Kako zmagati na razpisih EU

V prejšnji številki Podjetnika smo pregledali možnosti in priložnosti za povečanje prodaje izdelkov in storitev na razširjenem evropskem območju prek javnih naročil, možnosti uporabe evropskih finančnih programov za sofinanciranje podjetniških projektov. Tokrat podajamo smernice in priporočila o tem, kako:

a)  uspešneje sodelovati na mednarodnih javnih razpisih za dobavo opreme, izvedbo storitev in gradnjo,

b)  biti uspešen pri pridobivanju nepovratnih sredstev iz programov Evropske skupnosti za lastne razvojne potrebe,
c)  pridobiti posle na pogodbeni osnovi v sodelovanju s tujimi partnerji. 

Poleg pridobivanja informacij o priložnostih poslovanja, ki smo jih že predstavili, so za pridobivanje poslov in sredstev v tujini (izvajanje storitev, dobavo opreme in materialov, gradnja), potrebna še nekatera druga znanja in spretnosti.

Nadaljevanje članka je vidno samo naročnikom.

 

Priprava razpisne dokumentacije 

Zlasti pomembno je, da znate pripraviti prepričljivo razpisno dokumentacijo. Kar pomeni, da morate obvladati izpolnjevanje zahtevnih razpisnih obrazcev, pripravo poročil in druge izvedbene dokumentacije, ter poznati postopke ocenjevanja ponudb. Vse to je malim in srednje velikim podjetjem z omejenim številom zaposlenih in sredstev težko ali nemogoče, saj gre za zahtevne in dolgotrajne postopke, navadno prilagojene velikim konkurenčnim trgom, ki jih obvladujejo usposobljena svetovalna podjetja. Poleg tega so razpisi in pogoji sodelovanja v njih pogosto nerazumljivi tudi samim pripravljavcem razpisnih pogojev zaradi nepoznavanja razmer na trgu. Zato si poglejmo, kje in kako začeti, da bi se izognili težavam.  

Obstaja več vrst razpisnih postopkov, ki se med seboj razlikujejo glede: 
a)  vrste pogodb: ali gre za izvedbo storitev (na primer za izvedbo študij, zagotavljanje ekspertnih znanj, izobraževanja), za nakup oziroma dobavo opreme in materialov (laboratorijske, računalniške, pohištvene opreme, gradbenih materialov, ogrevalne opreme ...) ali za gradnjo (cest, čistilnih naprav, poslovnih centrov in za druga inženirska gradbena dela) ali za donacijo (pridobitev nepovratnih sredstev za razvoj novih storitev in izdelkov, usposabljanje zaposlenih, uveljavljanje novih proizvodnih procesov in tehnologij ...)   
b)  finančnega programa, v okviru katerega je objavljen razpis, od česar je odvisno, katera podjetja (iz držav članic EU in/ali tudi podjetja iz pristopnih in tako imenovanih tretjih držav) oziroma katere organizacije (profitne ali neprofitne) smejo sodelovati v razpisu.    

c)  obsega razpisane vrednosti znotraj različnih vrst pogodb in glede na vrsto donacije oziroma evropske finančne pomoči (subvencije, neposredna pomoč, sofinanciranje).  

Izbor ponudnikov 

Oglejmo si, kako poteka izbor najugodnejših ponudnikov pri odprtem in zaprtem razpisu (razpisu brez omejitev in z omejitvami) ter pri donacijskih shemah. Potem, ko je v Uradnem listu Evropske unije (http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm) in v nacionalnih uradnih listih in medijih obveščanja objavljena napoved javnega razpisa, lahko zainteresirana podjetja pridobijo razpisno dokumentacijo na navedenem naslovu. Ponudniki (podjetja in nevladne organizacije, odvisno od razpisa) pripravijo ponudbo. Sledita ocenjevanje ponudb in postopek priprave pogodbe za zmagovalno podjetje oziroma za prejemnike donacij. 

