Avto, bonitete in potni nalogi

Vprašanj o obračunavanju stroškov za uporabo službenega vozila in vodenju evidenc nikdar ne zmanjka. Tako je pokazal tudi naš seminar Potni nalogi in bonitete, ki smo ga priredili minuli mesec v Ljubljani, na katerem so predavale davčne svetovalke Nives Dodič, Romana Kruhar–Puc in Biserka Šubelj.  

V nadaljevanju predstavljamo tista vprašanja in odgovore, ki so udeležence seminarja najbolj zanimala. Nanašajo se na nakup službenega vozila, vodenje evidenc in obračunavanje bonitet za uporabo službenega vozila v zasebne namene.

Nadaljevanje članka je vidno samo naročnikom.

NAKUP VOZILA 

1. Ali lahko pri nakupu osebnega avtomobila odbijemo DDV?Zavezanec za DDV ob nakupu osebnega vozila ne more upoštevati vhodnega DDV-ja kot terjatev za povračilo DDV-ja. Izjema je nakup vozil, ki se uporabljajo za opravljanje dejavnosti dajanja v najem in zakup in za nadaljnjo prodajo, ter vozil, ki se uporabljajo v avtošolah (gre torej za vprašanje, za kakšne dejavnosti je podjetje registrirano). Vhodnega DDV-ja davčni zavezanec tudi ne more upoštevati pri nakupu z avtomobilom povezanih storitev in potrošnega materiala (servis, pnevmatike ...). 

2. Ali mora družba plačati kak davek, če družbenik vloži avto kot stvarni vložek? Kakšna je potem vrednost vložka, 100-odstotna ali 85-odstotna?Družba, ki je prejela vozilo kot ustanovni vložek, je dolžna na podlagi 4. člena ZDMV plačati 5-odstotni davek od vrednosti stvarnega vložka – torej od vrednosti avtomobila (priporočamo cenitev in potem obračun davka od ocenjene vrednosti).

Pripominjam, da mora pri ustanovitvi d.o.o. po določbah ZGD vrednost vložka v denarju znašati vsaj 1.050.000 SIT, razlika do 2.100.000 SIT pa je lahko vplačana v obliki stvarnega vložka. Torej, višina stvarnega vložka lahko znaša največ 1.050.000 SIT – kar je 50 odstotkov in ne 100 ali 85 odstotkov.  

3. Katere davke mora plačati podjetje, če je dobilo avtomobil v dar?
Po zakonu o davku na dobiček se avtomobil kot darilo šteje kot izredni prihodek družbe in se obdavči s 25-odstotnim davkom od dobička pravnih oseb.   

POTREBNE EVIDENCE V SLUŽBENI UPORABI 

1. Koliko znaša kazen, če vas ustavi policist in v službenem vozilu nimate potnega naloga? 
Če v službenem vozilu nimate potnega naloga, znaša kazen 100 tisoč tolarjev. Če potni nalog ni izpolnjen po predpisih, pa znaša kazen 50 tisoč tolarjev. 

2. Zakaj moramo biti posebej pozorni pri pisanju potnih nalogov? 
Zato, ker davčni inšpektorji zelo radi preverjajo upravičenost izplačil kilometrin in dnevnic za zaposlene. Običajno se inšpektorji odločajo, da tistih potnih nalogov, ki nimajo prilog, sploh ne gledajo in jih uvrstijo med davčno nepriznane odhodke davčnega zavezanca, hkrati pa izplačilo zaposlenemu prek potnega naloga prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja.Na tako izplačano plačo pa je treba še naknadno doplačati dohodnino in vse druge prispevke. Poleg tega se običajno zaračunajo na vse skupaj še zamudne obresti, na koncu pa se poda še predlog za sodniku za prekrške. Zavedati se je tudi treba, da je očitna poneverba poslovnih listin osnova za kazensko ovadbo, ki jo prav tako lahko poda davčni inšpektor.  

