Letni pogovor vodje s sodelavci

Ste si kdaj želeli, da bi si vaš neposredni vodja vsaj enkrat na leto vzel dobro uro ali dve časa za pogovor z vami? Z njim bi se pogovorili o svojih razmišljanjih, delu, načrtih in željah, o svoji nadaljnji delovni karieri v podjetju, plači...

Ali ste kot podjetnik (direktor, manager, vodja) kdaj začutili željo in potrebo, da bi se vsaj enkrat letno, z vsakim od svojih neposredno podrejenih delavcev, pogovorili o njegovem delu, njegovih razmišljanjih in načrtih za prihodnost? Ali sploh veste, kako vaši podrejeni vidijo svojo vlogo in mesto v podjetju? Kaj sploh veste o njih kot samostojnih osebnostih? In navsezadnje, kaj veste o njihovem zasebnem življenju?

Odgovor na omenjena in še mnoga druga vprašanja lahko najdemo v letnem pogovoru vodje s sodelavci.

Letni pogovor med vodjo in sodelavci (performance appraisal = angl. ocena izvedbe, delovanja) je sistematični pogovor oziroma pregled in ocena delavčevega dosedanjega dela, skupna ocena realizacije ciljev in nalog ter skupna ocena uspešnosti zaposlenega in vodje. Gre za novost, ki prihaja z Zahoda, kjer se je izkazala za koristno in uspešno metodo skupnega razmišljanja in ustvarjanja nadaljnje kariere delavca. Na letnem pogovoru se oba sogovornika pogovorita o načrtih za prihodnje ter o željah in pričakovanjih obeh. V okviru letnega pogovora skupaj določita cilje in naloge za naprej (za prihodnje leto).

Tak letni pogovor je koristen za oba. Daje jima najrazličnejše informacije, ki so lahko zelo dobra podlaga za odpravljanje težav in napak, za izboljšanje medsebojnih odnosov, za izboljšanje rezultatov dela, za uspešnost in učinkovitost obeh, za bolj kakovostno vodenje ter za vpliv na nadaljnji razvoj delavca (in podjetja).

Letni pogovor je eno zelo učinkovitih sredstev za vzpostavitev in poglabljanje zaupanja med vodjo in posameznikom (ter posredno tudi s celotnim oddelkom). Dejansko gre za pomemben element medsebojne komunikacije. Z njegovo pomočjo vsekakor krepimo vidne in "nevidne" vezi med podjetjem in posameznikom.

Letni pogovor je razgovor vodje s sodelavcem o analizi izpolnjenih nalog v preteklem obdobju in izmenjava njunih mnenj in pogledov na dosežene rezultate. Če želimo meriti dosežene rezultate, je potrebno poznati cilje in ovrednoteni načrt, ki ga je bilo potrebno doseči (v kosih proizvedenih izdelkov, v številu prodanih izdelkov, v višini prometa, ki ga je potrebno ustvariti...). Tako se srečamo s prvo oviro. Če delavcu niso znani cilji podjetja in njegove konkretne zadolžitve, se bo z njim zelo težko pogovarjati o merljivih rezultatih.

Letni pogovor je enkratna priložnost za skupno analiziranje rezultatov preteklosti. Je priložnost za reševanje trenutnih težav; je skupno načrtovanje delavčeve prihodnosti (v okviru podjetja).

Namen letnega pogovora je spodbuditi vsakega delavca k razmišljanju o njegovih poklicnih željah, o njegovih strokovnih ambicijah. Letni pogovor je priložnost spoznati delavčeve želje, njegove občutke in zvedeti informacije o njegovem želenem osebnem razvoju.

Letni pogovor je priložnost, da vodja, brez pritiska vsakodnevnih težav in večne časovne stiske, vidi in sliši določene stvari iz drugačnega zornega kota; skuša na neki način videti posamezne dele znotraj celote. Ne nazadnje je za delavca to tudi priložnost, da svojemu neposredno nadrejenemu vodji pove stvari, ki mu ne bodo ugajale. Delavec lahko v takšnem pogovoru na štiri oči pove svojemu vodji stvari, ki jih ne bi želel povedati še pred drugimi.

Kako pripraviti letni pogovor

Morda se vse to sliši preprosto, vendar mora biti letni pogovor dobro pripravljen in ciljno usmerjen. Vodja mora biti zelo dobro pripravljen. Prav tako mora biti dobro sestavljen pisni obrazec s temami, o katerih se bosta vodja in sodelavec pogovarjala. Za letni pogovor veljajo naslednja priporočila:

• Pogovor traja okoli dve uri in se odvija v mirnem, nevtralnem prostoru (niti pisarna vodje niti pisarna delavca). Vzdušje mora biti sproščeno. Pogovor ne sme biti moten. Delavec mora biti o kraju in času pogovora pravočasno obveščen.
• Pobudo za pogovor poda vodja. Vendar to ne sme izključevati možnosti, da za letni pogovor zaprosi delavec. Vodja ima pred seboj obrazec, katerega vprašanja sestavljajo rdečo nit pogovora.
• Začetek pogovora naj bi bil pregled stanja in sklepov prejšnjega pogovora. Če je to prvi pogovor, bo delavcu najprimerneje razložiti namen in cilje letnega pogovora.
• Prva skupina vprašanj se bo nanašala na naloge, morebitne organizacijske spremembe in razvojne načrte v oddelku. Zdaj ima vodja možnost, da v pogovoru ugotovi, kako je sodelavec razumel naloge in načrte.
• Druga skupina vprašanj se nanaša na mesto in vlogo sodelavca v oddelku in v okviru celotnega podjetja.
• Tretja skupina vprašanj bo namenjena izboljšanju sodelovanja med oddelki.
• Naslednja tematika se mora dotakniti pogovora o uspešnosti dela posameznega delavca (kaj meni o svoji uspešnosti zaposleni in kako vidi rezultate vodja).
• Naslednja tematika pogovora naj skuša odgovoriti na vprašanje, kako povečati uspešnost in učinkovitost dela posameznika.
• Dober vodja bo prisluhnil in si skrbno zapisoval vsa razmišljanja in predloge svojega sodelavca.
• V nadaljevanju se je potrebno pogovoriti o strokovnem, delovnem in osebnostnem razvoju delavca, o njegovem razmišljanju, delovni karieri, in o tem, kaj za to potrebuje.
• Na osnovi zbranih podatkov je potrebno poiskati možnosti za usklajevanje (praviloma dolgoročnih) ciljev podjetja s (praviloma kratkoročnimi) cilji posameznika.
• Na osnovi razgovora morata vodja in delavec izdelati skupen razvojni načrt in definirati konkretne posamezne ukrepe (izobraževanje, napredovanje, udeležba na sejmih...), ki so potrebni za uresničitev zastavljenih ciljev.
• V tako izdelanem razvojnem načrtu bosta vodja in delavec ugotovila, ali je delavec bolj usmerjen v vodstvena ali v strokovna dela. Skupaj bosta izdelala morebiten predlog sprememb delovnega področja. Dogovorila se bosta, na katerih področjih se bo delavec izobraževal, in se pogovorila o materialni in nematerialni obliki motivacije.

Sklep pogovora mora biti pisni povzetek dogovorjenih dejavnosti, ki jih podpišeta oba. V tem zapisu mora biti opredeljeno, kako bosta oba spremljala in izvajala dogovorjene dejavnosti. Vsakdo dobi na koncu svoj izvod zapisnika. Pri tem sta zelo pomembna zaupnost in varstvo podatkov. Navsezadnje ne gre samo za pisni dogovor med vodjo in sodelavcem. Še večjo težo imata "moralna obveza in dogovor", ki se za tem skrivata. Zdaj sta oba zavezana, da dogovorjeno uresničita.

Prav letni pogovor med vodjo in sodelavcem (i) je najvišja oblika oziroma stopnja uresničevanja načel in metod področja upravljanja s človeškimi viri. Tako poglobljen in sistematično voden pogovor vsaj enkrat na leto je edina prava osnova za načrtovanje kariere posameznika. Idealno bi bilo, če bi se letni pogovor opravil prav z vsemi zaposlenimi v podjetju enkrat letno.

Recepta za izvajanje letnega pogovora seveda ni. To je odvisno od podjetja do podjetja. Oporne točke, ki sem jih naštela, pa so vsekakor dobra iztočnica za sestavo lastnega vprašalnika.

Kje začeti

Morda se vam je zastavilo vprašanje, kje začeti. Predlagam, da na vrhu. Direktor naj opravi pogovore s svojimi neposrednimi vodji oddelkov, ti pa naj nato opravijo pogovore s svojimi sodelavci. Vsekakor ste začutili, da se morajo vodje na tak pogovor zelo dobro pripraviti. Morda je primerno narediti tudi kak simulacijski trening pod vodstvom zunanjega strokovnjaka ali pa se udeležiti kakšne delavnice na to tematiko.

Ne smemo pa pozabiti o pogovoru obvestiti vse delavce. Morda sta za kratko razlago namena in vsebine primerna kar interno glasilo ali informator.

Kako je pri nas

Da je letni pogovor z delavcem pri nas novost, dokazuje dejstvo, da v slovenščini še ni samostojne knjige o tej tematiki. Najdemo lahko nekaj člankov ali referatov, ki so bili predstavljeni na različnih posvetih.

Podatkov o številu slovenskih podjetij, kjer že izvajajo letne pogovore, ni. Morda v nekaj sto podjetjih? Glede na članke in referate jih že izvajajo v večjih slovenskih podjetjih, na primer v Krki, Revozu, Gorenju, Leku...

Nasvet:

Vsakodnevni pogovori o poteku dela nikakor niso zamenjava za letni pogovor vodje s sodelavci! Letni pogovor je priložnost, da sogovornika "vržeta na mizo vse karte"! Vsaka minuta, ki ste jo posvetili vašim sodelavcem, se vam bo večkratno povrnila. Zaposleni si želijo odkritega pogovora in si zaslužijo biti obveščeni o vseh dogodkih v podjetju, tako dobrih kot slabih.