Kultura poslovnega obdarovanja

Kultura poslovnega obdarovanja je po mnenju strokovnjakov najbolj problematičen del poslovnega protokola. Ljudje so ponavadi prepričani, da o poslovnem obdarovanju vse vedo, oziroma da tu pravila tako niso pomembna. V resnici je ravno nasprotno. Pravila so še kako pomembna, saj lahko slabo izbrano darilo ali izročeno ob nepravem trenutku povsem razvodeni učinek obdarovanja. V nadaljevanju navajamo nekaj osnovnih pravil poslovnega obdarovanja.

1. Naredimo strategijo poslovnega obdarovanja

Ena od najpogostejših napak pri poslovnem obdarovanju je, da se podjetja odločajo za izbiro poslovnih daril v zadnjem hipu, ne da bi premislila, kaj sploh želijo z darilom doseči, komu ga bodo podarili, ob kateri priložnosti in tako naprej. V marsikaterem podjetju sicer obstajajo pravilniki, ki predpisujejo, da zaposleni ne smejo ali lahko le v posebnih primerih sprejmejo poslovna darila. Malo pa je podjetij, ki bi imela izoblikovana pravila, kako naj sama obdarujejo poslovne partnerje. Tako kot podjetje potrebuje marketinško, finančno in razvojno strategijo, potrebuje tudi strategijo poslovnega obdarovanja. Pri izdelavi strategije mu lahko pomagajo podjetja, ki ponujajo poslovna darila, v manj zahtevnih primerih pa jo lahko podjetje pripravi tudi samo.

Izbor poslovnih daril je tesno povezan s strukturo poslovnih partnerjev. Dr. Janez Bogataj v svoji knjigi Majda, dajte mi tisto iz omare deli poslovne partnerje v štiri temeljne skupine. V prvo skupino sodi najširši krog poslovnih partnerjev; za trgovino so to na primer vsi kupci. Tem partnerjem največkrat podarimo majhne izdelke, kot so na primer svinčniki in bloki. Pri teh izdelkih ni nič narobe, če so opremljeni z imenom oziroma znakom podjetja, ki jih podari. Z malce iznajdljivosti lahko dosežemo, da izdelki ne bodo videti ceneni, temveč bodo imeli vsaj nekaj vsebine. Podjetje Ikea je na primer kupce obdarovala z modrim svinčnikom in rumenim kartonastim metrom. Modra in rumena barva sta namreč barvna kombinacija Ikeinega znaka, pa tudi švedske zastave. Povrhu vsega svinčnik ni kemični, ampak navaden, kar kaže na ekološko osveščenost podjetja.

V drugo skupino poslovnih partnerjev sodijo tisti, s katerimi začenjamo navezovati trdnejše poslovne odnose. Najpogostejše darilo, nikakor pa ne edino ali obvezno, za to skupino partnerjev so rokovniki. Pri »dodatni opremi« daril moramo biti bolj diskretni kot v prejšnji skupini; ime podjetja naj bo napisano diskretno ob robu rokovnika ali na drugem ne preveč izpostavljenem mestu.

V tretjo skupino sodijo poslovni partnerji, s katerimi že sodelujemo, a šele razmeroma kratek čas. Z njimi bi želeli odnose trajneje utrditi, kar jim pokažemo tudi s podaritvijo primernega poslovnega darila. Poslovno darilo je bolj osebno, pomembna je njegova vsebina, medtem ko se ime in znak podjetja lahko povsem umakneta.

V zadnji skupini poslovnih partnerjev so tisti, s katerimi imamo trajne pristne odnose, ki včasih že prerastejo v prijateljstvo. Izbira poslovnega darila je zato zelo osebna, odvisna tudi od prijateljevega konjička oziroma njegovih želja. Na darilu ni več omenjeno podjetje, je pa lepo, če partnerju pošljemo z darilom spremno pismo (kadar darila ne predamo osebno).

