Enostavnejša vpeljava elektronskega arhiviranja

Uvedba elektronskega arhiviranja, ki ustreza vsem zakonskim zahtevam, je bolj kot tehnološka izredno zahtevna organizacijska naloga. V Genisu so kot odgovor na visoke zahteve ZVDAGA (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih) in Arhiva Republike Slovenije ponudili storitve priprave notranjih pravil. Za pravno veljavnost elektronsko arhiviranih dokumentov mora namreč podjetje tudi podrobno popisati vsak proces, ki vključuje delo z elektronsko arhiviranimi dokumenti, ter oblikovati notranja pravila glede rokovanja z arhiviranimi elektronskimi dokumenti. Ponudniki storitev elektronskega arhiviranja, ki sicer razbremenijo podjetja skrbi za tehnološko reševanje izziva elektronskega arhiviranja, so večinoma omejeni le na tehnologijo. Breme odgovornosti glede organizacijske usklajenosti pa še vedno nosijo naročniki. Z dostopom do storitev priprave notranjih pravil je postalo elektronsko arhiviranje dostopnejše tudi malim in srednjim podjetjem, saj lahko brez lastnih znanj vpeljejo zakonsko skladne delovne postopke za pravno veljavno rabo elektronskih dokumentov. Poleg tega lahko vzpostavijo notranja pravila le za tiste procese, kjer hrambo dokumentacije opredeljuje zakonodaja – tipično prejeti in izdani računi v nabavnem postopku – in tako hitro uvedejo elektronsko arhiviranje brez visokih stroškov ter izgube časa.