3. Kako pravilno in davčno zadovoljivo obračunati potne stroške? 
· Vzpostavite ustrezen sistem in nadzor nad obračunavanjem potnih stroškov.
· Zagotovite dokazila o opravljenem službenem potovanju (na primer zapisnik sestanka, seminarsko gradivo, sejemske vstopnice in propagandno gradivo s sejma, sklenjene pogodbe, izdani oziroma prejeti računi, računi za cestnine in parkirnine ...)
· Čim bolj natančno opišite namen in kraj službenega potovanja.
· Redno izplačujte obračunane potne stroške.
· Zagotovite potrebne podpise na nalogih za službeno potovanje.
· Upoštevajte logično dolžino trajanja službenega potovanja (na primer potni nalog za odhod na sestanek v 100 km oddaljeni kraj naj ne bi trajal 12 ur) in čas službenega potovanja (na primer službeno potovanje za konec tedna je bolj malo verjetno).  

4. Ali morajo biti potni nalogi in poročila napisani na predpisanih obrazcih? 
Ni nujno – važna je vsebina. Torej pomembno je, da vsebinsko zagotavljate vse predpisane podatke, o katerih govorimo ves čas.

5. Katere so najpogostejše napake v zvezi s potnimi nalogi? 
· Potni nalogi nimajo zaporednih številk. Če se številčijo zaporedno, nekaterih potnih nalogov ponavadi ni. Ta nepravilnost vzbuja sum, da se potni nalogi ne pišejo redno oziroma da se pišejo za nazaj.
· Naslov prebivališča zaposlenega na potnem nalogu ni popoln, temveč je naveden samo kraj ali pa sploh ni naveden. Prebivališče mora biti navedeno v celoti (ulica, hišna številka, kraj).
· Na potnih nalogih manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. »po nalogu direktorja«).
· Relacija poti ni dovolj natančno določena. Na potnem nalogu morajo biti navedeni vsi postanki, poleg kraja prihoda in odhoda.
· Naloga, s katero je odšel zaposleni na službeno pot, na potnih nalogih ni dovolj natančno določena (»obisk sejma« ali »službena pot« ni dovolj).

· Potni nalogi nimajo navedenega datuma in/ali ure odhoda ter vrnitve. Tudi v tem primeru lahko obstaja sum, da službeno potovanje dejansko ni bila opravljeno, poleg tega pa ni razvidno, ali je službeno potovanje dejansko trajalo toliko časa, da je zaposleni upravičen do prejema dnevnice.
· Na potnih nalogih se ne navede registrske številke službenega avtomobila.
· Na potnih nalogih se napačno obračuna kilometrino ali pa se na večdnevnih službenih potovanjih v tujino obračuna samo kilometrino in nič drugega.
· Na potnih nalogih manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov, ki je hkrati prejemnik izplačanih potnih stroškov.
· Na potnih nalogih je odredbodajalec sicer podpisan, vendar potni nalog nima žiga podjetja - izplačevalca potnih stroškov.
· Potni nalogi nimajo prilog, iz katerih bi bilo razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno. 

6. Če ima podjetje več oddelkov, kako naj piše zaporedne številke na potne naloge?  
Vsak oddelek ima lahko svoj obrazec oziroma številči potne naloge zase. To zapišite že v interne akte podjetja.  

7. Direktor podjetja vsak teden opravi isto službeno pot do naše poslovalnice v drugem mestu? Ali lahko napišemo en potni nalog za ves mesec? 
Potni nalogi se praviloma izdajajo pred začetkom potovanja in obračunajo najpozneje v osmih dneh po končanem potovanju (potni nalogi za potovanja v tujino pa najpozneje sedmi dan po vrnitvi iz potovanja). Če je oseba večkrat v mesecu napotena na službeno pot, je po našem mnenju dovoljeno, da odredbodajalec izda en potni nalog s priloženim obrazcem. Nanj oseba, ki je napotena na službeno potovanje, vpisuje opravljene posamezne službene poti z vsemi podatki, ki so potrebni za pravilni obračun stroškov potovanja. Obračun se izpolni na enak način, sešteje posamezne vrste stroškov, izplačilo odobri odredbodajalec. 

