise delovnega mesta z natančno določenimi zahtevami, kaj je potrebno delati in v kakšnih delovnih razmerah. Če opisa delovnega mesta ni, je potrebno narediti analizo delovnega mesta. Če nimate mikrosheme delovnih mest, predlagam, da si vzamete čas in jo naredite.

V kontekstu načrtovanja potreb po kadrih je potrebno upoštevati morebitne upokojitve delavcev ali napovedane (ali slutene) odhode. Ves proces načrtovanja pa seveda temelji na (sedanjih in bodočih) naročilih za vaše izdelke ali storitve. Če se vaše število zaposlenih približuje 15, premislite o tem, da boste morali prej ali slej imeti vodjo določenega oddelka. Posameznik ne more uspešno voditi in nadzorovati več kot 15 oseb.

Analizirajte, ali opravila in dejavnosti zaposlenih ne bi bilo mogoče izvajati racionalneje in bolje v krajšem času. Najprimerneje je, da se o tem pogovorite z delavci, saj prav oni najbolje poznajo vse postopke. Ko boste dodobra analizirali svoje potrebe (ali viške) po delavcih, se bo potrebno ozreti na trg delovne sile. Slovenski trg delovne sile je sestavljen iz brezposelnih, zaposlenih, ki razmišljajo o zamenjavi zaposlitve, ter iz dijakov in študentov, ki so končali šolanje in iščejo prvo zaposlitev.

Preden začnete iskati na trgu delovne sile primernega sodelavca, premislite, ali iščete osebo brez delovnih izkušenj, ki si jo želite vzgojiti sami. Če se boste odločili za delavca z izkušnjami, premislite, ali iščete osebo, starejšo ali mlajšo od 35 let. To je odvisno od vaše dejavnosti in od strukture že zaposlenih delavcev. Ne delajte napake velikih podjetij, ki so “izgubila” ves starejši izkušeni kader. V strukturi zaposlenih je primerno imeti vse tri skupine delavcev: začetnike, delavce srednjih let ter “stare mačke”, ki imajo veliko izkušenj. To je zlasti pomembno v proizvodni dejavnosti. Začetniki so polni idej in jih je potrebno zaradi njihove zagnanosti imeti na vajetih. Na drugi strani pa prinašajo svežino in konkurenco ostalim. Stari mački pa imajo neprecenljivo znanje in izkušnje predvsem v proizvodnih procesih. Samo od njih se lahko drugi naučijo znanj, ki jim jih šola ne da, ter dobijo praktične napotke.

Pri postavljanju zahtev za nove delavce bodite kar se da realni. Od tajnice, ki ima končano srednjo šolo, ne morate zahtevati aktivnega znanja tujih jezikov (razen če ni živela v tujini). Zaradi tega je pomembno, da poznate nove programe izobraževanja, ki se izvajajo na šolah. Le tako boste realno ocenili, kakšno izobrazbo naj ima novi delavec.

Kljub velikemu številu brezposelnih (okoli 125.000) ne pričakujte, da boste dobili “idealno” osebo. Teh oseb ni. Izbrati boste morali osebo, ki se bo najbolje približala vaši predstavi. Veliko brezposelnih oseb, ki iščejo zaposlitev, je delalo v prejšnjem družbenem sistemu in še niso dojeli sprememb in popolnoma novih zahtev, ki jih postavlja novi družbeni sistem. Navajeni so delati in razmišljati ”po starem”. Nekateri so sicer že bili zaposleni v zasebnih podjetjih, vendar jih je veliko imelo slabe izkušnje z delodajalcem in to svojo “negativno izkušnjo” posplošujejo. Vsekakor pričakujte, da bo novemu sodelavcu potrebno posvetiti nekaj več časa, da ga uvedete in seznanite s svojim načinom dela.

Dilema nekaterih podjetnikov je v tem, ali naj delavca zaposlijo za določen ali nedoločen čas.

Ker nimate po vsej verjetnosti naročil in zanesljivih plačil za naslednjih 15 let, predlagam, da vsakega novega delavca zaposlite za tri oziroma šest mesecev. Nato to obdobje podaljšujete glede na naročila. Najpomembnejši pa je za vas novi delavec. V prvih treh mesecih ga boste vi sami, njegov neposredno nadrejeni in drugi sodelavci spoznavali - kot delavca po strokovni plati in kot osebo. Za vas (in ves delovni kolektiv) je najbolj pomembno, kakšen je novi delavec kot značaj, kot osebnost. Pomembno je ali ga je delovno okolje sprejelo vase, kako se razume z drugimi, kakšen je njegov odnos do strank. Zagotavljam vam, da potrebujete eno leto, da dodobra spoznate delavca. V tem času se bodo pokazale vse njegove dobre in slabe lastnosti. Če ste po enem letu z delavcem zadovoljni, se lahko začnete z njim pogovarjati o zaposlitvi za nedoločen času.

Posebno poglavje pa so nekateri strokovni (zelo iskani) kadri, ki bodo želeli imeti pogodbo o zaposlitvi za nedoločen čas. Odločitev je vaša. Kakorkoli obrnemo, je vsak novo zaposleni delavec “uganka in loterija”. Spomnite se svoje zadnje ali predzadnje zaposlitve. Za delodajalca ste bili tudi vi “loterija”. Ne pozabite - zaposlovanje je začetek procesa razvoja kadrov.

Današnje podjetniške razmere zahtevajo nenehno mobilnost in prilagodljivost. Vsakdo se mora zavedati, da bo v času svoje delovne dobe moral opravljati različna dela (za določen čas) in tudi poklice ter se seveda nenehno izobraževati. To velja tako za delodajalce kot za delojemalce.