Letni pogovori z zaposlenimi

Letni pogovori vodje (direktorja, vodje oddelka) z zaposlenimi je eno zelo učinkovitih orodij, s katerim je mogoče hkrati doseči več ciljev - motivacijo zaposlenega, optimalno razporeditev zaposlenih glede na znanje in potrebe podjetja in še marsikaj.

Vodja in zaposleni se pogovarjata njunem odnosu in o tem, kaj bi ga utegnilo izboljšati, o delovnih pogojih, o že opravljenem in tekočem delu, uspešnosti, trenutnih razmerah, posebnostih, organiziranosti sodelavca, kakovosti informacij, ki jih dobi, pa še čem. Pogovorjata se tudi o prihodnosti. Za sodelavca so še posebej zanimive tiste informacije o spremembah, povezane s strateškimi odločitvami in razvojno politiko podjetja, ki bodo vplivale na njegovo vlogo in položaj, na prihodnje naloge, razvojno pot in možnosti za napredovanje. Ko bo vodja razložil pričakovanja, sodelavec pa ambicije in lastno vizijo, bosta skupaj zlahka oblikovala cilje za naslednje leto.

V vsakdanji naglici, ko komaj dohajamo sami sebe, ko hlastamo iz ene obveznosti v drugo, si vodje težko vzamejo čas še za take pogovore. Pa vendar jih delavci nujno potrebujejo. Bolj ko so obremenjeni, pomembnejši jim je občutek, da jih vodja razume, da jim je pripravljen prisluhniti, da jih spoštuje. Hkrati je to tudi priložnost za vodjo, da jim v miru in primerno razloži svoje poglede in pričakovanja. Ta zakonitost velja v kakršnemoli delovnem okolju, ne glede na področje dela, tehnologijo ali velikost kolektiva. Čeprav je takšne pogovore morda lažje izpeljati v večjem podjetju, ki ima praviloma kadrovsko "rezervo" (in v večjih podjetjih - denimo v Cometu, Johnson Controls-NTU, Krki, Leku, Petrolu, Revozu, Trimu - imajo že nekaj izkušenj z letnimi pogovori, tudi v manjšem podjetju ne smemo spregledati, kaj s takšnimi pogovori pridobimo.

Zakaj izogibanje pogovorom

Veliko je razlogov, da se nekateri vodje rednih letnih pogovorov sploh ne lotijo ali pa se pogovorijo samo z nekaterimi sodelavci. Vodja na primer meni, da je redni letni pogovor nepotreben, ker se s sodelavci sproti pogovori o tekočih stvareh. Drugemu se zdi škoda časa, ker je zelo zaseden z nalogami, ki se mu zdijo pomembnejše. Največkrat pa se vodje pogovora ustrašijo. Bojijo se, da bi bili lahko v pogovoru nerodni, da bi se morali pogovarjati o nepriljubljenih temah, ali se soočiti s sodelavci, za katere pričakujejo, da bodo neprijetni. Zoprno jim je, če pomislijo, da bi morali poslušati očitke na račun svojih pomanjkljivosti pri vodenju. Vznemirja jih tudi misel na vprašanja, na katera ne bi vedeli odgovora in bi bila zaradi tega ogrožena njihova avtoriteta. Odpor čuti tudi tisti vodja, ki bi moral opraviti pogovor s sodelavcem, s katerim nista razčistila starih sporov in zamer. Najtežje pa je seveda tistim, ki so tudi sicer zadržani, bolj redkobesedni, vase zaprti, tihi in previdni v odnosih.

Kaj s pogovori doseči?

Izjemno pomembno je, da v podjetju odgovorni razčistijo, kaj želijo z rednimi letnimi dogovori doseči. Če jim namen ni jasen, obstaja velika nevarnost, da bo postala izvedba pogovorov administrativna zahteva. Lotili se jih bodo, ker so zanje slišali, ker je moderno, ker jih uvajajo tudi drugje. V takih primerih se lahko opravičeno bojimo, da bodo postali pogovori sami sebi namen.

