11 pravil za izbiro novega sodelavca

Kako ključna je pravilna izbira sodelavcev, se zaveda vedno več podjetnikov. Radovan Kragelj iz podjetja Kragelj & Kragelj, ki se že petnajst let ukvarja z »upravljanjem kadrovskih potencialov«, nam je pomagal sestaviti enajst pravil, ki vas bodo popeljala čez vse postopke modre izbire novih sodelavcev.    

1. Je razpis nujen? 

Pred razpisom prostega oziroma novega delovnega mesta je smiselno preveriti, ali je to res nujno oziroma ali je možno delovne naloge prerazporediti med že zaposlene delavce. Pri tem velja upoštevati trenutno obremenitev zaposlenih, saj jim dodatne naloge ne smejo pomeniti prevelikih obremenitev, ki lahko znižajo učinkovitost dela. Po drugi strani pa nov kader pomeni prevetritev in pritok svežih idej, zato velja tehtno razmisliti o novih okrepitvah.  

2. Dober opis delovnega mesta 

Delodajalec mora natančno predvideti, kakšne delovne naloge bo na novo zaposleni delavec opravljal, hkrati pa mora jasno opredeliti pogoje za opravljanje dela, kot so izobrazba, delovne izkušnje, znanje tujih jezikov in najbolje, še veliko več. Čim bolj natančna je vaša predstava o delovnem mestu, lažje in bolje se boste pogovarjali s kandidati in tudi lažje in točneje boste lahko izbrali prave ljudi.    

3. Javna objava delovnega mesta  

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR) nalaga delodajalcem, da morajo prosta delovna mesta javno objaviti. Objava mora vsebovati navedbo prostega delovnega mesta, pogoje za opravljanje dela in rok za prijavo, ki ne sme biti krajši od osmih dni. ZDR določa, da je javna objava tista, ki je objavljena v uradnih prostorih zavoda za zaposlovanje, delodajalec pa lahko po lastni želji objavi prosto delovno mesto tudi v sredstvih javnega obveščanja. Rok za prijavo začne teči z dnem zadnje objave v medijih.  

Objava ni zgolj formalnost, temveč prodajno pismo potencialnim strankam. Radovan Kragelj razlaga, da je objava prvo selekcijsko orodje, zato mora biti zasnovana tako, da pritegne ustrezne kandidate: »V dnevnem časopisju kar mrgoli objav, ko neznano podjetje išče nekaj delavcev z 'družboslovno izobrazbo, ki morajo imeti nekaj let delovnih izkušenj'. Tem pogojem ustreza pol Slovenije. Objava mora zajeti opis podjetja in predstavitev njegovih načrtov ter opis, kaj pričakujejo od kandidata. Pogoji za opravljanje dela morajo biti natančno določeni: katera znanja so potrebna, kakšne delovne izkušnje in podobno. Podjetja naj navajajo samo tisto, kar lahko merijo, na primer, pozitiven odnos do dela je nekaj, kar se ne da meriti, zato je nemogoče na ta način primerjati kandidate med sabo. Veliko podjetij obljublja stimulativno plačo in prijeten kolektiv. To ni dovolj, saj morajo navesti, kako se nagrajujejo nadpovprečni dosežki, kakšen način usposabljanja in izobraževanja je na voljo, ali bo imel zaposleni na voljo službeni telefon in podobno. Seveda se mora delodajalec tega pozneje tudi držati. Bistvo objave je, da mora biti kandidatu omogočeno, da presodi, ali izpolnjuje pogoje, in da oceni, ali bo lahko na določenem delovnem mestu uresničil svoje potenciale. Če podjetje ni samo sposobno narediti takšne objave, naj to prepusti strokovnjakom, v medijih naj navede krajši opis delovnega mesta in podjetja, kandidate pa naj napoti na določen spletni naslov, kjer bodo na voljo vse navedene informacije«.   

4. Izjeme glede javne objave 

ZDR našteva nekaj izjem javne objave, na primer zaposlitev štipendista, pripravnika, družbenikov, poslovodnih oseb, prokuristov in podobno.   

