Delavnost ni enaka produktivnosti

V 90. letih prejšnjega stoletja so se trije psihologi odločili obiskati berlinsko univerzo umetnosti. Njihov cilj je bil raziskati delovne navade najboljših violinistov v primerjavi s tistimi, ki so zgolj povprečni. Raziskovalce je zanimalo, kakšne so razlike med obema skupinama violinistov in ali so delovne navade tisti dejavnik, s katerim violinisti dosegajo vrhunske rezultate. Rezultati so presenetljivi za marsikaterega deloholika, ki živi v prepričanju, da več ur dela pomeni boljše rezultate.

 

Posamezniki, ki so na univerzi spadali v skupino elitnih violinistov, so v povprečju na dan spali eno uro več kot posamezniki v skupini povprečnežev. Prav tako so bili neprimerljivo bolj sproščeni in manj pod stresom. Delovni dan je bil strogo opredeljen na čas, namenjen vajam, in čas, namenjen ostalim dejavnostim. V številu ur, namenjenim vajam, ni bilo bistvenih razlik med obema skupinama. Toda posamezniki iz povprečne skupine so si svoje delovne naloge razporedili skozi celotni dan in pogostokrat tudi pozno v noč. Končni rezultat takšnega početja so bili njihova večja izčrpanost, stres in nižje zadovoljstvo ter seveda slabši dosežki.

 

Raziskava je osvetlila razliko med tem, kaj pomeni biti delaven in kaj produktiven. Gre za dva povsem ločena pojma, med katerima danes velika večina delovno aktivnega prebivalstva ne razlikuje. Zaradi celodnevnega sedenja v pisarni in opravljanja delovnih nalog boste kvečjemu dosegali povprečne rezultate, nikoli pa vrhunskih. Na srečo se v dobi pametnih telefonov, spleta in aplikacij, ponuja veliko storitev, katerih namen je lažje organiziranje vašega delovnika in s tem doseganje vaše večje produktivnosti.

 

Kje točno izgubljate čas

 

Preden lahko izboljšate produktivnost, je najprej potrebno opraviti analizo preživljanja časa na delovnem mestu in v zasebnem življenju. V ta namen vam je na voljo obilica mobilnih aplikacij, s pomočjo katerih si lahko merite čas, ki ga porabite za pomembnejše aktivnosti. To so sestankovanja, prevozi v in iz službe, kavice in kosila, nakupovanja, brskanje po družabnih omrežjih, posamezne delovne dejavnosti in podobno. Šele nato lahko postopoma opazite, kje vam uideta kakšna ura ali dve, ki bi lahko bili porabljeni koristneje.

 

Letošnje poletje je ravno v ta namen na trg prispela aplikacija Hours. Trenutno je na voljo zgolj uporabnikom Applovih naprav z operacijskim sistemom iOS. Hours ponuja enostavno razumljiv način merjenja časa, ki ga namenite posameznim dejavnostim. Te lahko poljubno poimenujete. S tem se omogoča merjenje časa v vašem zasebnem življenju in ne zgolj v službenem vsakdanu. Na vrhu je predstavljena časovnica in grafičen pregled količine časa, ki je porabljen za posamezno dejavnost. Ob koncu vsakega dne ali tedna vam aplikacija samodejno pripravi poročilo s seznamom dejavnosti in izmerjeno količino časa. Za razliko od številnih podobnih aplikacij zahteva Hours enkratno plačilo v višini 4,5 evra pri sami namestitvi. S tem spada med dražje aplikacije, vendar pa se v primeru, da se vam zdi cena previsoka, postavlja vprašanje, kako malo cenite svoj čas. Na koncu je potrebno poudariti, da je natančnost merjenja povsem odvisna od vaše volje in predanosti ugotavljanja, kam namenjate vašo energijo in čas skozi dan. Če želite pretentati sebe ali aplikacijo, vas pri tem nihče ne nadzira.

 

Boljša kontrola nad vašo e-pošto

 

Velik porabnik časa in motenj v delovnem procesu je e-pošta. S pojavom pametnih telefonov in možnostjo sprotnega obveščanja o novi dospeli pošti na vaš uporabniški račun ne bo minila ura, da ne bi preverili, ali je kaj novega. Drugo težavo predstavljajo nezaželjeni pošiljatelji in njihova tako imenovana spam vsebina. Pri tem ne mislimo na klasični spam, ki ga večina ponudnikov e-pošte uspešno filtrira, ampak e-pošto, ki v danem trenutku enostavno ni aktualna in predstavlja zgolj motnjo ter nezaželeno polnjenje vašega e-poštnega nabiralnika.

