E-pošta ni bavbav

Elektronska pošta se je že kar dobro zakoreninila v poslovanju podjetij pri nas. Kljub temu pa še obstajajo podjetja, ki sodijo, da je elektronska pošta nekaj nepotrebnega in jo že vnaprej zavračajo, ker je povezana z računalnikom, za katerega menijo, da ga ne potrebujejo. Poglejmo si torej, kaj je e-pošta.

Nekaj osnovnih pojmov

E-pošta je kot običajno pismo, ki ga napišemo z računalnikom namesto na papir. Vsebina je lahko poljubno dolga in lahko vključuje večpredstavne elemente, kot so slike, zvok in video posnetki, in, kar je po mojem še najpomembnejše, povezave do internetnih strani. Da bi lahko pošiljali in prejemali elektronsko pošto, moramo imeti svoj e-poštni naslov. Elektronski naslovi so praviloma sestavljeni iz imena in priimka naslovnika, ki ju loči pika, nato sledi znak @, ki se ga je prijelo ime »afna«. Temu sledita ime podjetja ali ponudnika elektronske pošte ter tako imenovana domena, ki ima lahko več poddomen, ločenih s piko. Na koncu je navadno še kratica države, iz katere prihaja ponudnik oziroma podjetje. Izjeme so ameriški ponudniki, pri katerih se elektronski naslov lahko konča s kratico .com .org, .edu ali .net.

Torej, če si ogledamo moj elektronski naslov, lahko natančno razberemo moje ime in priimek. Podjetje je Delo Revije, ki je slovensko. Ta naslov je veljaven po vsem svetu. Kdorkoli mi lahko od koderkoli pošlje e-pošto, če le pozna ta naslov. Prednost elektronskih naslovov je v njihovi preprostosti in seveda v tem, da ga lahko tudi uganemo za poljubnega uslužbenca podjetja. Še zlasti, ker je naslov za »afno« običajno enak spletnemu naslovu podjetja.

In še: za pošiljanje in prejemanje pošte moramo biti priključeni na internet, naš naslov pa mora imeti svoj »sedež«, ki je računalnik, priključen na internet (imenovan strežnik).

Elektronska pošta in podjetja

Prednosti e-pošte se še posebej pokažejo pri poslovanju v podjetjih. Ljudje enostavno komunicirajo z drugimi - povsod po svetu - in znotraj podjetja. Poleg tega pa je vse zapisano, drugače kot pri telefonskih pogovorih, ki so sicer neposrednejši. Žal pa največkrat nimamo dovolj časa ali pa smo zasedeni s sestanki, da bi ob vsakem trenutku lahko odgovorili na klic. Prednosti e-pošte vidim predvsem v tem, da je pri naslovniku tako rekoč v trenutku. Potrpežljivo čaka v nabiralniku, da jo odpremo, preberemo in odgovorimo nanjo. Torej na pošto odgovorimo takrat, ko imamo čas, v primerjavi s telefonskim klicem, ki ne more počakati in se moramo nanj odzvati tisti trenutek, ko zazvoni telefon. Sogovornik od nas pričakuje takojšnji odziv oziroma odgovor na zastavljeno vprašanje. Elektronska pošta pa nam daje možnost, da o stvari najprej premislimo, ocenimo položaj in šele nato argumentirano odgovorimo. Velika slabost e-pošte je v tem, da ne zagotavlja odgovora tistega, ki smo mu pošto poslali. Na odgovor lahko čakamo tudi več dni, čeprav velja to za nevljudnost. Sam običajno odgovarjam takoj, kar pomeni v nekaj minutah, če imam le dostop do interneta. Vsekakor pa najpozneje v nekaj urah.

Omislite si tudi povezavo z GSM telefonom. Obvestila o novi e-pošti prihajajo v obliki kratkih sporočil (SMS) v moj prenosni telefon, kar pomeni, da sem praktično v trenutku obveščen, da imam novo elektronsko pismo. Glede na vsebino in pomembnost se nato odločim, kako hitro bom odgovoril.