Izbor poteka na podlagi kriterijev, objavljenih v razpisni dokumentaciji. Kriteriji izhajajo iz potreb in ciljev naročnikov. Poleg splošnih potreb in pogojev v razpisu ter političnih in strateških ciljev pri donacijah (povečati zaposljivost, okrepiti konkurenčnost malih podjetij, zmanjšati onesnaženost voda in podobno) so v tehnični specifikaciji (za naložbe in opremo) oziroma v referenčih pogojih (pri storitvah) opisane tudi posebne tehnične in strokovne zahteve. Najprej preverijo, ali so prijavitelji sploh upravičeni sodelovati pri razpisu, nato pa, ali izpolnjujejo druge splošne in posebne pogoje iz razpisa.  

V tako imenovani administrativni skladnosti preverijo:
· ali prijavitelji izpolnjujejo formalne statusne pogoje;
· ali so prijavitelji upravičeni sodelovati glede na izpolnjevanje pogojev o nacionalni pripadnosti, poreklu opreme in materialov (dovoljena je le dobava iz držav EU ali pristopnih držav), o finančni stabilnosti, o tehničnih in profesionalnih zmogljivostih;
· drugi vidiki upravičenosti, ki izhajajo iz pogojev sodelovanja v razpisu (podjetje ni v stečajnem postopku, v sodnem sporu zaradi neizpolnjevanja poslovnih obveznosti z istim naročnikom, podjetje ne plačuje prispevkov ....). 

 

Najpogostejši razlogi za izključitev ponudb podjetij že med preverjanjem izpolnjevanja administrativnih pogojev so lahko:
· upravičenci iz naročila so samo neprofitne organizacije;
· upravičenci so samo podjetja, ki nastopajo samostojno (ne v podpogodbenih ali konzorcialnih razmerjih z drugimi podjetji);·        med vodilnim osebjem, ki bo izvajalo projekt, so državljani iz držav, ki niso upravičene do sredstev Evropske unije,
· niso priložene bančne ali druge garancije;
· podjetje je začelo poslovati in še nima finančnih izkazov o poslovanju v preteklih letih ali pa finančni izkazi izkazujejo negativno bilanco in letni promet, nižji od zahtevanega;
· podjetje v preteklem letu ni imelo dovolj prometa iz poslovanja, kar je pogoj za udeležbo pri izvedbi;

· podjetje in/ali organizacija je zaprosila za več kot 75 % delež sofinanciranja projekta (pri donacijah);
· višina ponudbe za več kot 15 % presega vrednost iz razpisa. 

Sledi tehnično ocenjevanje ponudb oziroma projektov, kjer ocenijo primernost, izvedljivost, trajnost, uspešnost, učinkovitost, metodologija, pa tudi:
· usposobljenost in izkušnje managementa in strokovnjakov,

· izpolnjevanje predpogojev za izvedbo (ali so zagotovljeni lastni viri, je zagotovljena gradbena, tehnična dokumentacija, opravljena presoja vpliva na okolje in pdoobno),
· ali in kako ponudba zadovoljuje tehnične zahteve oziroma pogoje naročnika,
· ali ponudba vsebuje alternativne rešitve.

Pri donacijah pa še:

· ali se rezultati projekta lahko ponovijo,

· ali je projekt povezan s kakšnim drugim programom in projektov v izvajanju. 

Podjetja pogosto ne izkoristijo vseh možnosti, ki jim jih zagotavljajo konkurenčne prednosti, kot so: inovativne metode in procesi izvedbe, alternativne rešitve, večje število partnerjev pri izvedbi, zagotavljanje večjega lastnega deleža sofinanciranja (pri donacijah), zagotavljanje ponakupnih storitev, popusti in podobno. 

Kakovost ponudbe namreč primerjajo z drugimi konkurenčnimi ponudbami. Samo prijave, ki dosegajo mejne vrednosti z zadostnim številom skupnih točk v tehnično-vsebinski ponudbi, se uvrstijo v zadnji, to je finančni del ocenjevanja. Navadno je razmerje med tehničnim delom ocene in finančno oceno 80 : 20 v korist tehničnega dela.
 

