Letni razgovor - več muh na en mah

Povprečen slovenski podjetnik ima zaposlenih manj kot 10 sodelavcev. To pomeni , da lahko praktično vsak dan z vsakim od zaposlenih pride v stik in z njim spregovori nekaj besed. Delavce spremlja sproti in jih »dobro pozna«. Čemu bi torej izgubljal čas še z dodatnim birokratsko kadrovskim opravilom, ki ga stroka poimenuje letni razgovor?

Nadaljevanje članka je vidno samo naročnikom.

 

Vsakemu vodji to resda predstavlja dodatno delo, ki terja čas in razmislek, vendar pa se naložba vanj bogato obrestuje. Osebni letni razgovor namreč ni vsakdanji podjetniški klepet s ščepcem osebnega spoznavanja, temveč je poglobljen pogovor med podjetnikom in njegovimi zaposlenimi, ki ima jasen cilj. To je priložnost za pogovor o delu zaposlenih v preteklem obdobju, sedanjem delu in izzivih v prihodnosti. Mnogokrat je tak pogovor edina priložnost, ki jo imata zaposleni in podjetnik v vsem letu, da uskladita svoje želje in pričakovanja. 

Dobra ura takšnega (dobro pripravljenega in izvedenega) letnega razgovora prispeva k višji motiviranosti, lojalnosti in uspešnosti zaposlenih. Omogoča jim še večjo informiranost, samostojnost, odgovornost, samoiniciativnost … To pa so tudi odlike posameznika z visoko čustveno inteligenco, o kateri smo na splošno govorili v decembrskem prispevku. 

Če podjetniki razmišljajo o naštetih osebnostnih lastnostih svojih zaposlenih in uporabijo letni razgovor kot orodje za njihovo krepitev, se že zavestno odločijo za pomemben korak h krepitvi tudi lastne čustvene inteligence.   

Lotimo se dela 

Kako torej izpeljemo letni razgovor v praksi? Vsak takšen poglobljen osebni dialog vsebuje tri ključne sestavine: pripravo, izpeljavo in končno poročilo.   

1. Priprava  

Ko se pripravljamo na prvi pogovor, si (sebi in svoji dejavnosti pisano na kožo) pripravimo obrazec, na podlagi katerega bo tekel pogovor. Za datum pogovora se dogovorimo vsaj teden dni vnaprej, da se pripravi tudi sodelavec. Hkrati z dogovorjenim terminom sodelavcu izročimo tudi obrazec za letni razgovor, ki bo zanj dragocen vir informacij o vsebini pogovora. Medtem kot prilogo obrazcu že pripravimo spremljajočo dokumentacijo. Obvezni sestavni deli takšne dokumentacije so: strategija in cilji oddelka oz. celotnega podjetja, opis sodelavčevih del in nalog, njegova pogodba o zaposlitvi, potrdila o formalnih in funkcionalnih znanjih, morebitna vključenost v projekte, zapiski o kritičnih in izjemnih dogodkih, povezanih z obravnavanim sodelavcem, in njegova plačilna lista. Vnaprej se torej seznanimo z »zgodovino primera«, tako da pobrskamo po spominu, po beležnici, fasciklih in mapah o vseh pomembnih letnih dosežkih delavca. Podjetnik, ki shranjuje tako dokumentacijo o svojih zaposlenih v njihove osebne mape, bo imel s pregledom le-te bistveno manj dela, kljub temu pa našteto predstavlja le 20 odstotkov na poti do uspešno izpeljanega pogovora. Priprava na letni razgovor v smislu razmišljanja o tem, kako ga napovedati, koliko časa mu odmeriti, kje, kako in s kakšnimi konkretnimi cilji ga izpeljati, pa pomeni preostalih 80 odstotkov. 