8. Ali je dovolj, če k potnemu nalogu priložimo račun Darsa za nakup dobroimetja za tablico ABC? 
Račun Darsa za nakup dobroimetja za tablico ABC ne sodi kot priloga potnemu nalogu. Potnim nalogom je treba prilagati potrdila o plačilu cestnine, ki jih lahko dobijo tudi uporabniki tablic ABC na kombinirani stezi za plačevanja cestnine, in sicer tako, da uslužbenca Darsa zaprosite, da vam natisne potrdilo. Če vam ta možnost ni pogodu, je verodostojna listina tudi mesečni ali tedenski izpis o uporabi tablice ABC, ki ga lahko pridobi le lastnik in ga priloži k potnem nalogu. Izpis lahko dobite tudi na internetu. 

9. Vsak dan gremo z vozilom na pošto v 10 kilometrov oddaljen kraj. Ali moramo vsakič znova napisati potni nalog?
Odgovor je podoben kot na vprašanje številka 7.  

10. Ali si lahko potne stroške zaračunajo tudi podjetja, ki zaradi narave dela ves čas delajo na terenu (na primer gradbinci)?  
Da. Kolektivna pogodba gradbenih dejavnosti (KPGD) ne prepoveduje izplačila dnevnic za tiste delavce, ki pretežno opravljajo terensko delo in se dnevno vračajo v kraj prebivališča. Zaradi narave dejavnosti gradbeništva, ki se pretežno opravlja zunaj sedeža podjetja, davčni organ teh stroškov sprva ni upošteval, vendar je upravno sodišče leta 2003 razsodilo drugače in Dursovo razlago ovrglo.  

11. Ali moramo pisati potne naloge, tudi če si ne izplačujemo potnih stroškov? 
Da, tako boste laže upravičili, da so se službena vozila uporabljala v poslovne namene. Če namreč davčni inšpektor podvomi o uporabi službenega vozila zgolj v poslovne namene, vam ne prizna obračunane amortizacije in revalorizacije, uporabo vozila šteje kot boniteto, družbi naloži plačilo neplačanih akontacij davka od osebnih prejemkov z zamudnimi obrestmi, uporabnikom službenih vozil v zasebne namene pa uvede obnovitev postopka za odmero dohodnine. Temu lahko sledi tudi morebitno doplačilo dohodninskega zavezanca. 

12. Ali lahko službeno vozilo vozi nekdo, ki v podjetju ni zaposlen in za svoje delo ni plačan? 
Z vidika policijskega nadzora lahko uporabljajo službeno vozilo samo zaposleni v podjetju. Z vidika davčno priznanih stroškov, pa je nujno, da je potni nalog napisan na zaposlenega.  Tretje osebe lahko vozijo službeno vozilo, če imajo za to pooblastilo pravne osebe, s katerim dovoljujejo uporabo službenega vozila (če gre za posamične primere) oziroma ustrezno pravno podlago na primer najemno pogodbo ali uporablja službeno vozilo na podlagi podjemne pogodbe in je to tudi napisano v pogodbi.    

13. Ali lahko delavcu, s katerim imamo sklenjeno podjemno pogodbo, izplačamo potne stroške?
Lahko, vendar so davčno obravnavani kot izplačilo po podjemni pogodbi, povrh tega pa še pri pravni osebi ne predstavljajo priznanega davčnega odhodka.  

14. Ali mora biti na računu avtoservisne delavnice navedena registrska številka vozila, ki je bilo na popravilu? 
Da, zelo je zaželeno – zaradi boljšega nadzora. Sicer davčni organ račun izloči iz davčno priznanih odhodkov, zaradi možnega suma, da je bila storitev opravljena na vozilu, ki ni v lasti družbe.  