Glede uporabe v podjetjih ima uporaba e-pošte še to prednost, da je komunikacija med zaposlenimi v podjetju pregledna in v vsakem trenutku je moč ugotoviti, kdo je kdaj kaj rekel in kakšne naloge ima, saj razdeljevanje nalog v marsikaterem podjetju poteka prek e-pošte. Tudi dnevna poročila o opravljenem delu ponekod pišejo v obliki e-pošte.

Stroški sistema e-pošte

Poglejmo si zadevo še s finančne plati. Elektronska pošta potrebuje infrastrukturo, ki jo moramo največkrat šele postaviti ali pa vsaj nadgraditi, za kar je potreben denar. Vsako delovno mesto moramo opremiti z osebnim računalnikom in licenčno programsko opremo (Microsoft jo ponuja brezplačno v okviru brskalnika Internet Explorer).

Naš elektronski naslov mora biti nekje »doma« - na nekem tako imenovanem poštnem strežniku. Glede poštnega strežnika imamo več možnosti. Najdražja možnost je, da poštni strežnik z ustrezno programsko opremo kupimo in ga postavimo v svojem podjetju. V tem primeru moramo zagotoviti tudi dovolj kakovostno povezavo med strežnikom in ponudnikom internetnih storitev. Tako linijo lahko zakupimo ali pa uporabljamo kar ISDN, ADSL ali celo navadno analogno linijo za prenos pošte. Ta možnost je upravičena, če je podjetje večje in lahko zaposlimo tudi človeka, ki bo skrbel za ta strežnik. Strežnik namreč potrebuje skrbnika, ki arhivira podatke, opazuje, ali se dogaja kaj sumljivega, pregleduje strežnik, če so se morda kakšne datoteke okužile, in podobno. Sistemski skrbnik se tudi spozna na operacijski sistem, tako da lahko uvede nove uporabnike, opozarja na prekoračitve kvot in podobno. Pokliče lahko tudi pooblaščenega serviserja, ki bo odpravil večje napake.

Manjša podjetja imajo možnost, da najamejo strežnik ali prostor kar pri ponudniku internetnih storitev. Od tam nato pošto prebira vsak posameznik tako, da se priklopi prek modema ali kako drugače do ponudnika in od tam »pobere« pošto v svoj osebni računalnik.

Najmanjša podjetja pa si lahko zagotovijo tudi brezplačen elektronski naslov pri enem izmed ponudnikov brezplačnih elektronskih naslovov. Pri nas so najpogostejši www.email.si, www.slo.net, znanih pa je tudi nekaj tujih: www.yahoo.com, www.hotmail.com, www.iname.com. Na teh naslovih si lahko zagotovimo brezplačen naslov, ki pa žal v drugi polovici za @ ne bo vseboval imena podjetja, lahko pa postavimo ime podjetja pred @. Torej ne moremo imeti naslova ime.priimek@podjetje.si, temveč podjetje@email.si.

Povzemimo potrebe po strojni opremi. Potrebujemo vsaj en osebni računalnik, pri katerem se zaposleni izmenjujejo pri branju elektronske pošte. Ta računalnik mora imeti vdelan modem, prek katerega se bomo priključili na internet. Seveda je dobro, da je v podjetju takih računalnikov več, oziroma je priporočljivo, da ima vsak možnost dostopa do interneta. Podobno velja za elektronske naslove.

Če se bomo odločili, da bo poštni strežnik v našem podjetju, se ponudimo pri programski opremi, ki jo bomo potrebovali. (Mimogrede: poštni strežnik je izraz, ki vključuje tako hardver kot softver). Tudi tu imamo več možnosti. Uporabimo lahko programsko opremo, ki jo ponujata dva največja - Microsoft in IBM (Lotus Notes). V našem prostoru sta oba sistema precej razširjena. Seveda bomo za operacijski sistem v strežniku in za poštni strežnik (programski del) odšteli lep kup denarja. Druga možnost pa je, da vzamemo za operacijski sistem eno izmed različic Linuxa, ki je brezplačna, in ustrezen poštni strežnik, ki ga tudi lahko dobimo brezplačno. V obeh primerih pa moramo računati še na stroške namestitve te programske opreme. Tako je moje priporočilo podjetjem, da sami preračunajo, kaj je zanje najugodnejše.