Sklepna faza priprave naj bo priprava na teme razgovora. Vsekakor se dotaknite vseh spodaj naštetih tem in si zastavite jasen cilj, kaj boste pri vsaki od tem s sodelavcem predebatirali. Zajemite pretekle in sedanje dogodke pa tudi načrte za prihodnost. Teme uporabljajte kot ogrodje, zapisano na obrazcu za letni razgovor:

1.  razgovor o poslovno-strokovnem delu
2.  razgovor o dodatnih zadolžitvah
3.  razgovor o menjavi delovnega mesta

4. razgovor o formalnem in funkcionalnem izobraževanju

5. analiza osebnostnega profila

6. razgovor o zadovoljstvu, odnosih, vzdušju

7. razgovor o bonitetah, delovnih sredstvih in pripomočkih

8. razgovor o plači 

Razmišljajte o tem, kako se boste mirno in odločno, a vendarle prijazno soočali s problematičnimi področji in kako boste pohvalili večje sodelavčeve dosežke. V mislih si prikličite sodelavca pred oči in si zanj postavite primerno strategijo vodenega dialoga: če je zgovornejše narave, ga boste morali nenehno usmerjati v sintezo in ga vračati k zastavljenemu vprašanju. Če se težko odpira, bo potreboval  več spodbude, če je nagnjen k izgovarjanju in prelaganju odgovornosti na druge, pa boste ubrali tretjo pot. Če se boste na pogovor želeli pripraviti s konkretnimi vprašanji, jih poiščite v strokovni literaturi, ki je je v slovenskem prostoru dovolj.  

 

2. Izpeljava 

Letni razgovor je dialog dveh enakovrednih sogovornikov, ko oba pridobivata v smislu graditve kakovostnejšega odnosa. Kako to doseči?  

1.  Čas in prostor razgovora
Razgovoru odmerimo od 30 minut za proizvodne delavce do dveh ur za ključne sodelavce. Pri tem naj nas nihče ne moti, kar pomeni, da izberemo manj operativne ure med delovnim časom in nevtralnejši prostor. Ker 55 odstotkov celotne komunikacije predstavlja telesna govorica, poskrbimo, da sogovornika sedita iz oči v oči, komunikacija naj bo čim bolj odprta - najbolje ob okrogli mizi. Ker je aktivno poslušanje naporna veščina, izpeljimo na dan samo en letni razgovor.  

2.  Tehnika razgovora
Intervjuvanec naj govori 75 odstotkov časa in naj čim več dejstev pove sam. To najlaže dosežemo s postavljanjem odprtih vprašanj (namesto: »Ali ste zadovoljni z obstoječim računovodskim programom?« uporabimo raje »Katere so prednosti in slabosti računovodskega programa, s katerim delate?«).

Ne govorimo o dejstvih, ki nimajo s sogovornikom nobene zveze, še zlasti ne o negativnih (v slogu: »Prav takšne težave z neurejenostjo delavnice sem imel s tvojim predhodnikom!«). Toda to ne pomeni, da na letnem razgovoru ne izpostavljamo področij, ki jih želimo izboljšati. Nasprotno! Poskrbimo le, da bomo o tem spregovorili kreativno. Namesto »Kje so tvoje slabosti, kaj delaš narobe?« uporabimo raje: »Kaj lahko narediva bolje?«  

Dovolj je, če poudarimo pomembna dejstva in komentiramo: »Če pogledava tvoje prihode na delo v zadnjem četrtletju, je dejstvo, da vsak ponedeljek v pisarno zamudiš 15 min.« Tako se izognemo razpravljanju o človeški naravi, osebnostnih lastnostih in grobemu interpretiranju. Ne pridigajmo, še manj pa sodelavca označujmo: »Če bi vsak ponedeljek pravočasno prišel v službo, bi bil v očeh svojih sodelavcev mnogo bolj odgovoren!«  

Ko dobimo sodelavčev odgovor, ga čim bolj dobesedno ponovimo za njim in s tem preverimo, ali smo ga prav razumeli, približno takole: »Če sem te prav razumel, ob ponedeljkih pelješ ti otroke v vrtec in si zato pozen … Aha, razumem. Vendar pa delavci vsak ponedeljek 15 minut čakajo tvoja delovna navodila … Verjamem, da lahko to zadevo rešimo v obojestransko zadovoljstvo. Kaj predlagaš?«.  

Če dialog vodimo na takšnih zdravih temeljih, če pozorno poslušamo in preverjamo odgovore, poudarjamo samo pomembna dejstva, postavljamo odprta vprašanja, ki ne vsebujejo ponujenih rešitev, smo na dobri poti, da vodimo sogovornika k iskanju kreativnih rešitev za svoje izzive. Tako se nam ne bo pripetilo, da bi pridigali, se delali pametne in se obmetavali z nepomembnostmi. Iz pogovora bosta oba sogovornika izšla enakovredna in izboljšan odnos med njima bo čisto naravna posledica.   

