|
Iskalnik:
 |
Kako povečati učinkovitost sestankov?Sem vodja delovne skupine v malem podjetju. Narava našega dela zahteva, da se tudi dvakrat na teden sestanemo, da se pogovorimo o tekočem delu in načrtih za naprej. Težava je v tem, da so sestanki naporni, ker predolgo trajajo, pa še ni nujno, da se vse zmenimo. Ne vem, kako naj koordiniramo sestanke, da bomo učinkovitejši?«
Ne samo, da so sestanki skoraj po pravilu predolgi, načeloma so prav zaradi tega tudi najdražja oblika dela. Če število ur sestankov pomnožimo s številom udeležencev oziroma z njihovo urno postavko, hitro dobimo izračun »cene« našega sestanka.
Kako do večje učinkovitosti na sestankih?
1. Dnevni red – pomeni, da imamo jasno določene cilje sestanka. Vsebinske točke naj bi bile znane že pred sestankom. Predhodna napoved omogoča, da se lahko na sestanek pripravimo in ne izgubljamo časa z nepotrebnim informiranjem neinformiranih ali oblikovanjem lastnega stališča o neki zadevi.
2. Časovnica – pomeni, da imamo točno definiran čas, ki ga bomo posvetili določeni temi, in kdaj bo sestanek zaključen. Vsak sestanek, ki je daljši od ene ure, je praktično neučinkovit zaradi upada koncentracije. Tudi šolske ure so izmerjene na 45 minut pozornosti, potem ljudje potrebujemo premor.
3. Vodja in moderator sestanka – oseba, ki sestanek vodi in oseba, ki skrbi, da se držimo vsebine in časa. Vodja in moderator je lahko tudi ena oseba, prav tako lahko vloge med udeleženci sestanka menjamo.
4. Veščine vodenja sestanka – vodja sestanka mora uporabljati komunikacijske veščine, da pridobi informacije in mnenja, ocenjuje predloge, usklajuje interese, sintetizira in zaključuje, spodbuja kreativnost, navdušuje …
5. Omejevanje – veščina vodje, da omogoči vsem udeležencem enakovredno sodelovanje in njihov največji možni prispevek. Omejevanje vključuje tudi reagiranje na prepirljivce, domišljavce, kritizerje, vsevede, klepetulje, negativce, prestrašence, pasivneže, papagaje, kimavce …
Vsebinska in/ali časovna neučinkovitost sestanka velikokrat izvira iz nepravilnega pristopa do sestanka. Edini ustrezen pristop je, da je sestanek oblika dela.
Kdaj je smiselno sklicati sestanek? Takrat, ko:
- potrebujemo sinergično (medsebojno dopolnjevalno) delovanje udeležencev sestanka;
- je večina povabljenih motivirana za rešitev problema;
- povabljeni verjamejo, da bodo skupaj lažje, hitreje in boljše rešili probleme.
|
|