Na prvi pogled zahtevnost daril narašča od prve do četrte skupine poslovnih partnerjev, kar ni vedno nujno. V zadnji skupini so namreč naši prijatelji, ki jih dobro poznamo in jih lahko razveselimo tudi s povsem poceni izdelki. Zbiralci znamk bodo veseli serije znamk iz oddaljene eksotične države, zbiralce razglednic bomo navdušili s 100 let staro razglednico, ki jo najdemo na podstrešju …

Ko pripravljamo strategijo poslovnega obdarovanja, ne smemo pozabiti izdelati seznama daril, ki jih podarimo poslovnim partnerjem. Vsakič si sproti zabeležimo, kaj smo komu podarili, da se ne bi darila ponovila, če bi se denimo ljudje, ki se z obdarovanjem ukvarjajo, zamenjali.

2. Upoštevajmo krajevne posebnosti

Navade poslovnega obdarovanja so v različnih delih sveta različne, kar pomeni, da pravilo, ki velja pri nas, morda ne velja tudi v Nemčiji ali Ameriki. Za podjetja, ki imajo poslovne partnerje v tujini, je zato priprava strategije poslovnega obdarovanja še toliko zahtevnejša. Da bi z darili dosegli svoj namen, se moramo nujno seznaniti s kulturo obdarovanja pri svojih partnerjih, v nasprotnem lahko partnerja nehote spravimo celo v težave. Zlasti v Severni in ponekod v Južni Ameriki so na primer zelo občutljivi za sprejemanje daril. Če jih že sprejmejo, jih velikokrat odstopijo podjetju ali posebnemu skladu, ki darila proda na javni dražbi, dobiček pa uporabi v humanitarne namene.

Dr. Bogataj našteva vrsto posebnosti, ki veljajo za posamezne narode. Načini poslovnega obdarovanja so se v zadnjem desetletju verjetno najbolj spremenili v državah bivšega vzhodnega bloka. Še ne dolgo tega so na primer sami radi podarjali darila svoje domače obrti, v zameno pa so pričakovali uporabnejše predmete; najraje so imeli telefone, brivnike in druge električne aparate, ki jih sami v svojih državah niso mogli kupiti. V zadnjih letih so se njihova pričakovanja nekoliko spremenila in so veseli tudi kakšnega duhovitejšega darila. Posebej Madžari, ki so zelo ponosni na svojo kulturno dediščino, so za izdelke domače obrti bolj dovzetni. Tudi kadar jih sami podarjajo, od tujcev pričakujejo, da jih bodo sprejeli z navdušenjem in zanimanjem za madžarsko kulturo.

V Zahodni Evropi poslovneži načeloma nimajo posebnih zahtev ali omejitev glede poslovnega obdarovanja, nekaj posebnosti pa vendarle najdemo pri različnih narodih. Švicarji na primer cenijo darila, ki odražajo kakovost, natančnost in dovršenost. Pri Švicarjih tako ne bomo mogli zgrešiti, če jim bomo podarili idrijsko čipko ali darilo iz naše alpske kulturne dediščine. Zelo podobno velja tudi za obdarovanje Avstrijcev, le da je izbor možnosti še večji. Avstrijci baje cenijo naša rdeča vina iz primorskega vinorodnega rajona, radi pa sprejmejo tudi kakovostne žgane pijače. In ko smo že pri alkoholu, tudi Finci se bodo razveselil domačega slovenskega žganja. Nikar pa alkoholnih pijač ne podarjajmo partnerjem iz islamskega sveta.. Pri slednjih moramo biti še dodatno pazljivi, s katero roko jim izročimo darilo. Darila naj ne bi izročali z levico, saj velja pri njih za umazano roko.

Naši sosedje Italijani veljajo že pregovorno za odprt in nadvse komunikativen narod, tako da z izbiro daril ne bi smeli imeti težav. Vendarle velja opozoriti na posebnost, ki je povezana prav z njihovo odprtostjo. Italijani namreč svoje poslovne partnerje radi povabijo k sebi domov, kar pomeni, da moramo izbirati darila z družinskim pridihom. Naši sosedje zelo cenijo replike kulturne dediščine, pa tudi s kakovostnimi domačimi čebeljimi izdelki jih bomo razveselili. Izdelki domače obrti ponavadi naletijo na hvaležen sprejem tudi pri Francozih; naj nas pa ne preseneti, če se bodo obnašali, kot da držijo v rokah izdelek kakega eksotičnega ljudstva.