Tudi finančno ocenjevanje ponudb/projektov se razlikuje glede na to, ali gre za izvedbeno ponudbo ali za zaprosilo za finančna sredstva (donacijo). Pri izvedbeni ponudbi za dobavo opreme, izvedbo storitev ali izgradnjo navadno prevlada cenovno najugodnejša ponudba, ki ponuja najboljšo vrednost za denar (pri čemer navadno ponudba ne sme presegati 15 % razpisane vrednosti). Pri projektih, ki zaprosijo za sofinanciranje v okviru donacijskih sredstev, odločajo pri ocenjevanju tudi drugi finančni kriteriji, kot so razmerje med stroški in koristmi, neto sedanja vrednost projekta, prihodki od prodaje, prispevki v naravi in višina lastnega finančnega prispevka.  

Izbor najprimernejših ponudnikov in/ali uporabnikov je opravljen po primerjalni analizi med vsemi ocenjenimi ponudbami.  

 

Zmagovalna ponudba pri naročilih za izvedbo je tista, ki je najvišje ocenjena po tehnični kakovosti in je cenovno najugodnejša (ne nujno najcenejša). Pri zaprosilu za finančna sredstva za izvajanju projekta pa ocenijo odstotek finančnih sredstev in sredstev v naravi, ki ga prispeva prijavitelj, in odstotek, za katerega prosi (načeloma je mogoče iz evropskih virov sofinancirati največ 80 % projekta, v praksi je ta odstotek nižji). Poleg tega ocenjujejo še racionalno razmerje med stroški in učinkovito porabo, smiselnost porabe za predlagane dejavnosti (samo upravičeni stroški, upoštevajoč pogoje na trgu) in upravičenost neposrednih stroškov (za delavce, potovanja, opremo, informiranje, pisarniški material in drugo), brez katerih projekta ne bi bilo mogoče uresničiti, ter obseg dovoljene porabe tekočih stroškov organizacije (navadno največ do 7 % neposrednih stroškov). 

 

 

Ob kandidaturi za izvedbo bo izbrana vaša ponudba, če je ta tehnično najbolj kakovostna in finančno najugodnejša, kar lahko dosežete sami ali v partnerstvu z drugim domačim in/ali tujim podjetjem. Pri partnerstvu je pomembno, da so poslovna razmerja pogodbeno dogovorjena vnaprej in da imata tako vaše podjetje kot partner (na primer podpogodbeniki ali partnerji v konzorciju) možnost pridobiti bančno garancijo oziroma zagotoviti drugo obliko zavarovanja posla, kjer je to zahtevano (pri večjih naročilih). Podobno je za partnerstvo pri donacijah pomembna jasna razdelitev vlog in dejavnosti med partnerji.  

Na koncu vas čakajo še podpis pogodbe in izvedba projekta oziroma dobava opreme, izvedba storitev in/ali izgradnja, kjer večja odstopanja od ponudbe oziroma od predloga projekta niso dovoljena, niti ni dovoljeno odstopanje od ciljev razpisa.  

Pri pridobivanju poslov prek javnih razpisov na evropskih trgih je potrebno tudi poznavanje pričakovanj naročnikov oziroma ciljev, s katerimi se izvajajo projekti. Tudi zato je dobro sodelovati z lokalnimi podjetji oziroma organizacijami, ki poznajo razmere na domačih trgih in lahko te informacije izkoristijo za pripravo konkurenčne ponudbe. Obenem pa je lahko to dobra priložnost in motiv za skupne nastope na trgih razširjene Evropske unije, saj lahko slovenska podjetja bolje izkoristijo svoje prednosti, če ponujajo specialistične storitve oziroma tehnično dovršene izdelke oziroma pridobijo sredstva za njihov razvoj. Tuji partner pa izkoristi prednosti poznavanja domačih trgov in pridobi novega poslovnega partnerja za skupne nastope na drugih trgih. Partnerstvo tudi obema zagotavlja večjo konkurenčnost pri skupnem nastopanju ob hkratnem zagotavljanju večjega in bolj kakovostnega obsega storitev/proizvodnje in dodano vrednost za ocenjevalce. Takšna ponudba navadno dviguje oceno resnosti ponudbe. Najprej pa poskrbite za naslednje: 
· preverite, ali razpis dopušča partnersko nastopanje in v kakšnih oblikah;
· dobro se seznanite s predlogom pogodbe, ki jo ob zmagi podpiše nosilno podjetje (v imenu vseh udeleženih partnerjev) z naročnikom oziroma Evropsko komisijo;
· preverite vsebino naročila (oziroma predmet donacije), pogoje trajanja vseh dejavnosti, načine financiranja izvedbe, načine izplačil, oblike nadzora in poročanja nad izvajanjem naročila/projekta ter druge splošne in posebne pogoje, kot so odgovornosti pogodbenih strank, zaupnost podatkov, pogoji distribucije informacij in komunikacija, lastništvo nad rezultati ob koncu izvedbe, ocena izvedbe, veljavnost pogodbenih določil.  

