Elektronska knjiga sklepov

V senci razprtij pri projektu elektronske davčne uprave je Center vlade za informatiko uspešno zaključil projekt, ki nekaterim podjetnikom olajša poslovanje z notarji. Natančneje, gre za mala in srednja podjetja in za storitev Knjiga sklepov v elektronski obliki.

V skladu z določbo 459. člena Zakona o gospodarskih družbah morajo knjigo sklepov voditi vse družbe z enim družbenikom (enoosebne družbe z omejeno odgovornostjo). Vanjo morajo vpisovati vse pomembnejše odločitve, o katerih sicer v večosebnih družbah odločajo družbeniki, in jo potrditi pri notarju najpozneje do vpisa družbe v register. Sklepi, ki morebiti niso vpisani v to knjigo, nimajo pravnega učinka. Do nedavnega je bila ta knjiga le v fizični, bolje rečeno papirni obliki, po novem pa jo je mogoče dobiti tudi v elektronski obliki. Ta je shranjena v strežniku Centra vlade za informatiko (CVI), do nje pa je mogoče priti le s pomočjo digitalnega potrdila za elektronski podpis.

Imeti Knjigo sklepov v elektronski obliki (EKS) ni za podjetnika nikakršno dodatno delo, kvečjemu mu olajša vsakodnevno poslovanje. Vse, kar bo moral storiti, je pridobiti svoje digitalno potrdilo, ki ga izda CVI, ter pri usposobljenem notarju zahtevati odprtje elektronske knjige.

Za varnost je poskrbljeno

Za varnost interakcij je vsestransko poskrbljeno. Pooblaščeni notar ima svoje digitalno spletno potrdilo, s čimer je omogočena njegova identifikacija, s sistemom pa je povezan prek varnega državnega omrežja (HKOM). Podjetnik pa do svoje knjige dostopa prek javnega omrežja (internet) in običajnega spletnega pregledovalnika. Ker ima tudi sam digitalno spletno potrdilo, je izključena možnost, da bi nekdo tretji, bodisi iz podjetja ali od zunaj, vstopil v sistem.

Ker je EKS shranjen v osrednjem sistemu in bazi podatkov, je omogočeno tudi osrednje preverjanje, ali tovrstna knjiga že obstaja. Preverjanje je možno tako za fizične knjige sklepov kot tudi za knjige sklepov, ki so v elektronski obliki. S tem je vzpostavljen učinkovit nadzor nad vsemi knjigami sklepov, ne glede na njihovo nahajališče ali vrsto medija.

Prožna in preprosta uporaba

Nova storitev omogoča podjetniku, da do svoje knjige oziroma vanjo vpisanih sklepov pride kjerkoli, le da ima na voljo računalnik, povezan v internet. Sistem uporabniku omogoča, da v knjigo vpisuje tudi osnutke sklepov in jih prilagaja do končne oblike. Šele ko jih potrdi, postanejo trajni sklepi, ki jih lahko nato le še pregleduje. Uporabniški vmesnik je preprost in pregleden, v njem so le najosnovnejši podatki o podjetju in okno za vpis sklepa. Torej nič takega, kar bi zahtevalo dodatno izobraževanje, hkrati pa dovolj pregledno, da onemogoča nenamerne napake. Kljub vsemu je storitvi dodana tudi pomoč, kjer je vse proces nazorno prikazan preko fiktivnega primera in ustreznih zaslonskih slik.

Elektronska knjiga je dostopna vsem, ki jo po zakonu potrebujejo. Tudi če podjetnik klasično, torej papirnato obliko knjige že ima, se mu jo splača spremeniti v elektronsko obliko. To sicer ne pomeni, da lahko stare že vpisane sklepe pretvori v elektronsko obliko, vanjo bo vpisoval le nove sklepe.

Knjiga v elektronski obliki stane toliko kot klasična knjige, torej 100 točk, ker v tem trenutku velja okoli 10 tisočakov. Več informaciji kakor tudi podatke o usposobljenih notarjih pa lahko dobite pri Notarski zbornici.

Kaj je digitalno spletno potrdilo

Digitalno potrdilo (digital certificate) je sodobna oblika klasičnih osebnih potrdil, kot sta osebna izkaznica ali potni list. Vendar je njegova naloga malce drugačna, saj zagotavlja varno in legitimno poslovanje v navideznem svetu. V tem svetu se akterja ne vidita in torej “prodajalec” ne more na prvi pogled oceniti, ali je njegov “kupec” dejansko ta, za kogar se izdaja. Digitalna potrdila so tako sestavni del tehnološke rešitve, ki zagotavlja šifriranje podatkov (zagotavljanje zaupnosti) in digitalni podpis, kot alternativo klasičnemu podpisu. S pomočjo digitalnega podpisa so zagotovljeni identiteta imetnika digitalnega potrdila, potrditev lastništva poslane šifrirane informacije ali digitalnega podpisa in celovitost oziroma integriteto sporočila.

Kaj sledi

Knjiga sklepov je le prva v vrsti elektronskih storitev notarjev. Za državljane bo pomembna storitev, povezana z elektronskimi prilogami. Še nekaj časa bo potrebno tudi pri sklepanju pogodb v elektronski obliki ali pri pošiljanju elektronskih vlog upravi priložiti kot prilogo dodatno dokumentacijo v papirni obliki. Fotokopije dokumentov zdaj nesemo k notarju, da nam jih overi, kmalu pa jih bo lahko tudi skeniral in slike dokumentov elektronsko podpisal. Ko bo neki dokument v elektronski obliki, ga bomo lahko shranili in ga priložili vsakič, ko ga bomo potrebovali.

Za delniške družbe bo verjetno zanimiva možnost sklicevanja in priprave skupščin družb, sčasoma pa tudi njihova izvedba v celoti, na primer prek interneta ali videokonferenčnih sistemov. Tudi tu notarji odigrajo svojo vlogo, saj so del poslovanja vsake delniške družbe.