Tam, kjer so izvedbo rednih letnih pogovorov že večkrat "zavrteli", navdušeno naštevajo pozitivne izkušnje in koristi tako za delavce in vodje kot tudi za kadrovsko funkcijo in podjetje v celoti. Toda en sam "krog" pogovorov je kot gasilska akcija: enkraten poseg v sistem vodenja z določenimi posledicami, ki se počasi razvodenijo. Da se pozitivni učinki ne bi izgubili, ponavljajte pogovore redno, vsako leto. Sistematično vodeni, ponavljajoči se pogovori med vodjem in vsakim sodelavcem naj bi tako postali nepretrgan proces, stalna praksa, sestavni del vodenja. V nekaterih podjetjih vključujejo med redno izvedbo krajše pogovore, v katerih vodja in sodelavec pregledata, kako se izvajajo sklepi, sprejeti na rednem letnem pogovoru. Namen teh vmesnih pogovorov je pravočasno ukrepanje in pomoč sodelavcu pri uresničevanju zastavljenih ciljev. Da so taki vmesni pogovori odlično motivacijsko sredstvo, ni treba posebej poudarjati!

Pogoji uspeha

Za uspešno uvedbo rednih letnih pogovorov so odločilni štirje dejavniki: podpora ali iniciativa vodstva, dozorelost podjetja, sposobna kadrovska funkcija in usposabljanje vodij na vseh ravneh, ki se pogovarjajo z zaposlenimi.

Kjer prevladujejo avtoritativni načini vodenja in hladni odnosi, kjer pomenijo ljudje zgolj orodje za doseganje dobička oziroma za izpolnjevanje nalog podjetja, bodo tudi redni letni pogovori razumljeni tehnicistično, prisiljeno, kot nekaj nebodigatreba. Pozitivne učinke dajejo tam, kjer je komunikacija odprta, sproščena, kjer tečejo ustrezne informacije v vse smeri, na ustrezen način in z namenom, da se dosežejo pozitivni premiki!

Akcija bo uspela tedaj, ko bodo vodje na vseh ravneh pogovore pripravljeni in primerno usposobljeni. Ne smejo biti prepuščeni sami sebi, češ, s sodelavci se boste pa ja znali pogovoriti! Tudi usposabljanje, kjer se natrosijo teoretične osnove, jim v praksi ne bo koristilo. Vodje potrebujejo trening, na katerem dobijo jasna, zelo konkretna in praktična navodila o namenu pogovora, načinu komuniciranja in koristih, ki jih ustrezno voden pogovor nudi. Temeljito pa jih je treba pripraviti tudi na vsebino pogovorov, kajti najbolj jih skrbi vprašanje: Kaj pa naj se s sodelavci pogovarjam?

Nuja ali modna muha?

Torej, kaj je redni letni pogovor: nuja, razvojni korak v pojmovanju sodobne organizacije dela ali modna muha? Mirno lahko rečemo, da oboje! Odvisno od tega, v kaj je podjetje usmerjeno: ali gleda na svoje delovanje predvsem z vidika dobička oziroma rezultatov ali pa posveča veliko pozornosti zaposlenim. In odvisno od tega, kaj bi s pogovori radi dosegli. Če je podjetju namen jasen in usmerjen k vrednotam, kot so dobri medsebojni odnosi ter motivirani, samozavestni in samostojni delavci, so redni letni pogovori s svojimi učinki stopnica k poslovni odličnosti. Če pa se podjetje loti rednih letnih pogovorov nesistematično, brezbrižno in z razmišljanjem, češ "O rednih letnih pogovorih se veliko govori, imajo jih tam in tam, zakaj jih ne bi imeli še mi?", tedaj se ponesreči že uvedba rednih letnih pogovorov, kaj šele, da bi prinesli pozitivne rezultate! Zato taka podjetja po izjalovljenem poskusu zagrenjeno ugotavljajo: "Saj smo vedeli, da iz tega ne bo nič!"