 

Razvijalci aplikacije Mailbox so se lotili ravno tega problema in ga do danes, glede na odziv na trgu, še najbolje rešili. Osnovni namen Mailboxa je enostavnejše upravljanje z e-pošto. Sleherna prejeta pošta se shrani v eno izmed treh kategorij. V prvo spadajo vsebine, ki zahtevajo prioritetno obravnavo in s tem vašo takojšnjo pozornost. V drugo kategorijo spadajo vse tiste, ki se jih želite čim prej znebiti in vas njihova vsebina ne zanima. Najzanimivejša pa je tretja kategorija. V to se shrani celotna pošta, ki v danem trenutku ni vaša prioriteta, vendar pa želite ali morate nanjo odgovoriti v prihodnje. Mailbox tako ponuja možnost, da si nastavite, kdaj se vam določena e-pošta znova pojavi v vašem predalu in vam s tem omogoči pregled ter potreben odziv.

 

Glavna prednost uporabe je sposobnost Mailboxa, da se uči in prilagaja vašim navadam. Po določenem času se bo e-pošta začela kategorizirati samodejno in vam s tem olajšala potrebno ročno delo. V ta namen razvijalci uporabljajo tako imenovano strojno učenje, ki meri in postavlja v kontekst sleherno vašo aktivnost v aplikaciji ter na podlagi te samodejno sklepa, kaj si želite s posamezno e-pošto storiti. Kljub temu pa vam samodejno razvrščanje e-pošte ne bo povzročalo težav, saj je Mailbox z vidika uporabniške izkušnje izjemna storitev. Namesto gumbov se aktivnosti sprožajo s podrsavanjem prsta po zaslonu, s čimer nadležno urejanje e-poštnega nabiralnika postane znosnejše. Končni cilj razvijalcev in uporabe aplikacije je nič neodprte in nepregledane e-pošte. Preizkusite, ali vam bo uspelo.

 

Določanje prioritetnih nalog

 

Dan ima zgolj 24 ur in je za vse ljudi enako dolg. Posledično je določanje prednostnih delovnih aktivnosti ključnega pomena za uspešno opravljanje vaših službenih obveznosti. Tega se zavedajo tudi uredniki revije Forbes, ki so prečesali najboljše spletne in mobilne aplikacije za vnos delovnih nalog ter izbrali aplikacijo Todoist kot najboljšo. Aplikacija bo zamenjala vaš rokovnik v tiskani obliki in povsem spremenila pogled na načrtovanje dnevnih in tedenskih opravil. Kot prvo vas prisili, da za vsako aktivnost določite eno izmed štirih prioritetnih stopenj. Na ta način boste o vaših delovnih nalogah začeli razmišljati bolj kritično in se pomembnejših lotili najprej. V primeru, da določene delovne aktivnosti zajemajo ostale sodelavce, lahko neposredno iz aplikacije posamezno aktivnost delite z ostalimi člani in s tem hkrati vzpostavite komunikacijski kanal, ki se dotika izključno navedene aktivnosti. Na ta način se neposredno razbremeni tudi vaš e-poštni predal.

 

Največjo prednost pa predstavlja tako imenovani sistem zbiranja karma točk. Sleherna opravljena aktivnost v roku, ki je določen, vam prinaša točke. Po drugi strani vam zamujanje te točke odšteva. Na koncu se iz večjega števila opravljenih nalog sproti izrisuje graf produktivnosti. S pomočjo tega lahko natančno ugotovite, katere dneve v tednu in trenutke v posameznem dnevu ste najbolj produktivni. Na ta način lahko sestanke, kosila in ostale manj pomembne aktivnosti časovno prilagodite ter jih prestavite iz obdobja vaše največje delovne produktivnosti.

 

Todoist je na voljo na najbolj razširjenih mobilnih operacijskih sistemih, kot so iOS, Android OS in Windows Phone, ter prek spletne strani.

 

V današnjem vsakdanu, ko se družbena omrežja in podobne storitve borijo za našo pozornost, je v trenutku potrebne koncentracije priporočljivo enostavno utišati vse pametne naprave in se posvetiti vaši delovni nalogi. Verjemite, svet se bo vrtel naprej tudi, če ne boste dosegljivi za kakšno uro ali dve.