Kdo vse vas lahko obišče?

Podjetniki se odlično počutimo, ko uspešno končamo nek projekt. Ker nenehno potrebujemo izzive, so naše misli in dejanja že pri novem projektu. Ampak, kdaj lahko govorimo, da je projekt, ki ga je financirala EU, dejansko končan? Je to tisti trenutek, ko ste oddali zadnji zahtevek in projekt v svojih možganih pospravili v predal in ga zaklenili? Ponujamo vam nekaj napotkov, preden ta predal popolnoma zaklenete in ključ odvržete. Dokumenti v sklopu projekta in kazalniki se bodo spremljali tudi po vseh izpeljanih aktivnostih in oddaji ter potrditvi zahtevka.  

1. Organizirajte si vso dokumentacijo

Dokumentacija v zvezi s projektom naj bo zložena v registratorje, ki naj imajo kazala, da boste tako lažje našli določene dokumente. Mogoče se vam zdi neumno, ampak čez nekaj let, ko bo mogoče prišla kakšna kontrola, ne boste imeli več nobenega občutka, kam ste odložili kak papir. V registratorje zložite vse: prijavno dokumentacijo, sklep o sofinanciranju projekta, pogodbe, ponudbe, vse dokumente, ki ste jih oddali ob zahtevkih, potrjene spremembe, izpise TRR, da vam je razpisovalec nakazal denar ... Če so tekla kakšna pomembna pogajanja z razpisovalcem ali njegove odobritve po elektronski pošti, si vse to natisnite in shranite med to dokumentacijo.  

Če se v teku projekta s skrbnikom pogodbe kaj dogovorite po telefonu, mu nato še napišite elektronsko pošto in naj vam dogovorjeno pisno potrdi. Ko bo prišla kontrola, ne boste mogli dokazati, da ste se telefonsko kaj dogovorili. Mogoče na drugi strani dotične osebe več ne bo ali pa je ta telefonski dogovor pozabila.  

Projekti, ki jih sofinancira EU, imajo lahko različne kontrole. V osnovi jih razdelimo na: kontrolo razpisovalca (torej ministrstvo, agencije, skladi …), porabo proračunskega denarja, kontrolo državne revizijske komisije in kontrolo EU.