Pred podpisom pogodbe z naročnikom se je v omejenem obsegu mogoče pogajati za drugačne pogoje v pogodbi, kjer lahko nastopate kot izvajalec/uporabnik ali kot partner. Pogajati se je na primer mogoče o rokih dobave/gradnje, višini predplačil, oblikah poročanja o izvedbi rezultatov in podobno. Ni pa se mogoče pogajati o ciljih finančnega programa in povečanju sredstev EU ob prekoračitvi stroškov. 

 

Čeprav se zdijo priložnosti in možnosti pridobivanja posla pri opisanih načinih zapletene in tvegane, je vredno vstopiti v labirint. Navsezadnje velja verjeti izreku Oprah Winfrey, da je sreča stvar pripravljenosti, da se srečate s priložnostjo! 

 

 

Vrste razpisov in postopkov v zunanjih programih Evropske skupnosti (Phare, Sapard, Ispa)
Storitve nad 200.000 evrov	Mednarodni razpis z omejitvami
Storitve pod 200.000 in večje od 5000 evrov	“Okvirna pogodba” ali poenostavljeni postopek
Storitve pod 5000 evrov	Zbiranje ponudb
Dobava opreme nad 150.000 evrov	Mednarodni razpis brez omejitev
Dobava opreme pod 150.000 in nad 30.000 evrov	Lokalni odprti razpis
Dobava opreme pod 30.000 in nad 5000 evrov	Poenostavljeni postopek
Dobava opreme pod 5000 evrov	Zbiranje ponudb
Gradbena dela nad 5.000.000 evrov	Mednarodni odprti razpis brez omejitev
Gradbena dela pod 5.000.000 in nad 300.000 evrov	Lokalni odprt razpis
Gradbena dela pod 300.000 in nad 5000 evrov	Zbiranje ponudb
Donacijske pogodbe iz donacijskih shem -       sredstva v shemi vsaj 2 milijona evrov-       minimalna donacija je vsaj 100.000 evrov-       verjetnost, da bodo prijave iz drugih držav je velika; -       program ni omejen na ponudnike iz države prejemnice	Mednarodni odprti razpis brez omejitev, če so izpolnjeni vsaj štirje pogoji, sicer se objavi lokalni odprti razpis samo za domače prijavitelje.

 

Vrste razpisov Mednarodni razpis brez omejitev:

Sodeluje lahko katerakoli pravna ali fizična oseba, ki dvigne razpisno dokumentacijo (za katero je včasih treba plačati).  

Mednarodni razpis z omejitvami: Sodelujejo lahko le povabljena podjetja, ki so izkazala svojo usposobljenost v predrazpisu ali z izkušnjami pri izvedbi na drugih podobnih razpisih, zaradi česar jih naročniki povabijo k sodelovanju.  

Poenostavljena procedura: Naročnik po napovedi razpisa sam izbere podjetja, ki jih povabi k posredovanju ponudb. Naročnik izbere najbolj ekonomično ponudbo (najboljše razmerje med tehnično kakovostjo ponudbe in ceno). 