Poudariti pa velja, da ni nujno, da je v strežniku nameščena programska oprema istega proizvajalca, kot jo uporabljajo tisti, ki pošto prebirajo. Velikokrat srečujemo rešitve, ki vključujejo mešano okolje. V strežnik sta lahko, denimo, nameščena operacijski sistem Linux in poštni strežnik Apache, ker sta brezplačna, posamezni uporabniki pa prebirajo pošto iz okolja Windows, kar z Outlook Expressom, ki je del operacijskega sistema. Tako podjetje privarčuje pri stroških. Taka rešitev je povsem primerna, če uporabljamo strežnik za branje elektronske pošte in deskanje po internetu. Če se odločimo in tudi uporabimo v strežniku osnovo Windows, potem uporabimo za poštni strežnik Exchange. Ta nam poleg uporabe pošte omogoča tudi urejanje skupinskih urnikov, usklajevanje sestankov in podobno. Zato bi svetoval, da pri uvedbi poštnega sistema podjetje razmišlja tudi nekoliko naprej. Sistem lahko nadgradimo tudi s sistemi za upravljanje s časom in programi za skupinsko delo, ki nam pridejo še kako prav. Seveda, če govorimo o večjih podjetjih.

Poskrbite za varnost

V zadnjem času je zelo aktualna tema zaščita pred virusi. Tudi na to moramo misliti. Kaže, da je za viruse trenutno bolj kritična Microsoftova osnova, saj je večina virusov napisanih kar v Microsoftovem Visual Basicu. V zadnjem času pa sta napadla strežnike po svetu različici virusa Code Red, ki napadata predvsem strežnike in izkoriščata varnostno luknjo v sistemu. Največ, kar lahko običajni uporabniki naredijo proti virusom, je, da ne odpirajo sumljive pošte, še zlasti ne pripetih datotek, ki imajo končnico .exe. Pred časom smo bili priča tudi preprostejšim virusom, ki so izkoriščali naivnost uporabnikov. Delovali so po načelu verige. Denimo, da si izmislim, da naokoli kroži nov, nevaren virus z imenom Devil. Opozorilo o tem virusu razpošljem vsem naslovnikom v svojem adresarju. Hkrati pa v opozorilu prosim vse, da naj to sporočilo prenesejo vsem, ki jih poznajo, saj je virus res nevaren in pobriše vsebino trdega diska. Kaj se nato zgodi? Vsi si začnejo vsepovprek pošiljati elektronsko pošto na to temo. Promet v omrežju se neznansko poveča, pa tudi strežniki ne zmorejo obvladovati take količine elektronske pošte naenkrat in sistem se sesuje.

Druga težava v zvezi z e-pošto je nenaročena reklama. Še posebej pa me razjezi, če na koncu reklame, ki je običajno sploh ne pogledam, vidim v drobnem tisku opozorilo, da se lahko sam izbrišem iz baze, če ne želim več prejemati reklame določenega podjetja. Za to pa moram poslati e-pošto na poseben naslov in napisati določeno besedo v vrstico Zadeva. Le zakaj bi moral karkoli narediti, da se odjavim, saj se na zadevo nisem nikoli naročil?! Pravilno bi bilo, da bi moral poslati elektronsko pošto le tedaj, če bi želel prejemati reklamo.

Stvarnost in nuja

Za konec lahko rečemo, da je elektronsko poslovanje stvarnost in nuja za vsako resnejše podjetje. Ne zadoščajo le telefon, faks in fikus. Dandanes moramo dodati temu seznamu še osebni računalnik, ki je povezan v svet z elektronsko pošto. Tako smo dosegljivi tako rekoč vedno. Na e-pošto je tudi lažje odgovarjati, pa še hitreje gre. Precej podatkov v podjetjih je že v elektronski obliki. Sestava dopisov je tako precej preprostejša in predvsem cenejša. Dopis, poslan po elektronski pošti, bo pri naslovniku takoj, in takih dopisov si lahko izmenjamo kar nekaj na dan z enim samim podjetjem. Za pošiljanje prek običajne pošte pa bi za vsak dopis potrebovali en dan. Da ne omenjam stroškov papirja, črnila za tiskalnik, poštnih stroškov in ovojnic. Pri elektronski pošti smo porabili le nekaj impulzov. Torej elektronska pošta ni bavbav, temveč nuja in potreba v vsakem podjetju.