BONITETA IN UPORABA SLUŽBENEGA VOZILA V ZASEBNE NAMENE 

1. Pod kakšnimi pogoji lahko uporabljamo službeno vozilo v zasebne namene, da se šteje, da je službeno vozilo osnovno sredstvo? 
Podjetje lahko kupi osebno vozilo in ga zavede v register osnovnih sredstev, prav tako sme obračunavati strošek amortizacije za to vozilo in druge stroške povezane z uporabo vozila. Iz novih slovenskih računovodskih standardov izhaja, da je strošek amortizacije priznan, če podjetje uporablja vozilo za opravljanje dejavnosti. Če bo lastnik podjetja uporabljal osebno vozilo tudi - ali celo izključno - za zasebne namene, je takšna uporaba predmet obdavčitve z dohodnino. Svetujem, da podjetje uporablja službena vozila izključno v službene namene. Če jih uporablja tudi v zasebne namene, mora voditi natančno evidenco o uporabi vozila.     

2. Koliko znaša boniteta za uporabo službenega vozila v zasebne namene in kako se ugotavlja? 
Zakon o dohodnini določa, da se v osnovo za davek štejeta dva odstotka knjižne vrednosti osebnega vozila mesečno ob upoštevanju enakomernega časovnega amortiziranja ter letne amortizacijske stopnje v višini 15 odstotkov.

Primer izračuna mesečnega zneska bonitete za prve tri mesece uporabe vozila, če znaša nabavna vrednost 3 milijone tolarjev, je podan v tabeli.  

Izračun bonitete pri uporabi službenega avtomobila v zasebne namene 

Datum	Mesec	Nabavna vrednost	Popravek vrednosti	Sedanja vrednost	Boniteta
1. 5. 2002	1	3.000.000	37.500	2.962.500	59.250
1. 6. 2002	2	3.000.000	75.000	2.925.000	58.500
1. 7. 2002	3	3.000.000	112.500	2.887.500	57.750

 

Iz Dursovega pojasnila št. 416-1/97 z dne 27. maja 1998 tudi izhaja, da se lahko zaposlenemu, ki uporablja službeno vozilo v zasebne namene in ne prejema povračila stroškov za prevoz na delo in z dela, osnova za boniteto zmanjša največ do višine stroškov prevoza z javnim prevoznim sredstvom pod pogojem, da gorivo za zasebne vožnje plačuje sam.  

Če je vozilo starejše kot 6, 7 let, potem je odgovor ne.   

4. Ali se vožnja s službenim vozilom od doma v službo šteje kot uporaba vozila v zasebne namene? 
Da, vožnja od doma v službo in narobe se šteje kot zasebna vožnja. Če je prikazana kot službena vožnja, pri kateri podjetje krije tudi ceno goriva, skupaj z drugimi okoliščinami pomeni za davčni organ utemeljeni sum, da gre za nezakonito uporabo službenega vozila v zasebne namene.  

5. Ali gre boniteta v pokojninsko osnovo?
Ne, čeprav se od nje plačajo prispevki in davki. 

6. Ali mora boniteto za uporabo službenega vozila plačati tudi oseba, ki ni zaposlena v tem podjetju? 
Bonitete ne, ker ni zaposlena, pač pa se za davčne namene upošteva pravna podlaga (najemna, podjemna pogodba), na podlagi katere je tretja oseba upravičena uporabljati službeno vozilo. 

7. Kako je s plačilom bonitete za uporabo tovornega vozila v zasebne namene? 
Zakon ne določa obdavčitve uporabe tovornega vozila oziroma plačila bonitete pri uporabi tovornega vozila. Glede na stališče zakona o dohodnini pa menim, da uporaba tovornega vozila v zasebne namene zapade pod izplačilo v naravi in se uporaba prekvalificira v drug prejemek iz delovnega razmerja, kar zapade pod plačilo davkov in prispevkov iz delovnega razmerja.  