5. Prepoved diskriminacije 

Upoštevati je treba tudi določbe ZDR-ja, ki pravijo, da je prepovedano objavljati delovno mesto samo za moške oziroma ženske ali dajati prednost določenemu spolu, razen če je spol nujen pogoj za opravljanje dela, na primer težko fizično delo. Za kršitev prepovedi diskriminacije je delodajalec odškodninsko odgovoren, kar pomeni, da ga lahko neizbrani kandidat na sodišču civilno toži, ne more pa zahtevati razveljavitve izbirnega postopka ali izsiliti lastne zaposlitve.    

6. Izbiranje med kandidati 

Praksa je, da kandidati pošljejo vloge na podjetja, ki jih nato pregledajo in povabijo nekaj primernih kandidatov na intervju. Radovan Kragelj opozarja, da mora biti izbirni postopek premišljeno strukturiran: »Prva faza izbirnega postopka je izpolnitev kadrovskega vprašalnika, sledi reševanje psiholoških testov ter nazadnje diagnostični intervju.«  

S kadrovskim vprašalnikom se podjetje izogne dolgotrajnemu branju prispelih vlog, ki se zelo razlikujejo tako po dolžini kot tudi po vsebini. S pomočjo vprašalnika podjetje na enostavnejši način preveri izobrazbo, delovne izkušnje, znanja in podobno. Pomembno namreč je, da delodajalec dobi primerljive in enakovrstne podatke, na podlagi katerih laže razsoja. »V vprašalnikih ne sprašujemo, ali ima določen kandidat potrdilo o znanju tujega jezika, ampak nas zanima, kako zdaj obvlada jezik. Kandidatova preteklost nam lahko veliko pove o njem. Če se v zadnjih nekaj letih kandidat ne more pohvaliti s kakšnim dosežkom, lahko pričakujemo, da bo tako tudi v prihodnje,« razlaga Kragelj.  

ZDR določa, da lahko delodajalec od kandidata zahteva predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in naredi preizkus znanja oziroma sposobnosti kandidata za opravljanje dela na prostem delovnem mestu. Na tem mestu veliko delodajalcev odpove, saj ne vedo, kako preveriti sposobnosti in znanja. »Pogosto se zgodi, da po nekaj minutah pogovora delodajalec predvideva, da ima kandidat določene lastnosti in ga sprejme v službo. Vendar je to zelo varljiva stvar, saj ni mogoče potegniti sklepov iz osebnih občutkov. Treba je dokazati, da je nekdo sposoben na primer za vodenje, organizacijo, komunikacijo in podobno,« poudarja Kragelj ter dodaja, da so psihološki testi namenjeni ravno temu, vendar moramo z njimi še posebej pozorno ravnati. »Delodajalci in kandidati se morajo zavedati, da psihološki testi niso namenjeni za ugotavljanje, kdo je v absolutnem smislu boljši, ali če je s kandidatom karkoli narobe. Z njimi se le sistematično preverjajo ter primerjajo specifične zahteve delovnega mesta in organizacijskega okolja s potenciali kandidata.«  

Kandidata v nobenem primeru ni mogoče prisiliti v sodelovanje, saj lahko preverjanje odkloni, vendar se mora zavedati, da to sproži določena vprašanja pri delodajalcu ter onemogoča primerjavo z drugimi kandidati, ki so preverjanje opravili. Da ne bi kršili zakonskih določil o pridobivanju podatkov, ki niso v neposredni povezavi z delom, je ključen opis delovnega mesta. »Če zahteva sposobnosti timskega dela, je to zadostna podlaga za preverjanje te sposobnosti,« razlaga Kragelj ter dodaja, da je s psihološkimi testi mogoče ugotoviti marsikatero sposobnost, kot so na primer sposobnosti logičnega razumevanja, sklepanja, zmožnosti koncentracije, vztrajnosti, besednega izražanja, pa karierne interese, motiviranost in tako naprej. Dodaja pa še, da je »treba posebno pozornost posvetiti tudi analizi osebnosti, saj lahko še tako sposoben in visoko izobražen kandidat z neustreznimi osebnostnimi lastnostmi zastrupi odnose v podjetju, odžene ključne stranke in podobno.«   

Naša zakonodaja ne prepoveduje uporabe določenih testov, vendar Kragelj opozarja, da moramo ločiti med testi, ki imajo status profesionalnega psihološkega orodja, ter med testi, ki jih najdemo na internetu in v raznih revijah. Slednji so dostopni vsakomur, vendar so neuporabni, saj ni popolnoma jasno, kaj merijo in kaj pomenijo rezultati. »Da ima določen test status profesionalnega orodja, mora ustrezati vsaj štirim kriterijem: biti mora zanesljiv, veljaven, objektiven in standardiziran. Pomembno je, da na podlagi testov lahko nekaj zaključimo, da vemo, kaj merimo, in da smo sposobni to tudi razložiti oziroma utemeljiti. S tako imenovanimi komercialnimi testi tega ne moremo ugotoviti, zato so praktično neuporabni,« poudarja Kragelj.   