Okvirna pogodba: Je poseben postopek na področju izvajanja storitev, kjer je Evropska komisija na razpisu izbrala svetovalna podjetja, ki lahko zagotavljajo strokovnjake za specifične naloge na področjih, v okviru katerih so podjetju neodvisni svetovalci (na primer varstvo okolja, kmetijstvo, razvoj podjetništva, izgradnja ustanov ...). Naročnik pošlje zahtevek tem svetovalnim podjetjem, izmed katerih izbere najbolj ekonomično ponudbo.  

Donacijska shema: Je posebna oblika financiranja, v katerem potencialni uporabnik predlaga v izvedbo projekt, katerega izvedbo sofinancira z najmanj 25-odstotnim deležem. Navadno sredstva dodeljujejo za nekomercialne namene neposredno končnim uporabnikom v obliki prispevka oziroma finančne podpore ali posredno prek razpisov ministrstev, regionalnih razvojnih agencij ali drugih organizacij, ki jih določijo države za prenos evropskih finančnih sredstev za uresničevanje strateških sektorskih in političnih ciljev. Vrednost sheme je najmanj 2 miljijona evrov, najmanjša možna dodeljena sredstva za projekt pa so 50.000 evrov. Donacijska shema ima svoj razpisni postopek. Trenutno odprta je shema Krepitev Slovenije na lokalni ravni, ki jo razpisuje ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve: http://www.gov.si/mddsz/zaposlovanje/PHARE_projekti.htm

10 zlatih pravil za prijavitelje projektov 

1.  Izbirni kriteriji: Pozorno spremljajte kriterije izbora, ki so navedeni v objavah razpisov in informacijah o programih. Če projektni predlog ne izpolnjuje vseh objavljenih kriterijev (ali vsaj velike večine), ga dopolnite in oddajte v postopek potrjevanja ob naslednji priložnosti (vendar se pogoji takrat lahko spremenijo). 

 

2.  Nasvet: Preden oddate projekt, se posvetujte o vseh podrobnostih in o tem, ali vaš projekt ustreza splošnim in posebnim ciljem programa oziroma kriterijem razpisa. 

3.  Financiranje: Zagotovite in dokažite, resnost namere, da boste sofinancirali projekt v zahtevanem znesku in na zahtevani način (na primer v naravi - s svojo delovno silo, prostori in opremo med izvedbo projekta).  

 

4.  Oblika: Zagotovite, da boste vaš projekt prijavili v predpisanem formatu, kar omogoča hitrejše in enakovredno, nepristransko obravnavanje vašega projekta v konkurenci z drugimi. 

5.  Roki: Povabila k oddaji projektov na javne razpise so redno objavljena v Uradnem listu Republike Slovenije, Evropske unije ali v drugih javnih medijih, kjer finančne ustanove javno objavljajo tovrstne informacije. Čeprav nikoli ni dovolj časa in so roki navadno kratki, jih gre spoštovati. 

6.  Datum zapiranja: Natančen kraj in čas oddaje projekta sta navadno določena (sredi tedna ali do 12. ure določenega dne). Razen če ni drugače navedeno, se šteje čas prejema projekta in ne poštna oznaka. Zelo boleče je, če ste porabili mesec dni časa za pripravo projekta, potem pa ste ga nepravočasno oddali, zaradi česar ne izpolnjujete administrativnih kriterijev in se projekt izloči iz nadaljnjega ocenjevanja. 

7.  Predstavitev: Predstavitev projekta naj bo razumljiva, jasna in privlačna. Najprepričljivejši projekti so navadno zmagovalni. To pomeni, naj bo glavni poudarek na povzetku, ki ga ocenjevalci najprej pregledajo in na podlagi katerega si ustvarijo mnenje o kakovosti predloga. Prvi vtis je lahko zadnji vtis! 

 

8.  Popolnost: Ustanove, ki odobravajo sredstva, imajo redkokdaj dovolj razpoložljivega časa in ljudi, da bi nepopolne projekte po dopolnitvi še enkrat pregledali. Zato boste navadno dobili samo eno priložnost, da oddate popolne projekte. 