8. Glede na visoko obdavčitev uporabe službenega vozila v zasebne namene, kakšne druge možnosti ima podjetje za nagraditev zaposlenih z vozili? 
Podjetje se lahko odloči za eno od naslednjih možnosti:  

· Posojilo zaposlenemu za nakup vozilaObveznosti obračuna bonitete se delodajalec in zaposleni izogneta pri odobritvi posojila zaposlenemu za nakup avtomobila. Vozilo je v lasti zaposlenega, ki:
- prejema povračila na delo in z dela v zakonsko določeni višini;
- obračunava kilometrino in druge stroške in tako vrača družbi obveznosti iz naslova kredita;
- pomemben člen pogodbe je obrestna mera, ki mora biti na podlagi zakona o dohodnini minimalno medbančna ponderirana obrestna mera, ker gre za povezane osebe. Če pravna oseba zaračunava nižjo obrestno mero, je zavezana k povečanju obdavčljivih prihodkov. 

· Najem vozila zaposlenemuKer gre za povezane osebe, je pomembno, da so upoštevane tržne oziroma transferne cene za dolgoročni najem vozil. Pavšalni dnevni najem za vozilo (twingo) je 6.000 (z DDV-jem) na dan, kar je precej neugodna najemnina za spodbudo zaposlenih. Druga slabost najema je tudi v tem, da mora stroške tekočega vzdrževanja (gorivo, cestnine, garažiranje, pranje) kriti delavec sam, za kar pa zaračunava kilometrino. V tem primeru mora biti družba registrirana za dajanje vozil v najem, kar pa ji prinese dodatne prednosti, saj si davčni zavezanec odbije vstopni DDV od osebnih avtomobilov, goriv in maziv ter
nadomestnih delov in storitev, povezanih z vzdrževanje vozila. 

· Prodaja vozila zaposlenemu – finančni lizing
Družba, če je za to registrirana, lahko da delavcu službeno vozilo v finančni lizing, kar pomeni, da vozilo postane delavčeva ekonomska last ob plačilu zadnjega obroka. Pri tem nimamo osnove za obračun bonitete, vendar je treba ob izdaji računa delavcu od vozila in obresti obračunati ves DDV. Ker gre za transakcijo med povezanimi osebami, je treba glede cene vozila in višine obresti upoštevati transferne cene. 

9. Koliko amortizacije lahko upoštevamo, če smo kupili rabljeno vozilo po 1. 1. 2003? (sprememba Zakona o davku od dobička pravnih oseb)
Spremenjeni zakon o davku od dobička pravnih oseb (uporablja se od 1. 1. 2003), predpisuje nižjo amortizacijsko stopnjo za osebna vozila in s tem njihovo daljšo amortizacijsko dobo. Najvišja spremenjena amortizacijska stopnja znaša 12,5 % (prej 33,3 %), kar pomeni, da se bo ob uporabi te stopnje vozilo amortiziralo 8 let. Odgovor je torej, da se mora rabljeno vozilo amortizirati po novih stopnjah, torej 12,5-odstotni.

V prehodnih določbah pa je še zapisano, da sme davčni zavezanec še naprej uporabljati staro amortizacijsko stopnjo, če je začel obračunavati amortizacijo osnovnega sredstva pred dnevom uporabe novega zakona.  

Opozarjamo, da je amortizacijska stopnja za izračun davka od dobička drugačna od tiste, ki se upošteva za izračun bonitete za uporabo službenega vozila v zasebne namene. Za izračun bonitete namreč še naprej velja 15-odstotna stopnja amortizacije.

DRUGO 

Ali lahko za uporabo zasebnega avtomobila v službene namene zaračunam kilometrino, če avto ni v moji lasti (če je na primer lastnica žena)?

Če prav razumemo vprašanje, gre za to, da bi uporabljali vozilo svoje žene za službene namene. Če je tako, je odgovor da, lahko ga uporabljate in lahko si obračunate kilometrino.