7. Prepovedana vprašanja 

ZDR ne predpisuje, kako bo delodajalec vodil izbirni postopek, vendar mu nalaga, da ne sme preverjati, kar ni v neposredni povezavi z delom na delovnem mestu, za katerega se sklepa pogodba o zaposlitvi. Od kandidata ne sme zahtevati podatkov o družinskem in zakonskem stanu, nosečnosti, načrtovanju družine ter drugih osebnih podatkov, če niso v neposredni povezavi z delovnim razmerjem. Pogojevanje zaposlitve s pridobitvijo navedenih podatkov ali z dodatnimi pogoji v zvezi s prepovedjo nosečnosti ali odlogom materinstva ter vnaprejšnjim podpisom odpovedi pogodbe o zaposlitvi je prepovedano in po ZDR-ju pomeni prekršek.    

8. Priprava na intervju  

Intervju s kandidatom omogoči delodajalcu, da osebno spozna kandidata, zato se moramo nanj dobro pripraviti in mu posvetiti vsaj kako uro časa. »Po mojih izkušnjah slovenski delodajalci delajo tri ključne napake. Intervju zaključijo v četrt ure in o kandidatovih lastnostih sklepajo na podlagi prvega vtisa. Poleg tega izpraševalci ves čas govorijo in ne pustijo kandidata do besede ter pogosto niti ne vedo, kaj bi vprašali. Na koncu pa izberejo tistega kandidata, ki jim je najbolj podoben,« opisuje Kragelj.  

»Bistvo intervjuja je, da se delodajalec in kandidat pogovorita ter razčistita nedorečene stvari iz vprašalnikov in psiholoških testov, ne da delodajalec razlaga o podjetju ali da se pogajajo o plači. Večino časa mora govoriti kandidat. Če ima kakšna vprašanja, naj jih prihrani za konec. V zadnji fazi izbirnega postopka je pomembno, da pri izbiri sodeluje neposredni vodja kandidata, saj se morata spoznati in ujeti drug z drugim.«   

9. Pravice neizbranih kandidatov 

Neizbrani kandidati morajo biti v osmih dneh po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi obveščeni, da niso bili izbrani. Zakon delodajalcem tudi nalaga, da so na zahtevo izbranega kandidata dolžni vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje pogojev za opravljanje dela.  

10. Pogodba o zaposlitvi  

Izbrani kandidat in delodajalec skleneta pogodbo o zaposlitvi na podlagi ZDR ter medsebojnega dogovora. Zakon določa obvezne sestavine pogodbe, lahko pa se delodajalec in kandidat dodatno dogovorita za druge pravice, ki morajo biti za delavca ugodnejše, kot jih določa zakonodaja. Če kandidati izpolnjujejo vse pogoje, delodajalec vseeno ni dolžan z njim skleniti delovnega razmerja.    

11. Sodelovanje 

Po izkušnjah Radovana Kraglja se slovenski delodajalci vse bolj zavedajo, kako pomemben je pravi človek na pravem mestu, vendar je še veliko takih, ki predpostavljajo, da je s sistematično izbiro kadrov že vse narejeno. »Če se z zaposlenimi ne ravna v skladu z 'garancijskimi pogoji', je njihova dodana vrednost nična. Zaposlenim je treba omogočiti samostojno delo, izkoriščanje svojih potencialov, napredovanje, z njimi je treba gojiti dobre odnose, saj zaposleni niso last podjetja. Manj kot 30 odstotkov visokošolcev navaja višino plače kot razlog za zamenjavo službe; ponavadi največje težave povzročajo nevzdržne razmere, ko delodajalci sposobne posameznike zatrejo v njihovih ambicijah, razvoju in samostojnosti,« sklene strokovnjak za upravljanje s človekovimi viri.