Halo ... Ne motite me, ker uživam na zasluženem dopustu!

Dnevno opravimo številne posredne pogovore in pošljemo veliko elektronskih sporočil. Brez tega si tako poslovnega kot zasebnega življenja sploh ne moremo in ne znamo več predstavljati. A čeprav se s sogovorniki morda osebno ne poznamo in se »v živo« nikoli ne srečamo, si ustvarimo mnenje oziroma vtis drug o drugem tudi na posreden način. Zato poznavanje »telefonskega in elektronskega bontona« pripomore k jasni in učinkoviti komunikaciji. Vsak uspešen poslovni stik seveda zahteva vnaprejšnjo pripravo. V tokratnem prispevku si poglejmo, kako ravnati v času odsotnosti.

Če telefon sameva

Prvo pravilo je, da vedno poskrbimo za ustrezen odziv. V primeru daljše odsotnosti z delovnega mesta to na ustrezen način sporočimo v obliki samodejnega odziva. Pri telefonskem bontonu to pomeni, da:

- posnamemo na odzivnik sporočilo, v katerem napotimo klicatelja na ustreznega sodelavca ali sodelavko;

- samo preusmerimo klic na nekoga drugega.

Sporočilo mora biti kratko, izgovorjava razločna, ravno prav glasna, nastavimo lahko tudi vsebinsko različna sporočila. Vsebovati mora osnovne vljudnostne izraze in podatke: predstavitev, pozdrav, številko, na katero naj pokličejo, in vljudnostni zaključek. Glas naj bo prijazen, nasmeh se »sliši« oziroma čuti. Zato ne snemajmo takega sporočila v jezi ali naglici. Vzemimo si čas in se nanj pripravimo. Takoj po zvočnem signalu začnimo s pozdravom in nadaljujemo s predstavitvijo, po potrebi povemo tudi ime podjetja in številko, na kateri smo dosegljivi. Med delovnim časom uporabljajmo odzivnik le, kadar je res nujno, zbrana sporočila pa moramo poslušati takoj, ko je to mogoče.