Kako ravnati pri izterjavi

Veliko je vzrokov zamude plačil. Podjetja se skušajo pred njimi zavarovati na različne načine, kot pač sama najbolje znajo in zmorejo. Kljub instrumentom zavarovanja terjatev se pogosto zgodi, da podjetje na lastni koži občuti posledice plačilne nediscipline. Da je tema še kako vroča, dokazujejo številni članki in teoretična literatura, najdejo se tudi različni recepti, ki naj bi podjetje obvarovali pred grenko izkušnjo, ter napotki o ravnanju, ko se podjetje sooči z nepravočasnim plačevanjem ali sploh neplačevanjem računov svojih kupcev.

Čeprav se podjetje pred tveganjem lahko zavaruje, se zgodi, da mora lastno zapadlo terjatev izterjati. Šele, ko je prodano blago tudi plačano, lahko govorimo o uspešnem poslu. Izbrani način izterjave je odvisen od:

- stopnje prekoračitve (kratko prekoračevanje plačilnih rokov, neupoštevanje plačilnih pogojev, na primer plačevanje v več obrokih, občutno zamujanje pri plačevanju in podobno);
- prodajnih pogojev;
- dosedanjih izkušenj pri poslovanju z določenim poslovnim partnerjem;
- pomembnosti poslovnega partnerja;
- velikosti podjetja;
- od osebnih karakteristik udeleženih.

Pri izterjavi uravnovešate potrebo po takojšnjem plačilu oziroma svežem denarju ter željo, da kupca obdržite.

Karakteristike dolžnika in neizterjane terjatve lahko podrobneje delimo na:

1. splošne podatke o dolžniku in terjatvi:
- datum izstavitve računa,
- datum zapadlosti v plačilo,
- prodaji in plačilnih pogojih (delni avans, kredit in podobno).

2. podrobnejše podatke o dolžniku in terjatvi:
- tip plačnika, plačilne navade; pri tem morate voditi ažurno evidenco odprtih terjatev, ki jih pripravlja služba saldakontov, in upoštevati dosedanje izkušnje pri plačevanju;
- kako plačujejo drugim dobaviteljem, plačilna sposobnost, finančno stanje, poslovni rezultati (bonitetna poročila in lastna evidenca o kupcih - članek v Podjetniku št. 8/97).
- kakšne kompromise je podjetje v zvezi s dolžnikom in terjatvijo pripravljeno sklepati; to je stvar poslovne in finančne politike podjetja, velikokrat pogovora s komercialno službo, pravno službo

3. poznavanje razlogov za neplačevanje:
- likvidnostne težave,
- osebne karakteristike dolžnika,
- nezadovoljstvo z blagom, s prodajnimi ali plačilnimi pogoji (prekratek rok odloga plačila).

Vsi ti podatki so lahko dobra podlaga za načrt plačevanja - dogovor o plačevanju obveznosti za daljše obdobje (načrt poslov s poslovnim partnerjem: obseg, vrednost, zapadlost plačil oziroma dinamika plačevanja, način plačevanja). S kupci, s katerimi imate sklenjene dolgoročne posle, se dogovorite o načinih in dinamiki plačevanja - naredite si načrt plačil.

Neplačnik tako dobi vtis, da temeljito nadzorujete njegove obveznosti. Tako mu onemogočate neutemeljene izgovore.

Najpogostejše metode, ki se uporabljajo pri izterjavi so: telefonski klic, pisni opomin, prekinitev dobave, prodaja terjatev, sodna izterjava. Svetujemo vam, da telefonske in ustne izterjave dopolnite s pisnimi opomini; ti so pogosto veliko učinkovitejši in jih kupci jemljejo resneje. Po drugi strani pa imate tako tudi pisni dokaz, da ste opravljali izterjavo, če bo zadeva pristala na sodišču.

Postopek izterjave:

- nekaj dni pred zapadlostjo računa dolžnika telefonsko pokličemo in ga vljudno opozorimo na datum zapadlosti in obveznosti plačila;
- na datum zapadlosti spet pokličemo po telefonu in vprašamo, ali je nakazilo izvršeno (ali je bila izvedena kakšna druga oblika poravnavanja obveznosti), v primeru neplačila se skušamo dogovoriti o novem datumu plačila;
- če plačila na dogovorjeni dan ni, je naslednji korak pisni opomin z navedbo osnovnih podatkov o računu in določitvijo pričakovanega datuma plačila;
- sledi opomin pred tožbo in opozorilo o ustavitvi dobav;
- prekinitev dobav;
- vseskozi iščemo možnost drugih oblik poravnave terjatev ali prodaje terjatev;
- sodna izterjava.

Na kaj vse morate biti pozorni, ko želite prejeti plačilo v dogovorjenem roku:

1. Sklepanje pogodb:

- preverite boniteto naročnika (kakšno je njegovo finančno stanje, kdo so njegovi kupci, v kakšnem roku plačuje svoje obveznosti); Podjetnik št. 8/97;
- v pogodbi natančno opredelite plačilne pogoje, kdaj nastane DUR, v kolikih dneh po DUR-u zapade račun v plačilo;
- pozorni morate biti, da uskladite roke plačil pri naročniških in dobaviteljskih pogodbah (da ne plačate blago, še preden zanj dobite plačilo);
- v pogodbo morate vključiti klavzulo o zamudnih obrestih;
- določite oblike zavarovanja plačila (akceptni nalog, ček, menica, bančna garancija in podobno).

2. Fakturiranje:

- natančno preglejte, ali so bila fakturirana vsa opravljena dela oziroma prodani izdelki;
- račun izstavite čimprej, če nimate drugega dogovora s kupci;
- čimprej morate urediti morebitne reklamacije, saj nerešene zadeve, ki se vlečejo dolgo časa, vežejo tudi obratna sredstva, ki so nujno potrebna za likvidnost podjetja.

3. Plačevanje:

- najboljši način plačevanja je gotovinski oziroma z virmanskim nalogom; če vaši kupci niso dobri plačniki, zahtevajte od njih delno ali celotno plačilo z avansom, če na to ne pristanejo, skušajte od njih dobiti akceptni nalog ali drugo zavarovanje plačila;
- če se dogovarjate za plačilo s kompenzacijo, prej dobro premislite, ali lahko kompenzirate celoten znesek računa ali le del, saj za nemoteno poslovanje potrebujete tudi likvidna sredstva;
- če vam kupec vsiljuje 100% kompenzacijo, poizkušajte dvigniti njeno vrednost za nekaj odstotkov, saj boste imeli dodatne stroške z nabavo likvidnih finančnih sredstev in podobnim.

Tako kot je finančna nedisciplina vsakdanja stvar in se z njo nenehno srečujete, naj vam postane vsakdanje opravilo tudi izterjava neplačanih računov. To utegne biti pogosto zelo zamudna zadeva, vendar je izterjava je pomembna, saj s tem kupca opozorite, da zahtevate plačilo za opravljeno delo in da ga spremljate kot poslovnega partnerja.