In zares škoda, da niso izkoristili tistega, kar bi lahko z rednimi letnimi pogovori dosegli!

Zgledi iz delovnih okolij

Preberimo zgodbe, kot so jih povedali vodje iz delovnih okolij, kjer so krizo prvega poskusa uvedbe že prebrodili.

Vodja komerciale v proizvodnem podjetju: "Zdi se mi, da sva se po pogovoru zbližala, kot da naju je nekaj močneje povezalo. Zdaj ga gledam z drugimi očmi. Laže ga razumem, občutek pa imam, da se zdaj bolj trudi, kot se je, in da dela z večjo vnemo.".

Vodja operativnega oddelka v javnem zavodu: "Bila sem prijetno presenečena, ko mi je sodelavka rekla, da zelo ceni moj način vodenja. Da sem sicer stroga, vendar čutijo, da sem pri tem pravična. Njej pa največ pomeni občutek, da se lahko brez strahu obrne name, kadarkoli me bo potrebovala. Nisem si predstavljala, da me vidi tako, zato mi njena pohvala veliko pomeni. Takega priznanja od nje pač nikoli nisem pričakovala."

Vodja proizvodnega oddelka v prehrambeni industriji: "Dekle dela v proizvodnji. Je mlada in spretna, vendar je bila do pogovora nergaška, sitna, včasih uporna in neprijetna. Svoje nezadovoljstvo je širila tudi med sodelavke. Na pogovoru mi je zaupala, da bi rada v življenju dosegla kaj več. Končala je samo osnovno šolo, vendar se zelo želi izobraževati. Pogovorili sva se o možnostih. Naredili sva načrt. Uskladili sva njene interese in želje in naše potrebe, in pogledali, kaj lahko realno pričakuje. Najin predlog sem nato posredovala v kadrovsko službo. Ker damo pri nas veliko na razvoj kadrov, se je lahko vpisala na dogovorjeno srednjo šolo. Pri študiju je zelo prizadevna in hitro napreduje. In tisto, kar je najbolj vznemirljivo in zanimivo: postala je prijetna, dela zagnano, spodbuja tudi sodelavke, ki ji rade sledijo. Očitno je, da širi pozitivno ozračje. Omenila sem ji že, da je v prihodnosti predvidena za vodjo skupine. Kako je bila ponosna in vesela! Ne morete si misliti, kako se je spremenila! In kako vpliva njeno vedenje na druga dekleta v njeni skupini! Res neverjetna sprememba! In vse to zato, ker sva se na rednem pogovoru odkrito pogovorili!"

Vodja vzdrževanja: "Priznam, da sem tudi sam na začetku mislil, da je to samo izguba časa. Od pogovora nisem pričakoval veliko. Pogovor kot pogovor - sem si mislil. Toda danes sem drugačnega mnenja. Čeprav svoje ljudi dobro poznaš, te v pogovoru še vedno marsikaj preseneti. Dobil sem nova spoznanja, spoznal sem njihove ambicije, ki jih prej, čeprav sem imel občutek, da jih dobro poznam, nisem niti slutil."

Vodja razvoja: "Opazil sem, da sodelavec v resnici drugače razmišlja, kot se izrazi na skupnih sestankih."

Vodja kadrovskega področja pa razlaga: "V kadrovski smo po opravljenih pogovorih dobili kup kakovostnih informacij za sestavo boljšega načrta izobraževanja in kadrovanja. V podjetju čutimo izboljšano komunikacijo in smo zelo zadovoljni. Pri prvi akciji so te pogovore dobro sprejeli predvsem delavci, vodje pa niso bili preveč navdušeni. Zanje je bila to pač dodatna obveznost in novost, ki jih je obremenjevala. Zdaj so se tudi vodje že navadili in nam razlagajo, da jim ti pogovori pomagajo pri vodenju, ker so ljudje zaradi tega nekako bolj vodljivi in prizadevni."