Opisane tehnike nam bodo v pomoč, da ves pogovor ohranimo hladno glavo ne glede na to, s kakšnimi odgovori bomo soočeni. Z večino sodelavcev bo tekel pogovor bolj ali manj umirjeno in po predvidenem načrtu. Oglejmo pa si, kako ravnamo, ko se v nas že intenzivneje porajajo čustva jeze, zamere, strahu, agresije, krivde zaradi sogovornikove:

a)  napadalnosti - ostanimo nevtralni v presoji. Ne odreagirajmo, ne nasprotujmo, ne podlezimo čustvom, ki se porajajo. Napada ne vrnemo. Lahko si pomagamo s stavki »Zanimivo. Povejte mi več o tem …« ali pa »Kaj bi vi lahko prispevali, da bi se razmere izboljšale?«

b)  izgovarjanja – razpravljamo z argumenti in vztrajno ponavljamo, kaj bi sodelavec vendarle lahko sam prispeval.

c)  dolgovezenja – med krajšim sogovornikovim premorom prijazno vskočimo v besedo z npr. naslednjim stavkom: »Aha, zanimivo … Rad pa bi, da se vrneva k najini temi.« 

Namen pogovora je, da smo pozitivni. To je še poseben izziv, ko se dotaknemo teme o osebnostnih lastnostih. Prvo pravilo pogovora o tej temi je: ne zamenjujemo osebnostnih lastnosti z načinom dela. V pogovoru ne recite »Še vedno ste zelo površni!«, temveč pri sodelavcu najprej izpostavite pozitivno lastnost, nato pa pomanjkljivost izrecite v pozitivni formulaciji: »Cenim vaša prizadevanja za nenehne izboljšave informacijskega sistema, kako pa bi izboljšali še natančnost pri pisanju poročil?« 

3. Poročilo 

V obrazec za letni razgovor sproti zapisujemo poenotene ugotovitve, torej takšne, o katerih se strinjata oba. Tik preden zapišemo posamezni dogovor, rečemo na primer: »Želiš si več samostojnosti pri organiziranju svojega dela. Zadostuje, če imaš informacijo o končnem roku izdelave. Drži? Lahko to v tej obliki zapišem v poročilo?« Ker je obrazec za letni razgovor dokument, na katerem sta vodja in sodelavec zapisala skupne dogovore, je prav, da se nanj oba tudi podpišeta. Takšen obrazec ni le osnova za naslednji letni razgovor, temveč je tudi pripomoček za sprotno spremljanje izvajanja dogovorov.   

Bolje nič kakor slabo!  

Kakšne konkretne pridobitve navajajo posamezni podjetniki, ki so že izpeljali nekaj letnih razgovorov? Poročajo na primer o tem, da so okrepili motiviranost prodajalca z uporabo službenega avtomobila in ne s povišanjem plače, da so zadovoljstvo zares marljive snažilke dosegli z njeno premestitvijo na delovno mesto v montaži in da je podjetnik sam spoznal svoje rezerve v vodenju, ko si je vzel čas za poslušanje drugih mnenj in pogledov na podjetje, da je od sodelavcev dobil tudi številne nove zamisli za racionalizacijo poslovanja in še bi lahko naštevali.  

Vse to je odraz kakovostno izpeljanih letnih razgovorov. Zato naj velja, da se jih lotimo res dobro pripravljeni, saj bomo sicer pri svojih zaposlenih naredili več škode kakor koristi.

 

Čustvena inteligenca v pogovoru

Na kaj pomislimo?	Kako to sporočimo?
Ni samostojen	Kako bi lažje prihajal do informacij, znanj za samostojnejše delo?
Ni zanesljiv	Kje vidi možnost izboljšanja spoštovanja dogovorov?
Je neorganiziran	Kaj bi potreboval, da bi si delo bolje organiziral?
Je površen	Kako bi bil še natančnejši pri …?
Je neprijazen do strank	Kako bi v podjetju še bolj okrepil vrednoto prijaznosti do strank?
Ni komunikativen	Kakšne priložnosti za pogovor s sodelavci ima v mislih?
Je neodgovoren	Kako bi se lahko še boljše odzival na probleme, ki nastajajo?
Je Neodločen	Kako bi lahko hitreje sprejemal odločitve?