Poglejmo na kratko še malce čez meje Evrope – k Japoncem. Japonci se tako kot Švicarji in Nemci navdušujejo nad darili vrhunske kakovosti in nadvse cenijo izvirna ter funkcionalna darila. Dr. Bogataj se spominja navdušenja Japoncev nad fotografijo našega stola za molžo krav, ki ima ergonomsko oblikovano sedalo. Enako izvirne in zanimive so se jim zdele lesene žepne sončne ure z Velike planine.

Za obdarovanje vseh tujih poslovnih partnerjev, ne glede iz katere države prihajajo, velja še en koristen nasvet. Bodimo pazljivi pri podarjanju likovnih del in starin, kupljenih v antikvariatih ali starinarnicah. Za izvoz takih izdelkov je namreč potrebno posebno dovoljenje, ki ga moramo priskrbeti hkrati z darilom. Sicer pa dr. Janez Bogataj odsvetuje podarjanje takšnih izdelkov; predmeti naše kulturne dediščine naj ostanejo v svojem kulturnem okolju, podarimo jih torej kvečjemu domačim poslovnim partnerjem.

3. Darilo naj ne bo podkupnina

Poslovno darilo naj izključno ustvarja dobre odnose med partnerji in naj bo znak dobre volje ter dobrih poslovnih odnosov, nikakor pa ne sme rabiti manipulaciji in podkupovanju.
Mejo med poslovnim darilom in podkupnino določa več dejavnikov, ki jih moramo upoštevati pri poslovnih darilih. Bistveni dejavnik je vrednost darila.. Vrednost poslovnega darila naj bi bila majhna. Vse, kar presega vrednost dobrih 20.000 tolarjev (se pravi 100 evrov), ne sodi v poslovno darilo. V povprečju naj bi vrednost najboljšega poslovnega darila znašala med 2000 in 5000 tolarji. Seveda je cena odvisna od tega, komu podarjamo. Darila med 2000 in 5000 tolarji naj bi bila namenjena običajnim strankam, tista dražja, od pet do deset tisoč tolarjev, pa pomembnim osebam v partnerskih podjetjih. Najdražja darila v vrednosti nekaj več kot 20.000 tolarjev naj bi bila namenjena najvišji ravni strank in poslovnih partnerjev.

Dražja darila so torej nestandardna in le priložnostna. V luči tega pravila je zelo vprašljivo poslovno obdarovanje z mobilnimi telefoni, ki se je v zadnjem letu močno razpaslo predvsem med ponudniki storitev mobilne telefonije. Čeprav gre za reklamne namene, je vrednost teh daril vseeno previsoka in že meji na podkupovanje.


4. Pomembno je, kako darilo izročimo in kako ga sprejmemo

Izročanje darila je enako pomembno kot darilo samo. Dobro je, če poslovno darilo podarimo ob slavnostnem dogodku, recimo na večerji ali proslavi. Darilo pred izročitvijo zavijemo, papir naj bo večbarven, a brez vzorca, ali pa naj bo ta le črtast. Rožnati vzorci niso priporočljivi. Le bolj osebna darila so lahko okrašena z drugimi dodatki, kot so pentlje in okraski. Skratka, vsako darilo naj bo tudi po obliki osebno.

Kako pa sprejmemo poslovno darilo in kako ga odklonimo? Pri nas ljudje večinoma ne znajo sprejeti daril, nekaterim je nerodno, nekateri so celo užaljeni ali pa darilo zavrnejo. Ko darilo sprejmemo, se moramo zanj vedno zahvaliti, ga pohvaliti in ga pred darovalcem tudi odpreti. Tudi če smo darilo prejeli prek pošte ali posrednikov, je navada, da se zanj pisno zahvalimo v posebnem zahvalnem pismu. V pismu se zahvalimo za darilo in obvezno povemo tudi nekaj besed o darilu samem, ga, denimo, opišemo in pohvalimo ter povemo, zakaj nam darilo ustreza. Sicer pa so zahvalna pisma lepo oblikovana, kratka in jedrnata, njihov jezik pa je čist. Zahvalimo se lahko tudi po telefonu ali osebno.

