Kako izboljšati denarne tokove v podjetju

Plačilna nedisciplina je eden najhujših problemov, ki pesti skorajda vse naše podjetnike, predvsem manjše. Navsezadnje lahko zaradi nje podjetje tudi propade. Kako pripraviti vaše poslovne partnerje in stranke, da bi poravnavali račune do takrat, ko se izteče predpisani zakonski rok?

Mogoče se sliši neverjetno, vendar se morajo s tem problemom ubadati tudi Američani. Poglejmo si primer podjetnika, ki mu je šlo zamujanje s plačili "na živce" in je hotel stvar enkrat za vselej urediti. Kljub številnim razlikam med našo in ameriško ureditvijo lahko to idejo preizkusimo tudi pri nas. Škodovati namreč ne more, če bo pa komu koristila, toliko boljše.

Prijazno nadlegovanje dolžnikov

Bob Dempster, ustanovitelj in solastnik podjetja North American Imaging Inc. (NAI), pripoveduje, da je tako kot večina novopečenih podjetnikov kmalu ugotovil, da plačila ne prihajajo tako, kot bi morala. Sklenil je, da bo stvari odločneje vzel v svoje roke. Po štiridesetih do petinštiridesetih dneh, ko so bili poslani računi, je začel dolžnike klicati po telefonu in jih prijazno (četudi s figo v žepu) spraševati, ali so dobili račun po pošti ali pa so mogoče ti poštarji spet nekaj "zamočili".

Odgovori ali, bolje rečeno, izgovori, ki jih upajoči upnik dobi pri takem spraševanju, so že dodobra obrabljeni. Nekateri se mirno zlažejo, da sploh niso dobili računa in da naj jim pošljejo novega (s tem si močno podaljšajo rok plačila), včasih pa tudi rečejo, da računa niso razumeli. Vendar zanimivo: nikoli sami ne pokličejo, da bi razjasnili nesporazum, vedno čakajo, da upnik preveri, kaj je šlo narobe. Ob takem telefonskem "ping-pongu" se zlahka zgodi, da se rok plačila raztegne še za kak mesec.

Dempster si je rekel: če že nimam denarja, imam ljudi. In lotili so se akcije. Neplačnike je razdelil v dve enako veliki skupini. Od polovice je skušal dobiti plačilo na običajen način, druge polovice pa se je lotil po svoji novi metodi: njegovi uslužbenci so poklicali neplačnike na dvajseti dan od takrat, ko je bil poslan račun, vendar niso spraševali, kako kaže s plačilom, ampak samo, ali so že prejeli račun. Tako so ugotovili, kje so nastale prave ovire, ne tiste namišljene, in so jih takoj odpravili. Rezultati so bili presenetljivi: v povprečju so plačila pospešili za 15 dni!

Del uspeha je treba pripisati tudi načinu telefoniranja, ki so ga pri NAI jemali kot del negovanja dobrih odnosov s stalnimi strankami. Vsak uslužbenec je dolžnika najprej povprašal, ali so zadovoljni z njihovimi izdelki oziroma storitvami, potem še nekoliko neobvezno poklepetal in na koncu kot mimogrede vpašal, ali imajo mogoče s plačilom računa kake probleme. S takim aktivnim in zelo uglajenim odnosom do plačilne nediscipline so si v podjetju močno izboljšali denarne tokove in ni razloga, da njihov način ne bi bil uspešen tudi v drugih podjetjih.

Pet korakov za načrtovanje zalog

Prav tako kot neredno poravnavanje računov je za mala podjetja in njihove denarne tokove usodno tudi vezanje denarja v nepotrebno velikih zalogah. Po ugotovitvah ameriškega svetovalnega podjetja Resource Evaluation Inc. iz Harrisona v številnih podjetjih 90 odstotkov zalog po nepotrebnem leži v skladiščih. Uskladitev obsega zalog s potrebami dejavnosti seveda ni enostaven poseg, ki bi se ga lahko lotili kar na pamet. Drastično krčenje zalog bi namreč še bolj negativno vplivalo na denarne tokove podjetja kot nepotrebno kopičenje, saj bi lahko ogrozilo izpolnjevanje potreb kupcev. Za nadzorovanje in načrtovanje obsega zalog zato strokovnjaki omenjenega podjetja predlagajo naslednje korake:

1. Reorganizacija zalog: Obstoječe zaloge razdelite glede na to, kdaj boste posamezne surovine ali izdelke potrebovali, ter glede na stroške, ki nastajajo, če določeno blago leži v skladišču. Tako dobite sistematičen pregled nad tem, kaj predolgo stoji na policah in kaj je "aktualno". Pri nadaljnjih nakupih se boste lažje odločali glede količine in vrste blaga, ki ga boste najprej potrebovali.

2. Prednostna lista potrebnih zalog: Pri sestavljanju te liste si pomagajte z "analizo ABC": posamezne surovine ali izdelke, s katerimi se nameravate oskrbeti, razdelite v tri skupine glede na to, kako nujno jih potrebuje. Potem svoje skladišče založite z nekoliko večjo količino najnujnejših surovin, uvrščenih v skupino A, skupini B in C pa naj bosta količinsko bolj prilagodljivi.

3.Usklajevanje potreb s stroški: Če imate v zalogi samo toliko, kolikor potrebujete, boste stroške zalog precej zmanjšali. Zato poglejte poročilo o oskrbi s surovinami ali izdelki za preteklo leto in na osnovi tega določite potrebne zaloge za prihodnje. Morda nekatere izdelke prodajate samo v poletnih mesecih, zato je popolnoma nesmiselno in drago, da ležijo v vašem skladišču vso zimo.

4. Zmanjšajte čas mirovanja zalog: Boljše je, da imate na zalogi manjšo količino kratek čas kot pa veliko količino daljši čas. Zato se raje odločite za pogostejša naročila manjšega obsega.

5. Postanite partner dobaviteljev: Sodelujte s svojimi dobavitelji, da si boste zagotovili zanesljivo dostavo, ki bo usklajena z vašimi poslovnimi potrebami. Skušajte se dogovoriti, da bi plačevali samo tisto dostavljeno blago, ki ste ga že porabili ali prodali.

Da bi razvili učinkovit načrt zmanjševanja zalog, je potrebnega veliko časa in naporov. Vendar pa je vredno poskusiti, saj bo podjetje tako imelo na računu precej več denarja, ki ga bo lahko porabilo za svojo rast.

Povzeto po reviji Entrepreneur