9.  Podpisi: Vsak projektni predlog morajo podpisati vsi partnerji v projektu, zato bodite pozorni na navodila o podpisih. Elektronsko poslovanje omogoča elektronski podpis, ki je še ena možna oblika podpisovanja, ki se bo postopno še bolj razvila.  

10.  Kopije: Zaradi učinkovitosti ustanove, ki odločajo o projektih, navadno potrebujejo več kopij, ki jih nato posredujejo ocenjevalcem. Ta zahteva sicer izginja zaradi možnosti prenosa projektov po elektronski pošti. Nadomešča pa jo zahteva po elektronski kopiji, pri čemer obstaja nevarnost, da se posamezni podatki izgubijo oziroma razporedijo drugače od predpisanih formatov.

 

 

Če ste se prebili skozi prvo, administrativno sito ocenjevanja, potem je vaša prijava:

· podpisana in ožigosana,

· poslana v enem originalu in zahtevanem številu kopij in v želenem jeziku,
· izpolnjena v celoti v zahtevanem vrstnem redu,
· podpisana s strani vseh zainteresiranih partnerjev,

· podprta z ustanovitvenim aktom ali drugim ustreznim dokazilom, ki dokazuje status vaše organizacije ali podjetja oziroma partnerja,
· podprta s finančnimi, letnimi in drugimi zahtevanimi poročili,
· ima pravilno izpolnjen proračun v zahtevani valuti,
· ustreza pogojem o primernosti prijaviteljev (na primer, da imajo letni prihodek v določeni višini, da so/niso podjetja, posamezniki, nevladne organizacije, da imajo poravnane vse dolgove do naročnika in niso v upravnih postopkih, imajo dovolj kadrov in podobno). 

Prijava projekta oziroma ponudba se je uvrstila v nadaljnje tehnično ocenjevanje. Od ciljev vsakega programa oziroma od obsega del in nalog v razpisni dokumentaciji je odvisno, kaj ocenjevalci ocenjujejo v tehničnem delu ocenjevanja. Pri tako imenovanih “trdih” to je infrastrukturnih projektih izgradnje in nakupa opreme (z razliko od “mehkih” projektov, namenjenih ljudem, znanju, socialnemu varstvu in kulturi) se ocenjujejo še kriteriji, ki jih določi vlagatelj, naročnik oziroma donator.

Vprašanja ocenjevalcev “trdih projektov” so lahko: 
· Ali so tehnični načrti skladni s sprejemljivimi standardi (na primer ISO)?
· Ali so predvidene drugačne tehnične možnosti?
· Ali so dizajn, lokacija, tehnologija, oprema, procesi primerni za lokalne pogoje?
· Ali so bili ocenjeni vplivi na okolje (trajnostni razvoj, vpliv na zdravje) in družbo (enake priložnosti za vse)?
· Ali so predvideni rezultati, na primer, gradnje in/ali namestitve opreme dosegljivi v razpoložljivih rokih?

· Ali so stroški realni in so predvideni tudi stroški za nepredvidena dela (na primer v gradbenih projektih)?

· Ima predlagatelj zadostno opremo (npr. gradbene stroje)?·        Ima predlagatelj usposobljene izvajalce ali lahko do njih pride?

· Ima predlagatelj zadostno finančno in organizacijsko stabilnost, ki mu zagotavlja nemoten obseg del za nadaljevanje drugih dejavnosti?
· Ima tehnična oprema (npr. računalniki) garancije in dobavitelj zagotavlja ponakupno servisiranje?
· Kdo in kako bo upravljal z opremo po prevzemu? 

 

Vprašanja ocenjevalcev “mehkih projektov” so lahko: 

· Ali je projekt skladen s sektorskimi razvojnimi strategijami oziroma s prioritetnimi cilji politik za določene skupin ljudi, geografska območja, segmente industrije?
· Katerim ciljnim skupinam so usmerjene projektne dejavnosti? · Kakšnim potrebam ciljnih skupin je namenjen projekt?
· So predlagane metode izvedbe prilagojene ciljnim skupinam?
· Ali bodo rezultati izvedenih storitev (seminarji, delavnice) še uporabni na dolgi rok?