Seveda obstajajo primeri v podjetjih, kjer daril ne smejo prejemati, da poslovni partnerji darilo tudi zavrnejo, vendar tudi za ta primer obstajajo pravila. Darilo je treba vrniti v 24 urah v izvirni embalaži, kot smo ga prejeli. Vrnemo pa ga s spremnim dopisom, v katerem se opravičimo poslovnemu partnerju, ker njegovega darila ne moremo sprejeti. Najbolj primerno in diplomatsko je, če se pri tem izgovorimo na politiko podjetja, ki nam ne dovoljuje sprejemati poslovnih daril. Če pa nam nekdo zavrne darilo, moramo to sprejeti pozitivno, ne da bi bili zato posebej užaljeni in zamerljivi.

5. Izogibajmo se »malim« napakam

- Ne izbirajte daril samo zato, ker so vam všeč. Darilo nekomu podarimo, zato mora biti izbrano zanj. Tako kot so pred leti podjetja pretiravala s podarjanjem koledarjev vse povprek, zdaj mnoga na enak način delijo steklenice vina. Še huje je tam, kjer steklenice delijo kar tajnice ali vratarji v recepciji. Osnovno pravilo pri podarjanju vin je, da vino podarimo samo tistemu, ki ga ceni.

- Ne podarjajmo osebnih daril ljudem, ki jih poznamo samo površno oziroma poslovno. Kravata, ruta in parfum so tipični primeri daril, ki jih ne bi smeli izročati v poslovne namene (razen če vaše podjetje ne izdeluje kravat). Izbor naštetih izdelkov velja za osebno in ne poslovno zadevo. Zanje se odločimo le, če partnerja osebno zelo dobro poznamo in poznamo njegov okus.

- Na darila ne pišimo imena svojega podjetja. Že zgoraj smo omenili, da je to dovoljeno samo pri malih, poceni darilih, ki jih izročamo najširši skupini poslovnih partnerjev. Na vrednejše izdelke ne pišimo imena podjetja. Pomislite, kako neprijetno utegne biti, če bi se na nekem dogodku znašli med partnerji, ki bi imeli pri sebi ali celo na sebi vsi enako poslovno darilo. Tudi na steklenico vina je neprimerno napisati ime podjetja, ki je steklenico podarilo. Vino se vedno podarja v izvirni embalaži, ki pa ji lahko priložite svojo vizitko ali spremno pismo.

- Ne čečkajmo po knjigah. Knjige so primerna poslovna darila, ki jih lahko podarimo tudi tujcem, ki ne poznajo naše dežele in naše kulture. Povsem napačno pa je, če želimo knjigo »oplemenititi« še s svojimi besedami, podpisom in žigom podjetja. Posvetilo naj bi praviloma napisal samo avtor knjige, ne pa tisti, ki jo podarja. Če že želimo partnerju kaj povedati, mu povejmo s spremnim pismom, ki ga priložimo knjigi. Pismo sodi k knjigi tudi takrat, kadar darilo osebno podarimo svojemu partnerju.

- Ne podarjajmo izdelkov, ki jih ne poznamo. Vsako darilo ima svojo zgodbo, ki jo mora tisti, ki darilo izroči, poznati. Še posebej je to pomembno pri darilih z visoko sporočilno vrednost, kot so na primer izdelki kulturne dediščine. Najslabše je, če nekomu, zlasti tujcu, podarite tak izdelek in mu ne veste o njem ničesar povedati. S tem lahko povsem izničite čar poslovnega darila.

- Poslovnih daril ne izročamo samo v prednovoletnem času. V svetu se podjetja obdarujejo ob najrazličnejših priložnostih, ki so povezane s poslovnimi zadevami, na primer ob podpisih pogodb, zaključku posla in drugih dogodkih. Obdarovanje ob koncu leta še največkrat spominja na norijo, ko izročamo in prejemamo darila po tekočem traku, brez velike pozornosti. Na koncu niti ne vemo natančno, kaj smo od koga dobili, in kaj smo sami podarili.